Công ty không có tiền gởi ngân hàng là ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý,… nên tài khoản 1121 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan với tiền gởi ngân hàng theo Việt Nam đồng.
a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng:
Khi có yêu cầu nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gởi ngân hàng, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tiền mặt, sổ nhật ký chi tiền và in phiếu chi (một liên) và. Phiếu chi sau khi được lập sẽ được trình cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra và ký xét duyệt. Phiếu chi đã xét duyệt được chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, ký phiếu chi, ghi sổ quỹ tiền mặt và xuất quỹ; sau đó phiếu chi này sẽ được chuyển cho kế toán viên tiến hành lưu trữ. Kế toán viên nhận tiền từ thủ quỹ và đến ngân hàng nộp tiền. Kế toán viên nhận giấy nộp tiền có xác nhận của ngân hàng về lưu cùng phiếu chi. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán viên lấy sổ phụ ngân hàng về kiểm tra và đối chiếu.
35
Hình 4.8 Lưu đồ luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Ngày 25/2/2014 nghiệp vụ xuất quỹ nộp tiền vào tài khoản ngân hàng phát sinh. Kế toán viên tiến hành in phiếu chi số 23/2 và nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan với tổng số tiền cần xuất quỹ là 42.800.000 đồng. Sau đó phiếu chi này được kế toán viên trình cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt (hình 4.9). Phiếu chi đã được ký duyệt này được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra, ký và ghi sổ quỹ tiền mặt đồng thời xuất quỹ với số tiền tương ứng. Kế toán viên nhận số tiền này đến ngân hàng nộp vào tài khoản tiển gởi của công ty và nhận giấy nộp tiền có xác nhận đã giao dịch của ngân hàng về lưu trữ cùng với phiếu chi 23/2.
Kế toán viên
Bắt đầu
Nhập liệu
Ghi sổ kế toán
In phiếu chi
Sổ
kế
toán
Phiếu chi
Phiếu chi
Tiền
Ngân hàng
Giấy nộp tiền
Giám đốc
Kế toán trưởng Thủ quỹ
Ký duyệt
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Kiểm tra
Ký Ghi sổ
Chi tièn
36
Hình 4.9 Phiếu chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gởi ngân hàng
37 Nhận xét:
- Toàn bộ quy trình lưu chuyển chứng từ được thực hiện đúng với quy định. Tất cả các phiếu chi đều được ký duyệt của cấp có thẩm quyền và được thủ quỹ kiểm tra trước khi chi tiền. Giấy nộp tiền được lưu trữ cùng phiếu chi, thuận tiện cho việc kiểm tra.
- Trong trình tự xử lý chứng từ này kế toán viên chỉ in một phiếu chi là chưa đúng theo quy định nhưng vì phiếu chi này chỉ luân chuyển trong nội bộ nên lập một liên phiếu chi cho thuận tiện. Phiếu chi được đánh số theo tháng là sai quy định.
b. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt:
Khi Công ty có nhu cầu rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, kế toán viên sẽ báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc. Khi nhận được Phiếu lĩnh tiền mặt hợp pháp từ giám đốc, kế toán viên mang Phiếu lĩnh tiền mặt này đến ngân hàng để rút tiền. Sau khi thực hiện giao dịch với ngân hàng, kế toán viên sẽ nhận được phiếu lĩnh tiền mặt đã đóng dấu xác nhận thực hiện giao dịch và ký nhận của nhân viên giao dịch từ ngân hàng. Căn cứ vào Phiếu lình tiền mặt này kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và in phiếu thu một liên, sau đó nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu thu đối chiếu với phiếu lĩnh tiền mặt và ký phiếu thu đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt. Sau đó thủ quỹ giao lại bộ chứng từ này cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên tổng hợp các phiếu thu trình cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký duyệt để tiến hành lưu trữ. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán viên lấy sổ phụ ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu.
38 Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Hình 4.11 Lưu đồ luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu Giám đốc
Kế toán trưởng Thủ quỹ
2
Kiểm tra, thu tiền
ký, ghi sổ Sổ quỹ 3 Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Ký duyệt Phiếu lĩnh tiền mặt Phiếu lĩnh tiền mặt Sổ kế toán Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Kế toán viên Bắt đầu Phiếu lĩnh tiền mặt Ngân hàng Nhập liệu Ghi sổ
In phiếu thu
Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch 2 3 Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Kết thúc Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch
Phiếu thu
Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Kiểm tra
39
Ngày 13/02/2014 nghiệp vụ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt phát sinh. Kế toán viên nhận Phiếu lĩnh tiền mặt hợp pháp (có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng) từ giám đốc và mang đến ngân hàng tiến hành giao dịch. Ngân hàng sẽ đóng dấu xác nhận giao dịch lên Phiếu lĩnh tiền mặt (hình 4.13). Căn cứ vào Phiếu lĩnh tiền mặt này kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell đế cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và in phiếu thu số 03/2 với tổng số tiền nộp quỹ là 400.000.000 đồng. Toàn bộ tiền, Phiếu lĩnh tiền mặt và phiếu thu được chuyển qua cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu Phiếu lĩnh tiền mặt với phiếu thu và tổng số tiền nhận được và sau đó ký xác nhận lên phiếu thu, ghi sổ quỹ tiền mặt và nhận tiền nộp vào quỹ. Phiếu lĩnh tiền mặt và phiếu thu được trả về cho kế toán viên. Cuối ngày, phiếu thu này được trình cho kế toán trưởng và giám đốc ký và bộ chứng từ này được kế toán viên lưu trữ. Cuối tháng, kế toán viên nhận sổ phụ từ ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán của công ty.
