4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát
- Kiểm soát được quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình. - Kiểm soát ghi nhận, xử lý thông tin.
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát
Để hạn chế và khắc phục rủi ro xảy ra trong chu trình chi phí công ty có thể thực hiện các thủ tục kiểm soát sau:
Bảng 4.4: Các thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp Đặt hàng cho yêu cầu
mua hàng không hợp lệ.
Phát sinh chi phí không đúng mục đích. Dư thừa về hàng tồn kho không cần thiết.
Xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng kỹ trước khi lập đơn đặt hàng.
Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu. Đặt hàng cho nhà cung cấp không đủ khả năng cung cấp hàng hóa. Không đáp ứng được thời gian và lượng hàng công ty yêu cầu. Có thể ảnh hưởng đến quá trình thi công.
Tìm hiểu NCC trước khi đặt hàng.
Kiểm tra tình hình hoạt động, khả năng cung cấp của NCC Liên kết tập tin nhà cung cấp. Đặt sai mặt hàng, sai số lượng. Hàng nhập kho sai yêu cầu về chất lượng, số lượng, mặt hàng. Ảnh hưởng đến quá trình thi công.
Đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng.
Trước khi gửi đơn đặt hàng bộ phận mua hàng xác nhận lại thông tin hàng mua cho bộ
66
Phát sinh thêm chi phí phận yêu cầu để kiểm tra lại lần cuối.
Yêu cầu mua hàng được lập bởi người không có thẩm quyền hoặc không xuất phát từ nhu cầu thực tế.
Hàng mua về vượt quá nhu cầu, dẫn đến chi phí lưu kho tăng làm phát sinh chi phí không đúng mục đích
Phiếu yêu cầu phải được ký duyệt.
Lập kế hoạch thi công để làm căn cứ mua hàng trong kỳ. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đánh số thứ tự trước và cần bảo quản phiếu yêu cầu chưa sử dụng. Hoạt động nhận hàng Mất hàng hóa trong quá trình nhận hàng. Mất tài sản. Sổ sách kế toán ghi chép không chính xác.
Phân chia trách nhiệm cụ thể. Kiểm tra và nhập kho đúng quy trình, có người quan sát quá trình nhập kho.
Bên bán và bên mua đều tham gia quá trình kiểm hàng. Phải lập phiếu nhập kho (dựa trên hàng thực nhập).
Nhận sai mặt hàng sai số lượng.
Thanh toán sai cho mặt hàng đã đặt
Lập biên bản nhận hàng. Đối chiếu với đơn đặt hàng. Nhận hàng hóa mà
doanh nghiệp không đặt mua.
Phát sinh chi phí lưu trữ hàng tồn kho.
Đối chiếu đơn đặt hàng trước khi nhận hàng.
Kiểm tra hàng trước khi nhận. Liên kết tập tin đặt hàng. Hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi nợ
Nhận hóa đơn không nội dung yêu cầu.
Hóa đơn không hợp lệ để được khấu trừ thuế và xác định chi phí đầu vào.
Chỉ nhận hóa đơn hợp lệ với đầy đủ nội dung.
Hóa đơn không hợp lệ không thanh toán.
Ghi nhận nợ sai và không đúng thời điểm.
Thanh toán sai cho nhà cung cấp, sai số tiền.
Ghi nhận không đầy đủ các khoản nợ.
Đối chiếu công nợ định kỳ. Đối chiếu bộ chứng từ, kiểm tra số tổng.
Phân chia trách nhiệm giữa người lập chứng từ và thủ quỹ.
Khi nhận được phiếu nhập kho và biên bản giao nhận hàng thì tiến hành ghi nhận nợ phải trả.
Nhập liệu hóa đơn còn nhiều sai sót.
Ghi nhận sai thông tin.
Phản ánh sai nợ phải trả, sai về hàng mua.
Kiểm tra số tổng.
Liên kết tập tin nhà cung cấp, tập tin hàng hóa.
Đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu giao hàng.
67
Hoạt động thanh toán tiền Thanh toán cho hàng
chưa được nhận.
Mất tiền.
Chi phí không hợp lý.
Đối chiếu phiếu giao hàng, đơn đặt hàng và hàng hóa thực nhận trước khi thanh toán.
Chỉ thanh toán cho hóa đơn khi có kèm phiếu nhập kho. Chỉ thanh toán trước cho nhà cung cấp khi có điều kiện trong hợp đồng.
Thanh toán một hóa đơn nhiều lần.
Chi phí phát sinh tăng, mất tiền.
Đóng dấu hóa đơn đã thanh toán.
Lưu riêng hóa đơn chưa thanh toán.
Ghi nhận thanh toán sai.
Phản ánh không chính xác nợ phải trả.
Ghi dựa trên phiếu chi và giấy báo nợ.
Kiểm tra chi tiết sổ kế toán và sổ quỹ.
Số tiền trên hóa đơn được ghi bằng số và bằng chữ.
