Mục lục (catalog) là một danh mục các tài liệu có trong cơ quan thông tin thư viện, được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm phản ánh tính đặc trưng của vốn tài liệu [7, tr.14].
Mục lục là tập hợp các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn phẩm, các tài liệu khác có trong kho của thư viện hoặc một nhóm các thư viện
BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống
Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại
Hệ thống mục lục Kho tài liệu tra cứu
Phần mềm thư viện tích hợp ILIB Cơ sở dữ liệu Mạng thông tin Các vật mang tin điện tử Mục lục chữ cái Mục lục phân loại
và được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định để phản ánh được thành phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trong Thư viện [23, tr.245].
Xây dựng hệ thống mục lục ta có những nguyên tắc và phương pháp chung nhưng tùy thuộc vào mỗi thư viện áp dụng có sự khác nhau như về tình hình thực tế và điều kiện của thư viện, loại hình thư viện, ngôn ngữ tài liệu, chức năng nhiệm vụ và tập quán sử dụng của bạn đọc tại thư viện đó.
Hệ thống mục lục là cơ sở để lựa chọn tài liệu hay nói cách khác chức năng của hệ thống mục lục là công cụ tra tìm tài liệu, cung cấp cho bạn đọc những chỉ dẫn thư mục và giới thiệu kho sách của thư viện với người dùng tin.
Hệ thống mục lục giúp cán bộ thư viện biết được vị trí tài liệu trong kho, là công cụ quản lý vốn tài liệu, thống kê trong thư viện và tổ chức phục vụ bạn đọc. Từ đó cán bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác cán bộ thư viện, xử lý tài liệu. Mục lục còn là phương tiện quan trọng trong công tác tuyên truyền và giới thiệu sách. Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công tác xử lý tài liệu như: Mô tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung thêm tài liệu.
Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin. Thông thường, mục lục thư viện phản ánh tài liệu trong kho theo các đặc điểm khác nhau như vần chữ cái của tiêu đề mô tả, tên tác giả hay chủ đề của tài liệu. Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện có về loại hình tài liệu, giới hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức độ bao quát của đề tài. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho.
Thư viện Trường ĐHHV đặt hệ thống mục lục ở vị trí gần cửa ra vào các phòng đọc, mượn để thuận tiện cho bạn đọc đến tra cứu. Hiện tại, thư viện tổ chức 2 hình thức mục lục là mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Tùy theo nhu cầu và trình độ của tường đối tượng để họ lựa chọn sử dụng loại mục
lục nào. Thư viện có 6 tủ mục lục truyền thống gồm: 3 tủ mục lục chữ cái, 3 tủ mục lục phân loại. Việc tổ chức các phiếu mô tả trong hệ thống mục lục được mô tả theo quy tắc tiêu chuẩn quốc tế ISBD kết hợp với quy tắc biên mục AACR2.
2.2.1.1 Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái từ A đến Z theo của họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm [15].
Mục lục chữ cái là mục lục thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ-đệm-tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức-tác giả tập thể hoặc là tên ấn phẩm và tài liệu khác [23, tr.247].
Mục lục chữ cái sẽ trả lời “có” hay “không” giúp cho người dùng tin tìm thấy trong kho tài liệu của thư viện khi biết tác giả, người hiệu đính hoặc nhan đề của tài liệu.
Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định được một cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các công trình của một cơ quan nào đó có ở thư viện hay không, loại mục lục này phản ánh về hình thức và đặc trưng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô tả.
Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả: Theo tên sách và theo tên tác giả. Số phiếu trong mục lục chữ cái bao gồm: Phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung cho nhan đề, các phích chỉ chỗ... Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là phương tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ sung trao đổi sách, những lời yêu cầu của người dùng tin. Mục lục chữ cái là bộ phận không thể thiếu trong bất kì thư viện nào. Đối với người dùng tin, mục lục chữ cái sử dụng đơn giản nhất, người dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào đó như: Tên sách, tên tác giả, tên người dịch có thể tìm tài liệu cần thiết.