40
Hình 4.13 Phiếu lĩnh tiền mặt rút từ tài khoản tiền gở ngân hàng
Nhận xét:
- Trong nghiệp vụ rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt này kế toán viên thực hiện chưa đúng quy định vì kế toán viên chỉ lập một phiếu thu. Tuy nhiên vì nghiệp vụ này chỉ tiến hành lưu trữ nội bộ chứng từ nên kế toán viên lập một liên phiếu thu cho thuận tiện việc luân chuyển và lưu trữ.
- Ưu điểm: Phiếu thu do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu thu tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu thu được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ rang, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa). Phiếu thu có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan.
- Nhược điểm: Không có nội dung phiếu thu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu thu. Phiếu thu đánh số theo tháng là sai quy định.
41
c. Khách hàng chuyển khoản trả nợ cho Công ty:
Khách hàng chuyển tiền trả nợ cho Công ty khi đến hạn thanh toán và theo hình thức thoả thuận giữa khách hàng và Công ty là chuyển khoản thì Công ty sẽ nhận được Lệnh thanh toán lệnh có của ngân hàng gởi đến. Căn cứ vào lện thanh toán này kế toán viên tiến hành nhập liệu nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và lưu trữ chứng từ.
Hình 4.14 Lưu đồ luân chuyển chứng từ khách hàng trả nợ
Ngày 12/2/2014 nhận được Lệnh thanh toán Lệnh Có của ngân hàng gởi tới về việc khách hàng là Công ty TNHH & DV Gia Phát thanh toán tiền cung cấp dịch vụ. Căn cứ vào Lệnh thanh toán này, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào Excell và cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan.
Kế toán viên Bắt đầu
Ngân hàng LLệnh thanh ệnh có toán có
Ghi các sổ kế toán Nhập liệu Lệnh thanh toán có Lệnh có Sổ kế toán Kết thúc
42
Hình 4.15 Lệnh thanh toán có tại ngân hàng do nhận chuyển khoản trả nợ của công ty TNHH TM & DV Gia Phát
Nhận xét:
- Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về việc khách hàng trả nợ, kế toán viên đã không tiến hành lập phiếu thu để lưu trữ cùng Lệnh thanh toán Lệnh Có là sai quy định. Để khắc phục điểm yếu này, kế toán trưởng cần kiểm tra, rà soát các phiếu thu, chi cuối mỗi ngày cùng với việc đối chiếu sổ sách và có biện pháp nhắc nhở kế toán viên thực hiện đúng quy định lập và lưu trữ chứng từ.
d. Chuyển khoản trả nợ nhà cung cấp bằng lệnh chi:
Khi nhận được yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp cùng các chứng từ như giấy đối chiếu công nợ, hợp đồng mua bán,… kế toán viên tiến hành kiểm tra đối chiếu công nợ và lập lệnh chi. Lệnh chi cùng giấy đối chiếu công nợ được trình cho giám đốc kiểm tra và ký duyệt. Kế toán viên mang lệnh chi đã ký duyệt này đến ngân hàng để giao dịch. Kết thúc giao dịch, kế toán viên căn cứ vào lệnh chi đã được đóng dấu xác nhận giao dịch của ngân hàng để tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán tương ứng. Khi nhận được giấy báo nợ hay sổ phụ của ngân hàng vào định kỳ hay cuối tháng, kế toán viên tiến hành đối chiếu và nhập liệu vào phần Excell để cập nhật lại nếu cần.
43 Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi Lệnh chi
Hình 4.16 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chuyển khoản trả nợ nhà cung cấp Yêu cầu thanh toán Ngân hàng Ghi các sổ kế toán Nhập liệu Lệnh thanh toán có Lệnh có Sổ kế toán Kết thúc Yêu cầu thanh toán Yêu cầu thanh toán Yêu cầu thanh toán Kế toán viên Bắt đầu Yêu cầu thanh toán Lập lệnh chi Giám đốc Kế toán trưởng Kiểm tra Ký duyệt
44
Ngày 13/2/2014 căn cứ vào yêu cầu thanh toán và hợp đồng đã ký tới hạn thanh toán với Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, kế toán viên lập Lệnh Chi trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt để thanh toán tiền dầu cho công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ. Kế toán viên mang Lệnh chi đã ký duyệt này đến ngân hàng để thực hiện giao dịch. Ngân hàng sẽ đóng dấu xác nhận sau khi giao dịch được thực hiện (hình 4.17). Căn cứ vào Lệnh chi đã thực hiện giao dịch này, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào Excell để cập nhật kịp thời đến các sổ kế toán có liên quan. Cuối tháng, kế toán viên nhận sổ phụ của ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán của Công ty và tiến hành điều chỉnh nếu cần.
Hình 4.17 Lệnh chi trả nợ nhà cung cấp là công ty xăng dầu Tây Nam Bộ Nhận xét:
- Nghiệp vụ chuyển khoản trả nợ cho nhà cung cấp được kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc hợp pháp như Lệnh chi để tiến hành hạch toán.
- Giám đốc, kế toán trưởng đã kiểm tra chứng từ yêu cầu thanh toán, hợp đồng mua bán trước khi ký duyệt lệnh chi.
- Kế toán viên đã thực hiện đúng quy định quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong nghiệp vụ này.
45
CTY TNHH DV Minh Đức
43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ CHI TIẾT TIỀN GỞI NGÂN HÀNG
MST: 1800655247 Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014
Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn – CN Quận Bình Thuỷ
Đơn vị tính: đồng
Số tiền
Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Thu Chi Tồn
Số dư đầu kỳ 1.476.471
06/02/2014 Mua 01 quyển séc 6422 9.750 1.466.721
12/02/2014 CTy TNHH Cơ khí Cần Thơ trả 131 89.100.000 90.566.721
12/02/2014 CTy TNHH TM DV Gia Phát trả 131 26.724.060 117.290.781
12/02/2014 CTy TNHH TM An Hưng Phước trả 131 17.478.600 134.769.381
1302/2014 CTy TNHH Thiết Lập trả 131 1.977.525 136.746.906
13/02/2014 Rút TGNH – séc số AJ8791891 111 133.000.000 3.746.906
1402/2014 CTy CP CBTP Xuất Khẩu Miền Tây trả 131 215.884.000 219.630.906
17/02/2014 Trả phí SMS – 0979 707 570 6422 27.000 219.603.906
17/02/2014 Rút TGNH – séc số AJ8791892 111 218.000.000 1.603.906
17/02/2014 CTy TNHH King Group trả 131 6.566.725 8.170.631
21/02/2014 CTy TNHH TM SX Dương Dung trả 131 2.475.000 10.645.631
46
28/02/2014 Lãi TGNH 131 31.600 18.504.281
Tổng số phát sinh 368.064.560 351.036.750
Số dư cuối kỳ 18.504.281
Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Hình 4.18 Sổ chi tiết tiền gởi của Công ty TNHH DV Minh Đức
47
CTY TNHH DV Minh Đức
43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ CHI TIẾT TIỀN GỞI NGÂN HÀNG
MST: 1800655247 Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014
Ngân hàng Công Thương – Chi nhánh Tây Đô
Đơn vị tính: đồng
Số tiền
Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Thu Chi Tồn
Số dư đầu kỳ 27.780.275
03/02/2014 Trả phí SMS – 0913973593 6422 20.000 27.760.275
08/02/2014 Hoàn trả lãi vay HĐ 12.320103 – 16/09/2013 635 3.300.000 31.060.275 08/02/2014 Hoàn trả lãi vay HĐ 12.320103 – 13/12/2013 635 7.956.250 39.016.525 08/02/2014 Hoàn trả lãi vay HĐ 12.320103 – 15/01/2013 635 1.045.000 40.061.525
11/02/2014 CN Cty ACECOOK VN tại Vĩnh Long 131 229.717.070 269.778.595
… …. … … … …
25/02/2014 Trả gốc vay HĐ 12.320104 341 10.700.000 10.980.720
25/02/2014 Trả lãi vay HĐ 12.320103 – 14/02/2013 635 1.161.111 9.819.609 25/02/2014 Trả lãi vay HĐ 12.320103 – 15/01/2013 635 2.525.417 7.294.192 25/02/2014 Trả lãi vay HĐ 12.320103 – 13/12/2013 635 5.127.361 2.166.831 27/02/2014 CN Cty TNHH Nam Phương VN tại Vĩnh Long trả 131 36.295.006 38.461.837
48
28/02/2014 Lãi TGNH 515 59.138 3.520.975
Tổng số phát sinh 1.537.172.464 1.561.431.764
Số dư cuối kỳ 3.520.975
Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Hình 4.19 Sổ chi tiết tiền gởi của Công ty TNHH DV Minh Đức tại Ngân hàng Công thương – CN Tây Đô
49