3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.2 Sơ đồ phòng kế toán tại công ty
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và kiểm tra các hoạt động kế toán trong công ty. Lập các báo cáo tài chính và tư vấn trực tiếp cho giám đốc về hoạt động kế toán cũng như phương hướng hoạt động của công ty.
- Kế toán viên: có 2 kế toán viên:
+ Kế toán viên chịu trách nhiệm về thanh toán. Kế toán trưởng
20
+ Kế toán viên chịu trách nhiệm về TSCĐ và kho.
- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, lập sổ quỹ tiền mặt và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam được Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, quản lý trên Excell.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3: Sơ đồ kế toán trên máy tính
Hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập liệu. Các tài khoản đã được nhập liệu sẽ cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ và các sổ chi tiết.
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,… được in sau khi nhập liệu vào máy tính dùng cho việc luân chuyển và lưu trữ.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ, đối chiếu các sổ sách có liên quan và in các sổ để lưu trữ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
21
3.4.3 Phương pháp kế toán:
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Công ty TNHH dịch vụ Minh Đức được thành lập từ năm 2007 với chức năng hoạt động chủ yếu là vận tải hàng hoá. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn bám sát và khai thác thị trường dịch vụ vận tải một cách khách quan và có hiệu quả nhất.
Tổng quan quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011- 2013) được thể hiện trong bảng sau:
22
Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 – 2013
Đơn vị tính: đồng
Nguồn số liệu: Tổng hợp từ phòng kế toán
2012/2011 2013/2012 Chỉ tiêu/Năm 2011 2012 2013 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 15.608.674.550 15.365.257.560 12.656.026.880 (243.416.990) (1,56) (2.709.230.680) (17,63) Tổng chi phí 15.578.414.460 15.847.033.720 12.759.692.880 268.619.260 17,24 (3.087.340.832) (19,48) Lợi nhuận trước thuế 30.260.087 (481.776.155) (103.666.000) (512.036.242) (1.692,11) (615.702.242) (127,80)
23
Tổng doanh thu của Công ty giảm dần qua 3 năm, trong đó năm 2013 giảm mạnh khoảng 2,7 tỷ so với năm 2012 do bị thu hẹp thị trường, nhiều đối thủ cạnh tranh. Trong khi đó chi phí năm 2012 tăng nhẹ so với năm 2011 (khoảng 270 triệu) nhưng lại giảm mạnh so với năm 2013 (khoảng 3 tỷ); Vì doanh thu bị giảm do cạnh tranh nên lượng chi phí bỏ ra cũng giảm tương ứng, mặt khác trong năm 2012 Công ty đã thanh lý lỗ một số tài sản vẫn còn giá trị. Nhìn chung chi phí qua 3 năm hoạt động của Công ty có tổng chi phí có xu hướng tăng cao hơn so với tổng doanh thu đã dẫn đến lợi nhuận sau thế qua 3 năm đều giảm.
3.6 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRIỂN
3.6.1 Thuận lợi
- Được thành lập từ năm 2007 đến nay, Công ty đã có 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải thông qua mở rộng và duy trì quan hệ hợp tác cho các khách hàng lớn không chỉ trong địa bàn Thành phố Cần Thơ mà còn sang các tỉnh lận cận trong vùng Đồng bằng sông Cửu Long và Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty đã tạo dựng được uy tín cũng như mạng lưới hoạt động rộng khắp trong vùng.
- Ngoài ra đội ngũ nhân viên kỹ thuật, bảo trì có tay nghề; đội ngũ kinh doanh nhiệt huyết và bộ máy kế toán được tổ chức quy chuẩn; đội tài xế lành nghề…cùng trách nhiệm cao trong công việc đã trở thành tiền đề vững chắc cho Công ty duy trì hoạt động ổn định và phát triển.
3.6.2 Khó khăn
- Công ty luôn đối mặt với thách thức ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, giành giật khách hàng và thị trường.
- Giá cả các loại nguyên liệu như xăng, dầu, vỏ xe,.. tăng cao cũng như các chi phí kiểm định xe, phí đường bộ…
- Nguồn vốn vay từ ngân hàng cũng là một rào cản do sự khó khăn chung của nền kinh tế trong những năm vừa qua.
3.6.3 Định hướng phát triển
- Công ty tìm kiếm, mở rộng thị trường mới để có thêm nhiều đối tác khách hàng. Đồng thời củng cố và giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ.
- Nâng cao công tác quản lý trong đơn vị, đặc biệt là công tác kế toán để việc thu chi được phản ánh đúng đắn, kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí.
24
CHƯƠNG 4
QUY TRÌNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH & DV MINH ĐỨC 4.1 Quy trình công tác kế toán vốn bằng tiền
4.1.1 Quy trình kế toán tiền mặt
Công ty chỉ tồn quỹ tiền mặt Việt Nam đồng nên tài khoản 111 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt. Các nghiệp vụ phát sinh thu, chi trong ngày sẽ được kế toán viên hạch toán và theo dõi, cuối ngày kế toán viên cùng thủ quỹ sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách.
a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
Mỗi ngày khi các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ phát sinh như nghiệp vụ cung cấp dịch vụ thu tiền vận chuyển, khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt,… kế toán viên sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT , giấy đối chiếu công nợ,… tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu thu. Phiếu thu được lập thành một liên. Liên phiếu thu này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ thu tiền, ký vào phiếu thu đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu thu cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ.
