Số liệu thứ cấp được thu thập từ phòng kế toán của công ty, từ việc quan sát quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ trong công ty. Ngoài ra, trong quá trình thực tập còn trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ các anh chị phòng kế toán.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
- Phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: dùng để xác định và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Kế toán phải lập chứng từ đúng theo quy định chế độ kế toán hiện hành đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.
+ Phương pháp đối ứng tài khoản: là phương pháp thông tin và kiểm tra sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh thông qua sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phương pháp so sánh: là phương pháp xem xét, phân tích chỉ tiêu phân tích dựa trên việc so sánh với chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc). Đây là phương pháp phổ biến được sử dụng trong phân tích nhằm xác định xu hướng, mức độ biến động các chỉ tiêu phân tích.
+ So sánh số tuyệt đối: là hiệu số giữa chỉ tiêu của kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở, thông qua đó giúp ta có thể so sánh chỉ tiêu cần phân tích của kỳ này so với kỳ trước để thấy được quy mô, tốc độ tăng giảm như thế nào.
Nếu gọi A là phần chênh lệch các chỉ tiêu
17
A0: chỉ tiêu năm trước (chỉ tiêu gốc) A = A1 – A0
+ So sánh số tương đối: là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng.
18
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ MINH ĐỨC
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Tên công ty:
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ MINH ĐỨC Giấy phép kinh doanh: Số 1800655247
Địa chỉ: 43/8, Lê Hồng Phong, Thành phố Cần Thơ. Điện thoại: 07103 843 843
Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng. Giám đốc: Nguyễn Trọng Phan
Được thành lập năm 2007, Công ty TNHH & DV Minh Đức là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực vận tải tại Tỉnh cần Thơ cũ và là Thành phố Cần Thơ hiện nay nói riêng và vùng Đồng bằng song Cửu Long nói chung. Với sự cạnh tranh khắc nghiệp trong nên kinh tế thị trường đổi mới và ngành vận tải, Công ty đã trải qua bao thảng trầm và vẫn đứng vững đến hôm nay. Công ty hoạt động với giấy phép kinh doanh số 1800655247, trụ sở đặt tại 43/8 Lê Hồng Phong , Thành phố Cần Thơ.
Bằng sự nổ lực không ngừng của Ban lãnh đạo Công ty và đội ngũ cán bộ, nhân viên kỹ thuật trẻ, có trình độ và năng lực, Công ty TNHH & DV Minh Đức là một trong những đối tác có uy tín và lâu năm của các doanh nghiệp lớn như công ty cổ phần sữa Việt Nam chi nhánh Cần Thơ, công ty cổ phần Acecook Việt nam chi nhánh Vĩnh Long, tập đoàn Kinggroup,… góp phần xây dựng nền kinh tế ngày một ổn định.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật, bảo trì Phòng kế toán Phó Giám đốc
19 Chức năng:
- Giám đốc: đại diện cho Công ty, điều hành phó giám đốc, các phòng ban trong công ty.
- Phó giám đốc: phụ trách kinh doanh, giám sát và chỉ đạo các phòng ban trong công ty.
- Phòng kinh doanh: đảm nhận hoạt động kinh doanh, duy trì và mở rộng các đối tác cũng như phân tích và tìm kiếm thị trường.
- Phòng kỹ thuật, bảo trì: chịu trách nhiệm về kỹ thuật, bảo trì và điều động các đội xe.
- Phòng kế toán: thực hiện các nhiệm vụ, chức năng liên quan về mặt kế toán.
