Khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách hàng (bằng điện thoại hay đơn đặt hàng). Nhân viên trong bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận và ghi lại những thông tin khách hàng yêu cầu về chủng loại hàng hóa số lƣợng, thời gian, đia điểm giao hàng. Khi ghi đầy đủ thông tin sẽ tiến hành gửi cho giám đốc xét duyệt. Đơn đặt hàng đƣợc xét duyệt đƣợc lập thành 2 liên; 1 liên lƣu lại tại phòng kinh doanh, 1 liên gửi sang phòng kế toán. Lệnh bán hàng đƣợc lập thành 1 liên gửi sang phòng kế toán
Phòng kế toán: sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng đã đƣợc xét duyêt và lệnh bán hàng. Kế toán tiến hành lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi sang bộ phận kho và lập hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc lập thành 3 liên. Liên 1 và 3 lƣu lại tại phòng kế toán. Liên 2 gửi cho khách hàng thông quan nhân viên giao hàng. Phiếu yêu cầu xuất kho đƣợc chuyên sang bộ phận kho.
Bộ phận kho: nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất kho tiến hành lập phiếu xuất kho và phiếu giao nhận hàng hóa, tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 2 liên 1 liên lƣu lại tai bộ phận kho 1 liên gửi
sang phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Phiếu giao nhận hàng hóa đƣợc lập thành 1 liên gửi cho nhân viên giao hàng đê làm căn cứ giao nhận hàng. Kết thúc nghiệp vụ bán hàng.
Thủ quỹ: nhận tiền, kiểm tra và ký xác nhận sau đó chuyển lại cho kế toán.
Dựa vào bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ.