Đối với kỳ thu tiền bình quân có mối tương quan nghịch biến có ý nghĩa cao với khả năng sinh lời các công ty ngành công nghiệp chế biến chế tạo Việt Nam. Có nghĩa là để gia tăng lợi nhuận thì các công ty trong ngành này phải rút ngắn thời gian thu tiền từ khách hàng.
Khi bán sản phẩm, đôi khi các doanh nghiệp yêu cầu người mua trả tiền ngay khi giao hàng hay trước khi giao hàng. Đặc biệt là với khách hàng mua lần đầu do chưa tin tưởng nhau, người bán yêu cầu phải trả tiền ngaỵ Tuy nhiên, để thu hút nhiều hơn khách hàng và đại lý nhằm mục tiêu cạnh tranh và đẩy mạnh doanh thu, các công ty thường phải chấp nhận một tỷ lệ bán chịu nào đó trong một khoảng thời gian chậm trả
nhất định. Khi doanh nghiệp cho khách hàng trả chậm cho dù thời gian chậm thanh toán dài hay ngắn cũng có nghĩa là chấp nhận sự tồn tại của rủi ro về việc khách hàng không trảđược nợđúng hạn. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả quản trị các khoản phải thu, các doanh nghiệp phải thiết lập chính sách bán chịu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, hướng dẫn, giám sát và kiểm soát toàn diện khoản bán chịụ Trong đó, chính sách bán chịu là công việc quan trọng nhất đối với nhà quản trị.
Để có thểđưa ra quyết định đúng đắn cho khách hàng trả chậm hay không công việc đầu tiên là phải điều tra khách hàng, thu thập thông tin hồ sơ khách hàng và phân
- 67 -
tích tình hình khả năng thanh toán, tình hình tài chính của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, chỉđối với khách hàng mới các doanh nghiệp mới cần phải tìm hiểu các thông tin về khách hàng. Nguồn thông tin này chủ yếu từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng, báo cáo tài chính, các thông tin khác do khách hàng cung cấp. Nếu những khách hàng mới này thực hiện đúng hạn, quy trình bán chịu được lặp đi lặp lại với các đơn hàng tiếp theọ
Đối với những khách hàng trả chậm, chính sách bán chịu cần dựa trên những yếu tố sau: tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu, chính sách thu tiền.
- Xây dựng tiêu chuẩn bán chịu: Trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay, khi đưa ra tiêu chuẩn bán chịu cho khách hàng các doanh nghiệp phải phân tích tình hình tài chính và những thông tin phi tài chính, từđó đánh giá khách hàng có đáp ứng
được tiêu chuẩn bán chịu hay không. Đối với những khách hàng mới nên đưa ra một hạn mức tín dụng thấp và được “thử thách” trong một thời gian nhất định, hoặc phải có tài sản đảm bảo, hoặc phải được bảo lãnh từ một ngân hàng. Mỗi khách hàng khi
đề nghị bán chịu đều được đánh giá uy tín trên 5 tiêu chí, còn được gọi tắt là công thức 5C: tư cách, vốn, khả năng trả nợ, điều kiện kinh doanh và tài sản bảo đảm. Trong đó, tư cách là tiêu chí đầu tiên, quan trọng nhất trong đánh giá uy tín của khách hàng. Doanh nghiệp cần dựa vào dữ liệu quá khứ về việc trả nợ và những đánh giá của các đối tác khác của khách hàng.
Xác định tiêu chuẩn bán chịu là một quyết định khó khăn nhất đối với nhà quản trị. Sau khi đưa ra tiêu chuẩn bán chịu, nhà quản trị cần xây dựng hệ thống phân loại rủi ro để từđó đánh giá từng khách hàng. Cần quan tâm những khách hàng có nhóm rủi ro cao có thể cần phải có sự bảo lãnh của ngân hàng hoặc có thể không được chậm trả mà phải thanh toán bằng tiền mặt, thậm chí là phải ứng trước.
- Thiết lập điều khoản bán chịu: tham khảo điều khoản bán chịu của các công ty trong cùng một ngành. Vì những công ty nào đưa ra tỷ lệ chiết khấu cao và thời gian thanh toán nhanh thì khách hàng sẽ chuyển qua mua hàng của các công ty đó,… Công ty có thểđề nghị một khoản chiết khấu bằng tiền mặt khi khách hàng thanh toán trước thời hạn hoặc chiết khấu theo khối lượng hàng mua cho những khách hàng sẵn sàng ký hợp đồng mua dài hạn. Khi quyết định thời hạn bán chịu, nhà quản lý phải cân nhắc
- 68 -
các yếu tố như: rủi ro kinh doanh của khách hàng, khối lượng hàng mua và loại hàng hóa công ty bán cho khách hàng.
- Rủi ro bán chịu: Khi doanh nghiệp đồng ý cho khách hàng trả chậm đồng nghĩa là doanh nghiệp phải chấp nhận rủi ro nếu khách hàng không có khả năng thanh toán. Để hạn chế rủi ro, công ty nên theo đuổi một chính sách tín dụng chặt chẽ với kỳ
hạn thanh toán hợp lý để cải thiện dòng tiền hoạt động và khả năng sinh lợi đồng thời không bị mất các khách hàng tốt. Công việc của bộ phận quản lý tín dụng không phải là tối thiểu hóa số nợ xấu mà là tối đa hóa lợi nhuận, do đó, đôi khi cần chấp nhận rủi ro miễn là có cơ hội khách hàng sẽ trở thành một người mua thường xuyên và đáng tin cậy của công tỵ
- Chính sách thu tiền: Thực tế, dù doanh nghiệp đã cẩn thận khi đưa ra chính sách bán chịu và tìm mọi cách đảm bảo thu nợ đúng hạn thì tình hình nợ quá hạn, nợ
khó đòi vẫn diễn rạ Lúc này, tùy từng đối tượng khách hàng, tùy mức độ nợ mà doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý khác nhaụ Để thu nợ hiệu quả, ngoài những kỹ
năng cần có của người thu hồi nợ, các doanh nghiệp cần đưa ra một chính sách thu tiền hợp lý. Doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian thanh toán nợ của khách hàng thông qua bộ phận kế toán. Khi đến hạn thu tiền có thể gửi thư, gọi điện thoại, cử
người đến gặp trực tiếp, ủy quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…
Đối với những doanh nghiệp có mạng lưới bán hàng rộng lớn nên có bộ phận thu nợ
nhằm đảm bảo thu hồi được các khoản nợ đúng hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên có những biện pháp mềm dẻo, cứng rắn để có thể thu được nợ nhanh chóng và không bị
mất uy tín đối với khách hàng.