Hình thức của phiếu mô tả có khổ thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế với chiều dài 12,5cm, rộng là 7,5cm. Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọc thứ nhất cách mép trái phiếu 1cm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch dọc thứ nhất ghi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí hiệu xếp giá, phía dưới ghi môn loại của tài liệu.
Hệ thống mục lục chữ cái của Thư viện Trường ĐHHV (minh họa xem hình 13 phụ lục tr. 63) được chia thành hai loại:
- Mục lục tên sách được đặt tại phòng đọc và phòng mượn tổ chức theo kho đóng.
Các phiếu được sắp xếp theo nhan đề tài liệu theo chữ cái trong một cuốn từ điển. Tuy số lượng tài liệu nhiều nhưng số lượng tài liệu tiếng nước ngoài phân bố dải rác các môn loại khoa học. Vì thế, thư viện không phân chia theo ngôn ngữ mà gộp tất cả các phiếu vào với nhau và đều sắp xếp theo chữ cái tiếng việt. Nhan đề tài liệu, nhan đề mô tả được in hoặc viết đậm hơn. Phía dưới là thông tin mô tả như tên tác giả, nơi xuất bản, số trang, nhà xuất bản,... Trong phiếu mô tả biểu thị:
Góc bên trái trên cùng của phiếu là chỉ số phân loại trên số đăng kí cá biệt kiêm kí hiệu xếp giá. (Tại Thư viện Trường ĐHHV lấy số đăng kí cá biệt là kí hiệu xếp giá. Kho tài liệu tổ chức theo môn loại khoa học. Trong môn loại xếp theo số đăng kí cá biệt). Ví dụ: 517/KD thì 517 là kí hiệu phân loại cho tài liệu, KD.346 là kí hiệu xếp giá đồng kí hiệu đăng kí cá biệt tại kho đọc có số thứ tự là 346.
Góc bên phải dưới cùng phiếu là chỉ số phân loại trên kí hiệu tên sách (thay cho kí hiệu mã hóa cutter). Ví dụ: 517/HIN thì 517 là kí hiệu phân loại cho tài liệu, HIN là 3 chữ cái đầu của nhan đề tài liệu.
Với mục lục chữ cái tên sách này khi mô tả thì viết từ gạch dọc thứ hai dòng thứ nhất.
517
KD.346 Hình học tuyến tính/ Nguyễn Trần Đình Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Quỳnh,...
.- H.: Giáo dục, 2000.- 499tr.; 24cm. 517
HIN
Hình 3: Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái
- Mục lục tên tác giả cũng được đạt tại phòng đọc đóng và phòng mượn. Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả. Họ tên tác giả được trinh bày bằng chữ in hoa, phông chữ đậm đưa lên dòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch thứ nhất.
Việc mô tả tài liệu đối với tên tác giả Việt Nam thì được mô tả theo phương pháp thuận (không đảo tên lên trước, họ đệm sau) để như bình thường để đảm bảo gần gũi, dễ hiểu cho người sử dụng. Ngược lại đối với tác giả nước ngoài sẽ đảo trật tự và sử dụng dấu phẩy ngăn cách từ được đảo.
Ví dụ: Với tên tác giả người Việt: 517
KD.02 TRẦN ĐÌNH HUỲNH
Bài tập hình học tuyến tính/ Trần Đình Huỳnh, Trần Văn Định, Nguyễn Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000.- 499tr.; 21cm. 517
BAI
Hình 4: Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái.
541
KM.23 TRELL, T. L.
Dynamic Aspect of Molecular Energy States/ T. L. Trell .- London: Oliver & Boyd, 1965.- 79tr.; 24cm. 541
DYN
Hình 5: Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái
Nhìn chung, nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả mục lục chữ cái theo tên sách hay tên tác giả đều được sắp xếp theo thứ tự chữ cái trong từ điển A- Z hoặc từ A-Y.