25
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Thủ quỹ
Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Kế toán viên Người nộp tiền Chứng từ gốc Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu thu, chứng từ gốc Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kiểm tra
ký phiếu thu
Chứng từ gốc Chứng từ gốc Bắt đầu Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu
In phiếu thu,
ghi sổ Chứng từ gốc Sổ kế toán Chứng từ gốc Chứng từ gốc Kiểm tra ký thu tiền ghi sổ Sổ quỹ Kết thúc
26
Ngày 7/2/2014 nghiệp vụ thu tiền vận chuyển cho khách hàng là CN công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ - Xí nghiệp Hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT (hình 4.3), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết và tiến hành in 1 liên phiếu thu số 01/02 (hình 4.2), tổng số tiền thanh toán là 17.800.000 đồng. Sau đó, liên phiếu thu này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và thu tiền. Phiếu thu và hoá đơn GTGT này được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ.
Hình 4.2: Phiếu thu tiền vận chuyển của CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ
27
Hình 4.3: Hoá đơn GTGT xuất cho CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ
Nhận xét:
- Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác.
- Ưu điểm: Phiếu thu do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu thu tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu thu được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa).
- Nhược điểm: Không có nội dung phiếu thu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu thu và không có phần ký nhận của người nộp tiền. Phiếu thu phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nộp tiền (mà chủ yếu là khách hàng) không yêu cầu nhận phiếu thu thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu thu để lưu nội bộ. Phiếu thu được đánh số theo tháng là sai quy định.
28
b. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:
Mỗi ngày khi nghiệp vụ chi tiền mặt phát sinh với số tiền nhỏ như chi tiền điện – nước, chi chuyển phát nhanh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng,…) tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung , sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu chi. Phiếu chi được lập thành một liên. Liên phiếu chi này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ chi tiền, ký vào phiếu chi đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu chi cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu chi cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ
29
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Thủ quỹ
Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Ngày 18/2/2014 nghiệp vụ chi trả tiền cước chuyển phát nhanh phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT dịch vụ bưu chính (hình 4.6), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in 1 liên phiếu chi số 01/02 (hình 4.5), tổng số tiền thanh toán là 477.180 đồng. Sau đó, liên phiếu chi này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và chi tiền. Phiếu chi và hoá đơn GTGT này được
Kế toán viên Người nhận tiền Chứng từ gốc Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu chi, chứng từ gốc Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kiểm tra
ký phiếu chi
Chứng từ gốc Chứng từ gốc Bắt đầu Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu
In phiếu chi,
ghi sổ Chứng từ gốc Sổ kế toán Chứng từ gốc Chứng từ gốc Kiểm tra ký chi tiền ghi sổ Sổ quỹ Kết thúc
30
chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ.
Hình 4.5 Phiếu chi trả tiền cước chuyển phát nhanh
31 Nhận xét:
- Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác.
- Ưu điểm: Phiếu chi do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu chi tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu chi được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa).
- Nhược điểm: Không có nội dung phiếu chi theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu chi và không có phần ký nhận của người nhận tiền. Phiếu chi phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nhận tiền không yêu cầu nhận phiếu chi thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu chiđể lưu nội bộ. Phiếu chi được đánh số theo tháng là sai quy định.
32
CTY TNHH DV Minh Đức
43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014 Tài khoản: tiền mặt (VNĐ)
Số hiệu TK: 111 Số phiếu Số tiền Ngày tháng Thu Chi Diễn giải Tài khoản đối ứng Thu Chi Tồn Tồn đầu kỳ 3.180.324.423
01/02/2014 PC01 Trả tiền cước điện thoại 6422 2.537.028 3.177.787.395
01/02/2014 PC01 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 253.703 3.177.533.692
05/02/2014 PC02 Trả tiền cước điện thoại 6422 2.389.129 3.175.144.563
05/02/2014 PC02 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 238.913 3.174.905.650
06/02/2014 PC03 Trả tiền sửa chữa xe 65N 1320 6421 15.145.455 3.159.760.195
06/02/2014 PC03 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1.514.545 3.158.245.650
33
06/02/2014 PC04 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 36.818 3.157.845.650
… … … …. … … … …
28/02/2014 PC24 Trả gốc & lãi HĐ 040.11.00435/20011 341 20.000.000 3.715.443.405
28/02/2014 PC24 Trả lãi HĐ 040.11.00435/20011 635 6.968.889 3.708.474.516
28/02/2014 PT16 Rút TGNH 1121 35.000.000 3.743.474.516
28/02/2014 PC25 Trả tiền bơm mực 6422 181.818 3.743.292.698
28/02/2014 PC25 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 18.182 3.743.274.516
28/02/2014 PC26 Trả tiền bảo dưỡng xe 65A 01779 6422 1.215.838 3.742.058.678
28/02/2014 PC26 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 121.584 3.741.937.094
28/02/2014 PC27 Chi hộ tiền nâng hạ - CTY Miền Tây 131 8.180.000 3.733.757.094
28/02/2014 PC28 Chi lương nhân viên T02/2014 334 69.301.500 3.664.455.594
Cộng phát sinh 912.070.800 427.939.629
Tồn cuối kỳ 3.664.455.594
Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
34 Nhận xét chung:
- Hệ thống sổ kế toán của Công ty được trình bày đúng với quy định về sổ sách kế toán doanh nghiệp.
- Khi nghiệp vụ phát sinh trong ngày, kế toán tiến hành hạch toán ngay nên cột ngày ghi sổ trùng với ngày phát sinh nghiệp vụ. Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi, các sổ kế toán kế toán viên theo dõi nên đảm bảo cho việc lưu trữ, đối chiếu các số liệu kế toán.
4.1.2 Quy trình kế toán tiền gởi ngân hàng
Công ty không có tiền gởi ngân hàng là ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý,… nên tài khoản 1121 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan với tiền gởi ngân hàng theo Việt Nam đồng.
a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng:
Khi có yêu cầu nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gởi ngân hàng, kế toán