3.3 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Công ty TNHH dịch vụ Minh Đức thành lập từ năm 2007 với chức năng chính là vận tải hàng hoá. Trong quá trinh hoạt động, công ty đã mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh không chỉ trong thành phố Cần Thơ mà còn sang các tỉnh lân cận trong vùng Đồng bằng sông Cửu Long và Thành phố Hồ Chí Minh với các đối tác khách hàng đa dạng, nhiều tiềm năng như Công ty cổ phần sữa Việt Nam, Công ty cổ phần Acecook Việt Nam, Công ty King-group...góp phần thông suốt con đường thương mại vận tải trong vùng nói chung và xây dựng uy tín phục vụ của Công ty nói riêng.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.2 Sơ đồ phòng kế toán tại công ty
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và kiểm tra các hoạt động kế toán trong công ty. Lập các báo cáo tài chính và tư vấn trực tiếp cho giám đốc về hoạt động kế toán cũng như phương hướng hoạt động của công ty.
- Kế toán viên: có 2 kế toán viên:
+ Kế toán viên chịu trách nhiệm về thanh toán. Kế toán trưởng
20
+ Kế toán viên chịu trách nhiệm về TSCĐ và kho.
- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, lập sổ quỹ tiền mặt và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam được Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, quản lý trên Excell.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3: Sơ đồ kế toán trên máy tính
Hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập liệu. Các tài khoản đã được nhập liệu sẽ cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ và các sổ chi tiết.
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,… được in sau khi nhập liệu vào máy tính dùng cho việc luân chuyển và lưu trữ.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ, đối chiếu các sổ sách có liên quan và in các sổ để lưu trữ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
21
3.4.3 Phương pháp kế toán:
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Công ty TNHH dịch vụ Minh Đức được thành lập từ năm 2007 với chức năng hoạt động chủ yếu là vận tải hàng hoá. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn bám sát và khai thác thị trường dịch vụ vận tải một cách khách quan và có hiệu quả nhất.
Tổng quan quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011- 2013) được thể hiện trong bảng sau:
22
Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 – 2013
Đơn vị tính: đồng
Nguồn số liệu: Tổng hợp từ phòng kế toán
2012/2011 2013/2012 Chỉ tiêu/Năm 2011 2012 2013 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 15.608.674.550 15.365.257.560 12.656.026.880 (243.416.990) (1,56) (2.709.230.680) (17,63) Tổng chi phí 15.578.414.460 15.847.033.720 12.759.692.880 268.619.260 17,24 (3.087.340.832) (19,48) Lợi nhuận trước thuế 30.260.087 (481.776.155) (103.666.000) (512.036.242) (1.692,11) (615.702.242) (127,80)
23
Tổng doanh thu của Công ty giảm dần qua 3 năm, trong đó năm 2013 giảm mạnh khoảng 2,7 tỷ so với năm 2012 do bị thu hẹp thị trường, nhiều đối thủ cạnh tranh. Trong khi đó chi phí năm 2012 tăng nhẹ so với năm 2011 (khoảng 270 triệu) nhưng lại giảm mạnh so với năm 2013 (khoảng 3 tỷ); Vì doanh thu bị giảm do cạnh tranh nên lượng chi phí bỏ ra cũng giảm tương ứng, mặt khác trong năm 2012 Công ty đã thanh lý lỗ một số tài sản vẫn còn giá trị. Nhìn chung chi phí qua 3 năm hoạt động của Công ty có tổng chi phí có xu hướng tăng cao hơn so với tổng doanh thu đã dẫn đến lợi nhuận sau thế qua 3 năm đều giảm.
3.6 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRIỂN
3.6.1 Thuận lợi
- Được thành lập từ năm 2007 đến nay, Công ty đã có 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải thông qua mở rộng và duy trì quan hệ hợp tác cho các khách hàng lớn không chỉ trong địa bàn Thành phố Cần Thơ mà còn sang các tỉnh lận cận trong vùng Đồng bằng sông Cửu Long và Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty đã tạo dựng được uy tín cũng như mạng lưới hoạt động rộng khắp trong vùng.
- Ngoài ra đội ngũ nhân viên kỹ thuật, bảo trì có tay nghề; đội ngũ kinh doanh nhiệt huyết và bộ máy kế toán được tổ chức quy chuẩn; đội tài xế lành nghề…cùng trách nhiệm cao trong công việc đã trở thành tiền đề vững chắc cho Công ty duy trì hoạt động ổn định và phát triển.
