Chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp quản lý hành chính nhƣ:
-Chi phí tiền lƣơng nhân viên: chi phí lƣơng và các khoản trích theo
lƣơng
-Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
-Các khoản thuế, phí, lệ phí, …
-Chi phí hoa hồng,…
4.3.1.1 Chứng từ và sổ sách
-Hóa đơn GTGT, phiếu chi
-Bảng lƣơng nhân viên
-Giấy đề nghị thanh toán, giấy báo nợ của ngân hàng
4.3.1.2 Luân chuyển chứng từ
Khi nhận đƣợc hóa đơn thanh toán từ nhân viên đi mua hàng hay đi bán hàng hoặc là của nhà cung cấp dịch vụ. Phòng kế toán sẽ tiếp nhận và tiến hành kiểm tra xét duyệt. đối với các khoản chi phí thấp thanh toán với số tiền ít kế toán trƣởng sẽ tiến hành xét duyệt và tiến hành lập phiếu chi để thanh toán lại cho nhân viên khoản tiền mà nhân viên đã chi trả. Đối các khoản chi có giá trị cao phải thông qua sự xét duyệt của giám đốc. Khi đƣợc xét duyệt của giám đốc kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi thành 2 liên 1 liên gửi sang cho giám đốc kiểm tra xét duyệt rồi lƣu lại làm căn cứ ghi sổ, 1 liên giao cho ngƣời nhận tiền
4.3.1.3 Thực hiện kế toán tổng hợp các nghiệp vụ
Tƣơng tự nhƣ doanh thu và giá vốn, chi phí hoạt động kinh doanh cũng đƣợc kế toán viên tổng hợp sau cuối mỗi kỳ kế toán để xác định kết quả kinh doanh. (xem phụ lục số 07 bảng tổng hợp chi phí)
Nghiệp vụ tổng quát: cuối kỳ kế toán căn cứ vào các loại phiếu chi mà công ty đã chi để phân loại và tổng hợp chi phí vào tài khoản kế toán 642 sau đó kế toán tiến hành kết chuyển tổng chi phí đó vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
4.3.1.4 Một số nghiệp vụ cụ thể trong tháng 05/2014
Nghiệp vụ 01: Ngày 01/05/2014 nhân viên Huỳnh Thanh Dƣợc mang hóa đơn mua dầu DO số 0009402 của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã thanh toán với số tiền 1.062.500 đồng đến phòng kế toán yêu cầu chi lại số tiền mà anh đã trả cho hóa đơn đó. Công ty tiến hành thanh toán lại cho anh Dƣợc bằng tiền mặt kèm theo phiếu chi số PC01671 (phụ lục 01).
Nghiệp vụ 02: Ngày 01/05/2014 công ty nhận đƣợc hóa đơn số 0035142 tiền điện thoại của công ty Viễn Thông Vĩnh Long với số tiền 153.973 đồng thuế GTGT 10% . kế toán tiến hành lập phiếu chi số PC01638 và thanh toán cho nhân viên thu tiền của công ty Viễn Thông Vĩnh Long bằng tiền mặt.
Nghiệp vụ 03: ngày 02/05/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0016935 của công ty cổ phần nhiên liệu Đồng Tháp với số tiền là 1.004.640 đồng thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. (kèm theo phiếu chi số PC01639)
Nghiệp vụ 04: Ngày 23/05/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0031561 của doanh nghiệp tƣ nhân xăng dầu Huỳnh Thành Đạt với số tiền là 1.070.000 đồng thuế GTGT 10%. Công ty tiến hành thanh toán bằng tiền mặt. (kèm theo phiếu chi số PC01681)
Nghiệp vụ 05: Ngày 31/05/2014 căn cứ vào hóa đơn số 0035291 của công ty xăng dầu Vĩnh Long với số tiền là 1.419.600 đồng thuế GTGT 10% . Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. (kèm theo phiếu chi số PC01697)
Lặp chứng từ ghi sổ: (xem phụ lục 12)