Vị trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuỳ thuộc vào chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả trên phiếu. Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ ba và cứ như vậy.
Ví dụ: Phạm An Phạm Anh Phạm Ân
Đối với Tiếng Việt trong trường hợp giống nhau ta phải căn cứ vào dấu để sắp xếp: không dấu, dấu huyền, dấu sắc, dấu hỏi, dấu ngã, dấu nặng.
Ví dụ: Ban ruộng đất Bạn nhà nông
Trong trường hợp sách của nhiều tác giả thì sắp xếp theo tên sách. Ví dụ: Hồ Chí Minh có những tác phẩm:
Bản án chế độ Thực dân Pháp Nhật kí trong tù
Các tác phẩm của tác giả kinh điển thì xếp theo thứ tự toàn tập, tuyển tập, số tập. Nếu là tác phẩm riêng biệt thì xếp theo vần tên tác phẩm.
Ví dụ: Lênin toàn tập Lênin tuyển tập
Nếu tiêu đề gồm cả chữ số thì phải được đánh vần thành chữ rồi mới được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
Ví dụ: 32 câu đố chọn lọc. Thì xếp theo số đánh vần là: Ba mươi hai... 500 câu hỏi trắc nghiệm đại lý. Thì xếp theo số đánh vần Năm trăm... Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiếu mô tả thứ tự ngược thời gian.
Ví dụ: Từ điển tiếng Anh xuất bản năm 1999 xếp dưới từ điển tiếng Anh xuất bản năm 2000.
Nếu tên tác giả viết tắt thì được xếp trước tên tác giả viết đầy đủ. Ví dụ: N. M. C
Nguyễn Công Hoan
* Trong mỗi ngăn phiếu của tủ mục lục thường có các loại phiếu sau:
- Phiếu tiêu đề: Khi sử dụng mục lục đều phải sử dụng các phiếu tiêu đề, để phân chia giới hạn các phiếu tiêu đề với nhau theo các từ, cụm từ, mục lục càng lớn thì càng nhiều phiếu tiêu đề. Phiếu tiêu đề giúp người dùng tin biết được các chỗ tài liệu mình cần đang nằm ở khoang nào trong ô kéo, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng cường tính chính xác trong quá trình tìm tin. Có nhiều cấp phiếu tiêu đề:
+ Phiếu tiêu đề cấp 1: Có phần nhô lên ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của phiếu với các chữ cái đầu: A, B, C... của tiêu đề mô tả.
A
B
Hình 6: Phiếu tiêu đề cấp 1 trong mục lục chữ cái
+ Phiếu tiêu đề cấp 2: Có phần nhô lên ở phía bên phải, phần nhô lên chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu.
PH
Hình 7: Phiếu tiêu đề cấp 2 trong mục lục chữ cái
+ Phiếu tiêu đề cấp 3: Có phần nhô lên ở phía bên trái, phần nhô lên cũng chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu.
Pha Pho
Tại Thư viện Trường ĐHHV, các phiếu tiêu đề thường được phân ở 2 cấp chính và các phiếu này có màu khác với màu phiếu chính và sau đó phiếu mô tả của tài liệu trong mỗi cấp phiếu lại được xếp lần lượt theo thứ tự chữ cái.
- Phiếu mô tả chính:
Là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục. Vị trí của phiếu căn cứ vào chữ cái đầu tiên trên phiếu mô tả, tất cả các phiếu mô tả có chung một chữ cái đầu được xếp trong cùng một hộp phiếu. Nếu vần chữ cái thứ nhất giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu vần chữ cái thứ hai giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ ba và cứ tiếp tục như thế.
