4.2.2.1 Chứng từ sử dụng
* Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp
- Phiếu yêu cầu mua hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: Thông báo nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu… cần bổ sung của công ty.
+ Người lập: Bộ phận có nhu cầu (bộ phận kho). + Bộ phận sử dụng: Giám Đốc và phòng kế hoạch. - Đơn đặt hàng: gồm 3 liên
+ Mục đích lập: Đặt hàng với nhà cung cấp. + Người lập: Phòng kế hoạch.
64
* Hoạt động nhận hàng
- Phiếu giao hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: Thông báo về việc giao hàng của nhà cung cấp. + Người lập: Nhà cung cấp.
+ Bộ phận sử dụng: Bộ phận nhận hàng. - Biên bản nhận hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: Chấp nhận cho nhận kho số hàng hóa khách hàng giao. + Người lập: Bộ phận nhận hàng.
+ Bộ phận sử dụng: Phòng kế hoạch, bộ phận kho, kế toán công nợ. - Biên bản từ chối nhận hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: Thông báo về việc từ chối số hàng hóa của NCC + Người lập: Bộ phận nhận hàng.
+ Bộ phận sử dụng: Nhà cung cấp, bộ phận mua hàng, kế toán công nợ.
* Hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp
- Chứng từ thanh toán: 1 liên
+ Mục đích lập: Làm căn cứ thanh toán nợ cho nhà cung cấp. + Người lập: Kế toán thanh toán.
+ Bộ phận sử dụng: Phòng tài chính. - Sec và giấy báo trả tiền: 1 liên
+ Mục đích lập: Thông báo cho nhà cung cấp về việc thanh toán của công ty.
+ Người lập: Phòng tài chính. + Bộ phận sử dụng: Nhà cung cấp.
4.2.2.2 Báo cáo
Báo cáo hàng tồn kho
+ Mục đích lập: kiểm tra tình hình hàng tồn kho, xác định nhu cầu nguyên liệu trong thời gian tới.
+ Thời gian lập: hàng tháng + Bộ phận lập: kho
65 + Bộ phận sử dụng: Phòng vật tư
4.2.2.3 Sổ sách
- Sổ cái phải trả nhà cung cấp - Sổ chi tiết nợ phải trả - Sổ chi tiết mua hàng
* Nhận xét
Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa, số tiền viết bằng chữ khớp đúng với số tiền viết bằng số. Các chứng từ được ký duyệt đầy đủ, các loại báo cáo, sổ sách và chứng từ bắt buộc được lập theo đúng mẫu quy đinh trong quyết định 15/2006 của Bộ tài chính.