- Xem xét chiến lược và kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Công ty Cổ Phần Thực phẩm Hƣơng Sơn là doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ và hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm chế biến sẵn nên hoạt
50
động tuyển dụng đƣợc tiến hành tƣơng đối đơn giản, tiêu chuẩn công việc không đòi hỏi quá cao. Khi Công ty xuất hiện nhu cầu và kế hoạch nhân lực trong từng giai đoạn, Công ty có kế hoạch tuyển dụng và hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nhằm nâng cao chất lƣợng lao động trong doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực đƣợc thực hiện cùng với quy trình xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh theo trình tự sau:
+ Các phòng tự xây dựng kế hoạch chiến lƣợc của phòng/ ban mình, trong
đó bao gồm cả yêu cầu dự kiến về nhân lực, sử dụng mẫu Kế hoạch nguồn nhân lực.
(Phụ lục 3)
Tuyển dụng của Công ty đƣợc phân thành hai cấp:
Ban giám đốc tuyển dụng những lao động do chính mình trực tiếp quản lý. Đó là các trƣởng và phó phòng ban, xí nghiệp trên cơ sở đề nghị của Hội đồng cơ sở của Công ty. Quyết định tuyển dụng sẽ do ban giám đốc ra quyết định.
Phòng Hành chính - nhân sự tuyển dụng các đối tƣợng còn lại. Phòng Hành chính - nhân sự Công ty có thể uỷ quyền cho các bộ phận, Trƣởng các phòng ban, quản đốc các phân xƣởng tiến hành tuyển dụng lao động cho các bộ phận của mình. Những đối tƣợng này sau khi đƣợc tuyển dụng sẽ đƣợc Phòng Hành chính - nhân sự ký quyết định tuyển dụng và báo cáo ban giám đốc.
+ Phòng Hành chính - nhân sự tiến hành rà soát kế hoạch chiến lƣợc kinh
51
Hình 3.4. Biểu đồ thể hiện biến động về nhân lực của Công ty năm 2014
(Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự)
Nhìn vào hình 3.4 trên, có thể thấy số lƣợng nhân lực Công ty biến tăng qua từng tháng. Giai đoạn những tháng đầu và cuối năm thƣờng là giai đoạn mà Công ty có sự biến động nhiều nhất về mặt nhân lực. Cụ thể là các tháng 1; 2; 10; 11;12 là các tháng biến động cao nhất. Vì đây đƣợc coi là mùa vụ của hoạt động kinh doanh thực phẩm. Các tháng đó thƣờng là các tháng mà ngƣời dân tổ chức lễ tết, cƣới hỏi,…nên nhu cầu sử dụng các mặt hàng của Công ty rất lớn. Vì thế để phục vụ cho giai đoạn này, Phòng Hành chính - nhân sự cần có những kế hoạch tuyển dụng, tuyển mộ tốt nhất.
+ Phòng Hành chính - nhân sự làm việc với các Trƣởng phòng và Giám đốc về kế hoạch kinh doanh của các phòng theo tình hình sản xuất kinh doanh hiện có đồng thời tìm hiểu rõ hơn nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai của các phòng.
Đánh giá năng lực dự kiến của nguồn nhân lực Công ty
+ Đánh giá năng lực hiện tại: sau khi xây dựng các kế hoạch kinh doanh
trong từng giai đoạn phát triển của Công ty, Phòng Hành chính - nhân sự tiến hành phân tích, rà soát các kỹ năng và năng lực hiện có của nhân viên.
Để đánh giá năng lực của đội ngũ nhân lực hiện tại, Phòng Hành chính - nhân sự thực hiện theo các bƣớc sau:
52
+ Gửi phiếu khảo sát và bản câu hỏi về đánh giá năng lực hiện tại của nhân
viên đến cán bộ quản lý bộ phận ( hoặc đến tất cả nhân viên, hoặc một số ngƣời đƣợc lựa chọn) tại Công ty;
+ Phân tích hiệu qủa thực thi công việc của nhân viên để rà soát hiệu quả
đạt đƣợc của năng lực hiện tại;
+ Phỏng vấn cán bộ quản lý bộ phận hoặc nhân viên;
+ Thảo luận nhóm một vấn đề cụ thể theo phƣơng pháp cấu trúc với một
ngƣời điều khiển thảo luận;
+ Quan sát việc thực thi công việc của nhân viên tại nơi làm việc;
+ Thực hiện các bài kiểm tra để xác định mức độ năng lực và nhu cầu bổ
khuyết sự thiếu hụt về năng lực của nhân viên;
+ Những cuộc nói chuyện ngẫu nhiên với nhân viên.