3.6.2 Khó khăn
- Công ty luôn đối mặt với thách thức ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, giành giật khách hàng và thị trường.
- Giá cả các loại nguyên liệu như xăng, dầu, vỏ xe,.. tăng cao cũng như các chi phí kiểm định xe, phí đường bộ…
- Nguồn vốn vay từ ngân hàng cũng là một rào cản do sự khó khăn chung của nền kinh tế trong những năm vừa qua.
3.6.3 Định hướng phát triển
- Công ty tìm kiếm, mở rộng thị trường mới để có thêm nhiều đối tác khách hàng. Đồng thời củng cố và giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ.
- Nâng cao công tác quản lý trong đơn vị, đặc biệt là công tác kế toán để việc thu chi được phản ánh đúng đắn, kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí.
24
CHƯƠNG 4
QUY TRÌNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH & DV MINH ĐỨC 4.1 Quy trình công tác kế toán vốn bằng tiền
4.1.1 Quy trình kế toán tiền mặt
Công ty chỉ tồn quỹ tiền mặt Việt Nam đồng nên tài khoản 111 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt. Các nghiệp vụ phát sinh thu, chi trong ngày sẽ được kế toán viên hạch toán và theo dõi, cuối ngày kế toán viên cùng thủ quỹ sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách.
a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
Mỗi ngày khi các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ phát sinh như nghiệp vụ cung cấp dịch vụ thu tiền vận chuyển, khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt,… kế toán viên sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT , giấy đối chiếu công nợ,… tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu thu. Phiếu thu được lập thành một liên. Liên phiếu thu này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ thu tiền, ký vào phiếu thu đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu thu cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ.
25
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Thủ quỹ
Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Kế toán viên Người nộp tiền Chứng từ gốc Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu thu, chứng từ gốc Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kiểm tra
ký phiếu thu
Chứng từ gốc Chứng từ gốc Bắt đầu Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu
In phiếu thu,
ghi sổ Chứng từ gốc Sổ kế toán Chứng từ gốc Chứng từ gốc Kiểm tra ký thu tiền ghi sổ Sổ quỹ Kết thúc
26
Ngày 7/2/2014 nghiệp vụ thu tiền vận chuyển cho khách hàng là CN công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ - Xí nghiệp Hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT (hình 4.3), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết và tiến hành in 1 liên phiếu thu số 01/02 (hình 4.2), tổng số tiền thanh toán là 17.800.000 đồng. Sau đó, liên phiếu thu này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và thu tiền. Phiếu thu và hoá đơn GTGT này được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ.
Hình 4.2: Phiếu thu tiền vận chuyển của CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ
27
Hình 4.3: Hoá đơn GTGT xuất cho CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ
Nhận xét:
- Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác.
- Ưu điểm: Phiếu thu do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu thu tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu thu được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa).
- Nhược điểm: Không có nội dung phiếu thu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu thu và không có phần ký nhận của người nộp tiền. Phiếu thu phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nộp tiền (mà chủ yếu là khách hàng) không yêu cầu nhận phiếu thu thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu thu để lưu nội bộ. Phiếu thu được đánh số theo tháng là sai quy định.
28
b. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:
Mỗi ngày khi nghiệp vụ chi tiền mặt phát sinh với số tiền nhỏ như chi tiền điện – nước, chi chuyển phát nhanh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng,…) tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung , sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu chi. Phiếu chi được lập thành một liên. Liên phiếu chi này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ chi tiền, ký vào phiếu chi đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu chi cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu chi cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ
29
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Phiếu chi
Thủ quỹ
Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Ngày 18/2/2014 nghiệp vụ chi trả tiền cước chuyển phát nhanh phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT dịch vụ bưu chính (hình 4.6), kế toán viên tiến