Thanh toán cho nhà cung cấp không có thật
Mất tiền Lập danh sách nhà cung cấp Lập bộ chứng từ thanh toán Thanh toán trực tiếp khi nhận hàng
Không hưởng chiết khấu do thanh toán sai thời điểm
Không nhận được quyền lợi đáng được nhận
Lưu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán
Xem xét chính sách của nhà cung cấp
68
4.2.3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí
Kết quả thu được về tình hình xảy ra rủi ro trong năm sau khi thực hiện phỏng vấn các bộ phận có tham gia trong chu trình chi phí như sau:
Bảng 4.5: Câu hỏi về rủi ro xảy ra trong chu trình chi phí
Câu hỏi Trả lời lần Số Ghi chú
Không Có 1. Đặt hàng cho yêu cầu mua hàng
không hợp lệ.
2. Đặt hàng cho nhà cung cấp không đủ khả năng cung cấp hàng hóa.
3. Đặt sai mặt hàng, sai số lượng.
2 Đặt hàng sai số lượng
4. Yêu cầu mua hàng được lập bởi người không có thẩm quyền hoặc không xuất phát từ nhu cầu thực tế.
5. Mất hàng hóa trong quá trình nhận
hàng.
6. Nhận sai mặt hàng sai số lượng.
7. Nhận hàng hóa mà DN không đặt
mua.
8. Nhận hóa đơn không nội dung yêu
cầu.
9. Ghi nhận nợ sai và không đúng thời
điểm.
10. Nhập liệu hóa đơn còn nhiều sai
sót.
11. Thanh toán cho hàng chưa được
nhận.
12. Thanh toán một hóa đơn nhiều
lần.
13. Ghi nhận thanh toán sai.
14. Thanh toán cho nhà cung cấp
không có thật
15. Không hưởng chiết khấu do thanh
toán sai thời điểm 2 Không theo dõi chính
69
Bảng 4.6: Thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình chi phí
Rủi ro Thủ tục kiểm soát Trả lời
Không Có Đặt hàng cho yêu
cầu mua hàng không hợp lệ.
Xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng kỹ
trước khi lập đơn đặt hàng.
Đặt hàng cho NCC không đủ khả năng cung cấp hàng hóa.
Tìm hiểu NCC trước khi đặt hàng.
Kiểm tra tình hình hoạt động, khả năng cung cấp của nhà cung cấp.
Đặt sai mặt hàng, sai số lượng.
Đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng.
Trước khi gửi đơn đặt hàng bộ phận mua hàng xác nhận lại thông tin hàng mua cho bộ phận yêu cầu để kiểm tra lại lần cuối.
Yêu cầu mua hàng được lập bởi người không có thẩm quyền hoặc không xuất phát từ nhu cầu thực tế.
Phiếu yêu cầu phải được ký duyệt.
Lập kế hoạch thi công để làm căn cứ mua
hàng trong kỳ.
Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đánh số thứ tự trước và cần bảo quản phiếu yêu cầu chưa sử dụng.
Mất hàng hóa trong quá trình nhận hàng.
Kiểm tra và nhập kho đúng quy trình, có người quan sát quá trình nhập kho.
Bên bán và bên mua đều tham gia quá trình kiểm hàng.
Lập phiếu nhập kho (dựa trên hàng thực
nhập)
Nhận sai mặt hàng, sai số lượng.
Lập biên bản nhận hàng.
Đối chiếu với đơn đặt hàng.
Kiểm tra hàng trước khi nhận.
Nhận hóa đơn không nội dung yêu cầu.
Chỉ nhận hóa đơn hợp lệ với đầy đủ nội
dung.
Hóa đơn không hợp lệ không thanh toán.
Ghi nhận nợ sai và không đúng thời điểm.
Đối chiếu công nợ định kỳ.
Đối chiếu bộ chứng từ, kiểm tra số tổng.
Phân chia trách nhiệm giữa người lập
chứng từ và thủ quỹ.
Nhập liệu hóa đơn còn nhiều sai sót.
Kiểm tra số tổng.
Đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu giao hàng. Thanh toán cho hàng
chưa được nhận.
Đối chiếu phiếu giao hàng, đơn đặt hàng và hàng hóa thực nhận trước khi thanh toán.
Chỉ thanh toán cho hóa đơn khi có kèm
70
Kết luận:
Trong chu trình chi phí, hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện tốt hơn, chặt chẽ hơn, vì vậy mà hạn chế được nhiều rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, sai sót thì không thể không có, do trước khi gửi đơn đặt hàng bộ phận mua hàng không xác nhận lại thông tin hàng mua cho bộ phận yêu cầu để kiểm tra lại lần cuối nên đã dẫn đến việc đặt hàng sai số lượng, làm chậm trễ quá trình thi công. Bên cạnh đó, việc xem xét chính sách NCC trong quá trình thanh toán có thực hiện nhưng lại không hiệu quả, bằng chứng là công ty đã thanh toán cho NCC chậm trễ 2 lần nên không được hưởng chiết khấu thanh toán, làm mất quyền lợi mà lẽ ra công ty hưởng. Từ đó có thể nói công ty vẫn chưa áp dụng triệt để các biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro xảy ra.