m) Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
2.2.5. Kế toán tạm ứng 1 Chứng từ
2.2.5.1. Chứng từ
- Giấy đề nghị tạm ứng được duyệt. - Phiếu chi - Phiếu thu.
- Bảng báo cáo tạm vay. - Giấy báo có,...
2.2.5.2. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết tài khoản 141 – tạm ứng (chi tiết theo từng đối tượng). - Bảng tổng hợp chi tiết các khoản tạm ứng.
- Số cái tài khoản 141 – tạm ứng.
2.2.5.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán và tổng hợp các khoản tạm ứng, công ty sử dụng tài khoản 141 (chi tiết theo từng đối tượng).
Công ty mở thêm tài khoản chi tiết từ 1411001.0001 đến 1411009.042. - Tài khoản 1411001.000: Tạm ứng Phòng Hành chính – Kỹ thuật. - Tài khoản 1411002.000: Tạm ứng Phòng Nhân Sự.
- Tài khoản 1411003.000: Tạm ứng Phòng Tài chính – Kế toán. - Tài khoản 1411004.000: Tạm ứng Phòng Công nghệ thông tin. - Tài khoản 1411005.000: Tạm ứng Phòng Kế hoạch.
- Tài khoản 1411006.000: Tạm ứng Phòng Marketing. - Tài khoản 1411007.000: Tạm ứng Phòng Đầu tư. - Tài khoản 1411008.000: Tạm ứng Ban Giám Đốc. - Tài khoản 1411009.000: Tạm ứng các hợp đồng.
Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một Tờ trình xin tạm ứng rồi đưa Tổng Giám Đốc duyệt. Sau khi có chữ ký của Tổng Giám Đốc, Tờ trình sẽ được chuyển xuống phòng kế toán và Kế toán tạm ứng sẽ kiểm tra chữ ký trên Tờ trình, nếu hợp lệ, Kế toán tạm ứng lưu bản gốc và foto một bản chuyển sang Kế toán tiền mặt để lập Phiếu Chi. Sau đó Phiếu Chi được chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt. Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đó Phiếu Chi được lưu tại Kế toán tiền mặt.
Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc gồm Hóa đơn, Biên lai thu tiền,...cho kế toán tạm ứng. Nếu số tiền thực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạm ứng. Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ lương của người nhận tạm ứng.
Cuối tháng, Kế toán tạm ứng lập Bảng cân đối phát sinh công nợ để theo dõi các khoản tạm ứng này.
2.2.5.5. Phương pháp hạch toán
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ (tháng 12 năm 2011):
Nghiệp vụ 1: Ngày 06/12/2011, thu tạm ứng chi phí công tác của ông Nguyễn Hữu Hoạt: 20.000.000 đồng, phiếu thu số VT0067/12 – 11/PNTM. (Phụ
lục số 02 ) Kế toán đinh khoản:
Có 1411008.001 20.000.000đ
Nghiệp vụ 2: Ngày 14/12/2011, chi tiền công tác Hà Nội cho Ngô Kim Thuỷ: 10.316.757 đồng, phiếu chi số: VC0089/12 – 11/PNTM và VC0090/12 – 11/PNTM. (Phụ lục số 09 ) Kế toán đinh khoản:
Nợ 1411008.001 3.410.000đ