4.1.3.1 Mục tiêu kiểm soát
Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế để cung cấp các kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực. - Ghi chép chính xác các nghiệp vụ.
- Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn.
- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn.
- Đảm bảo an toàn các tài sản.
- Hoạt động của doanh nghiệp hữu hiệu và hiệu quả cao.
4.1.3.2 Các hoạt động kiểm soát
Để giảm thiểu và ngăn chặn các rủi ro xảy ra công ty có thể thiết lập các thủ tục kiểm soát cho từng hoạt động cụ thể như sau:
Bảng 4.1: Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động xử lý đơn đặt hàng Chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán. Công ty không có khả năng thu hồi nợ.
Lỗ do nợ khó đòi.
Kiểm tra thông tin KH. Khảo sát tình hình tài chính KH trước khi chấp nhận đơn đặt hàng.
Thiết lập chính sách đặt cọc, ký quỹ, bão lãnh… Quy dịnh hạn mức tín dụng cho từng nhóm KH.
52
Liên kết với tập tin KH. Chấp nhận bán mặt hàng công ty không đủ khả năng cung cấp (số lượng, thời gian…). Hợp đồng không thể thực hiện, bồi thường hợp đồng.
Ảnh hưởng đến uy tín công ty, làm giảm lợi thế cạnh tranh.
Bàn bạc với bộ phận thực hiện công trình.
Lập ra danh mục hàng hóa, dịch vụ.
Liên kết tập tin hàng tồn kho để cập nhật số lượng hàng tồn.
Ghi nhận sai thông tin khách hàng, công trình.
Làm không đúng yêu cầu KH.
Giao hàng sai khách hàng. Ảnh hưởng đến uy tín công ty.
Lập hóa đơn không đúng.
Xác nhận lại thông tin với khách hàng.
Ghi nhận yêu cầu của khách hàng bằng chứng từ.
Mất hoặc thất lạc hợp đồng.
Ảnh hưởng đến tiến độ thi công.
Lưu hợp đồng ở nhiều bộ phận: phòng kế toán, phòng kế hoạch.
Giao trách nhiệm cho kế toán trưởng và trưởng phòng kế hoạch giữ hợp đồng.
Hoạt động giao hàng hóa cho khách hàng Công trình không
đưa và hoạt động được.
Tốn chi phí kiểm tra, sửa chữa công trình.
Kiểm tra lại hệ thống trước khi bàn giao cho KH.
Tiến hành chạy thử. Công trình không làm theo đúng hợp đồng. KH không nhận công trình.
Tốn chi phí thực hiện lại, mất uy tín công ty.
Cử đội giám sát công trình chặt chẽ.
Phải luôn có người chỉ huy có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao.
Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ Sai thông tin trên
hóa đơn.
KH không chấp nhận thanh toán hóa đơn. Hóa đơn bị sai nội dung ảnh hưởng đến việc thanh toán sau này.
Đối chiếu chứng từ để ghi chính xác thông tin. Liên kết tập tin khách hàng và tấp tin giao hàng. Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, KH…).
Nhầm lẫn thu trong thu hồi nợ.
Mất tiền bán hàng.
Đối chiếu định kỳ với KH. Đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Tách biệt kế toán phải thu và thu tiền.
Lập báo cáo công nợ. Không lập hóa
đơn cho công trình đã giao cho KH.
Không ghi nhận được doanh thu, khoản phải thu.
Đánh số chứng từ giao hàng. Tách biệt bộ phận giao công trình và bộ phận lập hóa đơn. Quy định việc lập hóa đơn
53
khi nhận được phiếu xuất kho.
Hoạt động thu tiền Xóa nợ, giãn nợ
khi không được xét duyệt
Công ty bị mất tài sản, thất thoát số nợ phải thu.
Lập chứng từ điều chỉnh. Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu.
Lập hội đồng để xem xét việc xóa nợ cho khách hàng. Tham ô tiền gian
lận
Tài sản công ty bị biển thủ, chiếm dụng.
Phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ.
Thanh toán qua ngân hàng. Kiểm kê quỹ và nộp tiền mặt vào cuối ngày.
Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, KH, số tiền…
Đánh giá sai tài khoản tiền, nợ phải thu KH.
Đối chiếu thông báo trả tiền với chứng từ thanh toán. Đối chiếu nợ định kỳ với KH. Đối chiếu sổ chi tiết, sổ tổng hợp định kỳ.
Dùng mã để phân biệt KH Không ghi nhận
hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của khách hàng.
Đánh giá sai nợ phải thu. Ảnh hưởng đến KH.
Đối chiếu nợ định kỳ với KH. Theo dõi nợ từng hóa đơn. Phiếu thu đánh số thứ tự và đóng dấu đã thanh toán khi nhận được tiền.
