Trong khoản thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ, em đã tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán trong hai chu trình doanh thu và chi phí của công ty. Kết hợp với những kiến thức đã học em rút ra được ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán trong hai chu trình này tại công ty như sau:
5.1.1 Ưu điểm
Sau đây là những ưu điểm:
- Có sự phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên phê duyệt. Bộ phận kế toán được tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mỗi nhân viên phụ trách một phân hệ kế toán phù hợp với trình độ năng lực chuyên môn của mình.
- Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trưởng phân quyền xử lý các phân hệ kế toán trong phần mềm.
- Công tác kế toán luôn tuân thủ các quy định chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp thời những quy định mới của Bộ tài chính. Chứng từ bắt buộc được lập theo đúng mẫu quy định.
- Chứng từ được ký duyệt bởi người có thẩm quyền và được phân công trách nhiệm lưu giữ cẩn thận.
- Công ty có sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cũng như là giảm lượng công việc và áp lực cho kế toán. Ngoài ra, phần mềm còn giúp làm giảm những sai sót trong quá trình nhập liệu như trùng chứng từ, nhập sai... Khi kế toán có những sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý, phần mềm sẽ cảnh báo cho kế toán biết để kịp thời chỉnh sửa.
- Công tác hạch toán, ghi sổ và lập các báo cáo định kỳ theo quy định nhằm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý của Nhà Nước và Ban lãnh đạo công ty.
72
- Trang thiết bị, máy móc như: máy in, máy photo… luôn được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo tình trạng hoạt động tốt nhất. Để đảm bảo được tính bảo mật, an toàn cho dữ liệu kế toán mỗi máy tính trong phòng kế toán đều được cài đặt phần mềm diệt virus để bảo vệ. Sau khi kết thúc năm kế toán tiến hành lập và in các sổ kế toán theo quy định. Các chứng từ gốc được sắp xếp theo từng loại, cơ sở dữ liệu kế toán được sao lưu tại ổ cứng riêng của công ty nhằm dự phòng khi có rủi ro (phần mềm bị lỗi, mất dữ liệu,..) xảy ra nhằm bảo vệ hệ thống phục hồi nhanh.
- Ban Giám Đốc đã tạo được một môi trường làm việc thân thiện giữa các bộ phận giúp cho nhận sự trong công ty có mối quan hệ tốt nhất. Đó cũng chính là điểm mạnh giúp công ty ngày càng phát triển hơn.
Nhìn chung, việc thiết kế và kiểm soát trình tự luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu và chi phí của công ty tương đối chặt chẽ, được xây dựng khá hoàn thiện để ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra. Hệ thống được tổ chức một cách khoa học, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và trình độ kế toán trong công ty.