Công ty chỉ tồn quỹ tiền mặt Việt Nam đồng nên tài khoản 111 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt. Các nghiệp vụ phát sinh thu, chi trong ngày sẽ được kế toán viên hạch toán và theo dõi, cuối ngày kế toán viên cùng thủ quỹ sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách.
a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
Mỗi ngày khi các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ phát sinh như nghiệp vụ cung cấp dịch vụ thu tiền vận chuyển, khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt,… kế toán viên sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT , giấy đối chiếu công nợ,… tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu thu. Phiếu thu được lập thành một liên. Liên phiếu thu này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ thu tiền, ký vào phiếu thu đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu thu cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ.
25
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Thủ quỹ
Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Kế toán viên Người nộp tiền Chứng từ gốc Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu thu, chứng từ gốc Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kiểm tra
ký phiếu thu
Chứng từ gốc Chứng từ gốc Bắt đầu Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu
In phiếu thu,
ghi sổ Chứng từ gốc Sổ kế toán Chứng từ gốc Chứng từ gốc Kiểm tra ký thu tiền ghi sổ Sổ quỹ Kết thúc
26
Ngày 7/2/2014 nghiệp vụ thu tiền vận chuyển cho khách hàng là CN công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ - Xí nghiệp Hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT (hình 4.3), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết và tiến hành in 1 liên phiếu thu số 01/02 (hình 4.2), tổng số tiền thanh toán là 17.800.000 đồng. Sau đó, liên phiếu thu này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và thu tiền. Phiếu thu và hoá đơn GTGT này được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ.
Hình 4.2: Phiếu thu tiền vận chuyển của CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ
27
Hình 4.3: Hoá đơn GTGT xuất cho CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ
Nhận xét:
- Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác.
- Ưu điểm: Phiếu thu do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu thu tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu thu được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa).
- Nhược điểm: Không có nội dung phiếu thu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu thu và không có phần ký nhận của người nộp tiền. Phiếu thu phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nộp tiền (mà chủ yếu là khách hàng) không yêu cầu nhận phiếu thu thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu thu để lưu nội bộ. Phiếu thu được đánh số theo tháng là sai quy định.
28
b. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:
Mỗi ngày khi nghiệp vụ chi tiền mặt phát sinh với số tiền nhỏ như chi tiền điện – nước, chi chuyển phát nhanh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng,…) tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung , sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu chi. Phiếu chi được lập thành một liên. Liên phiếu chi này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ chi tiền, ký vào phiếu chi đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu chi cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu chi cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ
29
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Thủ quỹ
Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Ngày 18/2/2014 nghiệp vụ chi trả tiền cước chuyển phát nhanh phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT dịch vụ bưu chính (hình 4.6), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in 1 liên phiếu chi số 01/02 (hình 4.5), tổng số tiền thanh toán là 477.180 đồng. Sau đó, liên phiếu chi này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và chi tiền. Phiếu chi và hoá đơn GTGT này được
Kế toán viên Người nhận tiền Chứng từ gốc Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu chi, chứng từ gốc Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kiểm tra
ký phiếu chi
Chứng từ gốc Chứng từ gốc Bắt đầu Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu
In phiếu chi,
ghi sổ Chứng từ gốc Sổ kế toán Chứng từ gốc Chứng từ gốc Kiểm tra ký chi tiền ghi sổ Sổ quỹ Kết thúc
30
chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ.
Hình 4.5 Phiếu chi trả tiền cước chuyển phát nhanh
31 Nhận xét:
- Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác.
- Ưu điểm: Phiếu chi do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu chi tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu chi được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa).
- Nhược điểm: Không có nội dung phiếu chi theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu chi và không có phần ký nhận của người nhận tiền. Phiếu chi phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nhận tiền không yêu cầu nhận phiếu chi thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu chiđể lưu nội bộ. Phiếu chi được đánh số theo tháng là sai quy định.
32
CTY TNHH DV Minh Đức
43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014 Tài khoản: tiền mặt (VNĐ)
Số hiệu TK: 111 Số phiếu Số tiền Ngày tháng Thu Chi Diễn giải Tài khoản đối ứng Thu Chi Tồn Tồn đầu kỳ 3.180.324.423
01/02/2014 PC01 Trả tiền cước điện thoại 6422 2.537.028 3.177.787.395
01/02/2014 PC01 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 253.703 3.177.533.692
05/02/2014 PC02 Trả tiền cước điện thoại 6422 2.389.129 3.175.144.563
05/02/2014 PC02 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 238.913 3.174.905.650
06/02/2014 PC03 Trả tiền sửa chữa xe 65N 1320 6421 15.145.455 3.159.760.195
06/02/2014 PC03 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1.514.545 3.158.245.650
33
06/02/2014 PC04 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 36.818 3.157.845.650
… … … …. … … … …
28/02/2014 PC24 Trả gốc & lãi HĐ 040.11.00435/20011 341 20.000.000 3.715.443.405
28/02/2014 PC24 Trả lãi HĐ 040.11.00435/20011 635 6.968.889 3.708.474.516
28/02/2014 PT16 Rút TGNH 1121 35.000.000 3.743.474.516
28/02/2014 PC25 Trả tiền bơm mực 6422 181.818 3.743.292.698
28/02/2014 PC25 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 18.182 3.743.274.516
28/02/2014 PC26 Trả tiền bảo dưỡng xe 65A 01779 6422 1.215.838 3.742.058.678
28/02/2014 PC26 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 121.584 3.741.937.094
28/02/2014 PC27 Chi hộ tiền nâng hạ - CTY Miền Tây 131 8.180.000 3.733.757.094
28/02/2014 PC28 Chi lương nhân viên T02/2014 334 69.301.500 3.664.455.594
Cộng phát sinh 912.070.800 427.939.629
Tồn cuối kỳ 3.664.455.594
Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
34 Nhận xét chung:
- Hệ thống sổ kế toán của Công ty được trình bày đúng với quy định về sổ sách kế toán doanh nghiệp.
- Khi nghiệp vụ phát sinh trong ngày, kế toán tiến hành hạch toán ngay nên cột ngày ghi sổ trùng với ngày phát sinh nghiệp vụ. Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi, các sổ kế toán kế toán viên theo dõi nên đảm bảo cho việc lưu trữ, đối chiếu các số liệu kế toán.