+ Trên cơ sở đánh giá năng lực hiện tại, Phòng Hành chính - nhân sự thảo
luận với các trƣởng phòng để đánh giá năng lực hiện có và xác định:
+ Những thiếu hụt về kỹ năng và năng lực của nhân viên cần phải bổ khuyết và nâng cao để hoàn thành kế hoạch trong tƣơng lai;
+ Những thiếu hụt về số lƣợng nhân viên phải tuyển dụng bổ sung để hoàn
thành kế hoạch trong tƣơng lai.
Nếu xét thấy số lƣợng công nhân có xu hƣớng dƣ thừa, Công ty sẽ sắp xếp kế hoạch kế hoạch nghỉ hƣu, nghỉ hƣu sớm cho cán bộ công nhân viên hoặc sa thải bớt những lao động làm việc kém hiệu quả, ý thức kém (tuy nhiên điều này rất ít khi xảy ra). Nếu thấy nhu cầu lao động tăng cao Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng thêm hoặc điều chuyển qua lại giữa các xƣởng sản xuất để đảm bảo số lƣợng lao động và ổn định sản xuất.
Qua bảng thuyết minh kế hoạch nguồn nhân lực, có thể thấy rằng Phòng Hành chính - nhân sự đã thực hiện công tác xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho mỗi năm một cách chi tiết và cụ thể cho từng phòng, bộ phận.
Đối với mỗi vị trí công việc cụ thể, Phòng Hành chính - nhân sự đã cân nhắc, xác định nguồn nhân lực hiện có, xem số nhân lực này liệu có thể đáp ứng đƣợc nhu
53
cầu trong tƣơng lai hay không. Bên cạnh đó, Phòng Hành chính - nhân sự cũng đồng thời xem xét những thiếu hụt về nguồn nhân lực, sự thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc cần bổ sung) và xác định thiếu hụt đó để cân nhắc, bổ sung một cách hợp lý. Sự hợp lý ở đây thể hiện trong kế hoạch nguồn nhân lực đƣợc phân bổ một cách khoa học giữa các phòng. Trong bản thuyết minh nhu cầu tuyển dụng, Phòng Hành chính - nhân sự đã nêu rõ lý do các vị trí cần tuyển dụng bổ sung, với mục đích và những phân tích rõ ràng về sự thiếu hụt nguồn nhân lực tại mỗi vị trí, giải quyết một cách hợp lý dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực.
Việc lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng, nó đóng vai trò quyết định hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Nếu tổ chức 1 kế hoạch tuyển dụng cụ thể, rõ ràng, chi tiết, khoa học, chuyên sâu thì tuyển dụng sẽ đạt hiệu quả cao và ngƣợc lại.
3.2.1.3. Nội dung bản kế hoạch tuyển dụng
Bản kế hoạch tuyển dụng gồm các nội dung sau:
1. Nguồn tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng ở Công ty bao gồm hai nguồn là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Nguồn nội bộ là việc Công ty tuyển dụng chính những lao động trong Công ty cho các vị trí công việc khác nhau bằng sự luân chuyển lao động trong Công ty từ vị trí hay bộ phận này sang vị trí hay bộ phận khác. Nguồn bên ngoài là nguồn lao động ngoài thị trƣờng lao động tham gia ứng cử vào vị trí công việc cần tuyển dụng ngƣời.
- Nguồn nội bộ.
Khi phát sinh nhu cầu nhân lực, trƣởng các bộ phận sẽ có báo cáo lên cán bộ nhân lực, cán bộ nhân lực sẽ lên xác định nhu cầu nhân lực và lên kế hoạch tuyển dụng nhân lực. Kế hoạch này sẽ đƣợc Phòng Hành chính - nhân sự trình lên Giám đốc Công ty phê duyệt. Quá trình tuyển mộ đƣợc bắt đầu từ đây. Dựa vào mục đích, nhiệm vụ của từng giai đoạn, thời kỳ hoặc định hƣớng phát triển của Công ty hoặc phụ thuộc vào yêu cầu của hoạt động sản xuất mà Công ty sử dụng nguồn nội bộ hay nguồn bên ngoài hay có sự kết hợp đồng thời cả hai nguồn nhân lực này.