Các phiếu được cố định bằng một thanh kim loại xuyên suốt từ đầu hộp phiếu đến cuối hộp phiếu qua một lỗ tròn dưới các phiếu. Bên ngoài hộp phiếu dán nhãn ghi các chữ cái của phiếu đầu tiên và chữ cái cuối cùng của phiếu trong hộp. Trong mỗi tủ mục lục này có đánh số thứ tự các hộp phiếu và xếp lần lượt theo các số đó.
Hệ thống mục lục chữ cái sử dụng khá đơn giản và dễ sử dụng, điều này cũng tạo ra cho mục lục chữ cái có tính ưu việt hơn so với một số loại mục lục khác. Bạn đọc chỉ cần biết một số chi tiết như: Tên tác giả, tên tài liệu hoặc ngôn ngữ của tài liệu đó là có thể tìm được tài liệu mình cần. Hệ thống mục lục giúp bạn đọc có thể tìm được những tác phẩm của cùng một tác giả trong cùng một lúc hoặc những tài liệu có tiêu đề giống nhau của nhiều tác giả. Tuy nhiên hệ thống mục lục cũng có những hạn chế là trong quá trình tìm tin theo từng chuyên ngành cụ thể, bởi một chuyên ngành sẽ có nhiều tài liệu với nhiều tiêu đề khác nhau. Vì vậy, các tài liệu phản ánh về chuyên ngành đó sẽ bị phân tán mọi nơi.
2.2.1.2 Mục lục phân loại
Mục lục phân loại được xây dựng trên cơ sở khung phân loại, bản thân khung phân loại được xây dựng trên phân loại khoa học [14, tr.45].
Mục lục phân loại là mục lục thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục về tài liệu được sắp xếp theo ngành tri thức, các bộ môn khoa học trong thứ tự phụ thuộc. Mục lục phân loại phù hợp với hệ thống phân loại thư viện - thư mục nhất định mà thư viện đang sử dụng [23, tr.245].
Trước đây, mục lục phân loại của Thư viện Trường ĐHHV được xây dựng theo bảng phân loại BBK. Nhưng nay, chuyển đổi xây dựng mục lục theo bảng phân loại thập phân DDC và được bố trí đặt tại các phòng. Cấu trúc của mục lục phân loại của thư viện gồm: Các phiếu mô tả được sắp xếp theo quy định và các phiếu tiêu đề phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loại. - Phiếu mô tả:
Phiếu mô tả có thể mô tả theo tên tác giả cá nhân, tập thể, tên sách. Trên cơ sở của các phiếu phân loại, các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự ký hiệu phân loại của bảng phân loại, sau mỗi dãy cơ bản với các tiêu đề môn loại trí thức, được sắp xếp theo vần A, B, C... của tiêu đề mô tả theo tên tác giả hoặc tên sách.
Ví dụ như:
595.7
KD.02 NGUYỄN THỊ LAN THANH Côn trùng học/ Nguyễn Thị Lan Thanh, Ngô Thị Cần .- H.: Giáo dục, 2000.- 499tr.; 21cm.
595.7
CÔN
Hình 9: Phiếu mô tả trong mục lục phân loại
Trong mỗi tủ mục phân loại, bên ngoài mỗi hộp phiếu đều dán nhãn ghi tên các môn loại tri thức để bạn đọc dễ tìm được thông tin mình cần.
Mục lục phân loại trả lời những câu hỏi có hay không tài liệu gốc trong kho theo một đề tài hoặc một vấn đề nào đó. Trong công tác xử lý thông tin, hệ thống mục lục phân loại của thư viện sắp xếp theo khung phân DDC. Các phiếu mô tả được sắp xếp theo kí hiệu phân loại ghi ở góc trái của phiếu. Phương pháp tìm tin bằng hệ thống mục lục: Khi người đọc có nhu cầu tìm một loại tài liệu về ngành khoa học nào đó, họ chỉ cần xác định tài liệu hay nội dung thuộc ngành nào, người đọc tự tìm đến ô phiếu ngành đó, tra tìm