Thực hiện đúng quy trình, dùng chứng từ gốc, không dùng bản photo.
4.1.3.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu
Sau khi phỏng vấn đại diện một số bộ phận có tham gia trong chu trình doanh thu, kết quả thu được về tình hình xảy ra rủi ro trong năm như sau: Bảng 4.2: Câu hỏi về rủi ro xảy ra trong chu trình doanh thu
Câu hỏi Trả lời Số
lần
Ghi chú Không Có
1. Chấp nhận đơn đặt hàng từ KH không có khả năng thanh toán.
2. Chấp nhận bán mặt hàng công ty không đủ khả năng cung cấp (số lượng, thời gian…).
3. Ghi nhận sai thông tin khách
hàng, công trình. 2 Sai địa chỉ do có
KH trùng tên 4. Mất hoặc thất lạc hợp đồng.
54 động được.
6. Công trình không làm theo đúng
hợp đồng.
7. Sai thông tin trên hóa đơn.
1 Sai ngày tháng do nhập sai
8. Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải
thu (số tiền, KH…). 1 Sai số tiền do ghi
sót nghiệp vụ 9. Không lập hóa đơn cho công
trình đã giao cho KH.
10. Xóa nợ, giãn nợ khi không
được xét duyệt
11. Tham ô tiền gian lận
12. Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, KH, số tiền…
13. Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của KH.
Bảng 4.3: Thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình doanh thu
Rủi ro Thủ tục kiểm soát Trả lời
Không Có Chấp nhận đơn đặt
hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán.
Kiểm tra thông tin KH. Khảo sát tình hình tài chính KH trước khi chấp nhận đơn đặt hàng.
Thiết lập chính sách đặt cọc, ký quỹ, bão
lãnh.
Quy định hạn mức tín dụng cho từng
nhóm KH.
Ghi nhận sai thông tin KH, công trình.
Xác nhận lại thông tin với khách hàng.
Đối chiếu các chứng từ.
Mất hoặc thất lạc hợp đồng.
Lưu hợp đồng ở nhiều bộ phận: phòng kế
toán, phòng kế hoạch.
Giao trách nhiệm cho kế toán trưởng và
trưởng phòng kế hoạch giữ hợp đồng.
Công trình không làm theo đúng hợp đồng, không đưa vào hoạt động được.
Kiểm tra lại hệ thống, tiến hành chạy thử
trước khi bàn giao cho KH.
Cử đội giám sát công trình chặt chẽ.
Phải luôn có người chỉ huy có kinh
nghiệm và trình độ chuyên môn cao.
Sai thông tin trên hóa đơn.
Đối chiếu chứng từ để ghi chính xác
thông tin.
Liên kết tập tin KH và tập tin giao hàng.
Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, KH…).
Đối chiếu định kỳ với KH.
Đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
55
Lập báo cáo công nợ.
Không lập hóa đơn cho công trình đã giao cho KH.
Đánh số chứng từ giao hàng.
Tách biệt bộ phận giao công trình và bộ
phận lập hóa đơn.
Xóa nợ, giãn nợ khi không được xét duyệt
Lập chứng từ điều chỉnh.
Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải
thu.
Lập hội đồng để xem xét việc xóa nợ cho
KH
Tham ô, gian lận tiền
Phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ
quỹ. Thanh toán qua ngân hàng.
Kiểm kê quỹ và nộp tiền mặt vào cuối
ngày.
Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, KH, số tiền…
Đối chiếu thông báo trả tiền với chứng từ
thanh toán.
Đối chiếu nợ định kỳ với KH.
Đối chiếu sổ chi tiết, sổ tổng hợp định kỳ.
Dùng mã để phân biệt khách hàng.
Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của KH.
Phiếu thu đánh số thứ tự và đóng dấu đã
thanh toán khi nhận được tiền.
Thực hiện đúng quy trình, dùng chứng từ
gốc, không dùng bản photo.
KẾT LUẬN
Thông qua hai bảng 4.2 và 4.3 ta có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu của đơn vị khá chặt chẽ, và nhờ các thủ tục kiểm soát được thực hiện nên có thể khắc phục và hạn chế được rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, cũng còn một số thủ tục kiểm soát không được thực hiện, cũng như có thực hiện nhưng không hiệu quả nên dẫn đến một số rủi ro đã xảy ra như: nhập ngày tháng sai, ghi nhận sai địa chỉ KH do không xác nhận lại địa chỉ với KH khi thấy có KH khác trùng tên, việc này làm ảnh hưởng đến việc giao hàng hay liên lạc với KH gặp khó khăn. Một rủi ro khác đã xảy ra là kế toán ghi sót nghiệp vụ KH thanh toán tiền do không đối chiếu công nợ định kỳ với KH, sai sót này có thể làm ảnh hưởng đến uy tín công ty và dễ xảy ra tranh chấp với KH.