54
Khi phát sinh nhu cầu luân chuyển nhân lực trong Công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ vị trí này sang vị trí khác, cán bộ nhân lực sẽ lựa chọn nguồn nội bộ. Các phƣơng pháp đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp này là phƣơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên và phƣơng pháp thu hút thông qua thông báo tuyển dụng, cụ thể nhƣ sau:
Phƣơng pháp đầu tiên đƣợc sử dụng trong việc tuyển mộ nguồn nội bộ là dựa trên sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Qua sự đề bạt của chính những cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp mình, cán bộ tuyển dụng sẽ có đƣợc danh sách các ứng cử viên có những tiêu chuẩn sát thực với thực tế yêu cầu của công việc và từ đó ứng cử viên phù hợp nhất đƣợc lựa chọn một cách nhanh chóng.
Phƣơng pháp thứ hai trong tuyển dụng mà Công ty áp dụng là qua thông báo về các vị trí công việc cần tuyển dụng đến tất cả các cá nhân trong Công ty. Thông báo của Công ty đƣa ra nói rõ về vị trí công việc cần tuyển ngƣời, nhiệm vụ công việc và yêu cầu về trình độ cần tuyển dụng để mọi cá nhân trong Công ty đƣợc biết. Những cá nhân qua thông báo này sẽ tự so sánh đƣợc khả năng đáp ứng của mình với công việc tuyển dụng, từ đó đến Phòng Hành chính - nhân sự đăng ký. Từ đây, cán bộ nhân lực có đƣợc danh sách các ứng cử viên tự nguyện đăng ký ứng cử vào vị trí mới và nhiệm vụ của cán bộ sẽ lựa chọn trong danh sách đó ngƣời đáp ứng yêu cầu đề ra tốt nhất.
Trong quá trình thực hiện công tác quản trị nhân lực, đặc biệt là thực hiện nội dung tuyển dụng nhân lực, cán bộ nhân lực và lãnh đạo Công ty nhận thấy rõ những ƣu điểm của nguồn tuyển dụng nội bộ. Những ƣu điểm đó là tiết kiệm chi phí tuyển dụng, tạo sự tự tin và động lực cho chính những ngƣời lao động trong Công ty thử sức và ứng cử vào các vị trí mới. Góc độ kinh tế thì việc tiết kiệm chi phí trong hoạt động là điều đƣợc quan tâm đầu tiên của nhà sản xuất. Xét về góc độ tinh thần thì việc tạo cơ hội cho ngƣời lao động trong Công ty là điểm mà không phải riêng Công ty mà tất cả các doanh nghiệp, tổ chức đều nhận thấy và đang và sẽ cố gắng tạo dựng. Với nhận thức này, Công ty luôn dành sự ƣu tiên hàng đầu cho nguồn nội bộ khi có nhu cầu tuyển mộ lao động.
55
Theo khảo sát sơ bộ, khoảng trên 60% số lƣợng lao động đƣợc tuyển thêm mới chủ yếu đƣợc những ngƣời quen trong Công ty, ngƣời hiểu rõ về yêu cầu công việc cũng nhƣ năng lực của ngƣời đƣợc giới thiệu nên tỷ lệ thành công của công việc đƣợc giới thiệu khá cao. Đây là nguồn lao động mà Công ty đánh giá khá cao. Hƣơng Sơn là doanh nghiệp hoạt động tại địa phận Tứ Hiệp, Thanh Trì, nên hầu hết lao động của Công ty đều có chung nơi ở tại đây. Đây là một điểm thuận lợi cho việc quản lý nhân lực của Công ty.
Bảng 3.7. Số liệu tuyển dụng mới theo nguồn của Công ty Nguồn
tuyển dụng
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Nội bộ 15 65,22 19 59,4 27 58,7
Bên ngoài 8 34,8 13 40,6 19 41,3
Tổng 23 100 32 100 46 100
(Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự)
- Nguồn bên ngoài.
Từ số liệu bảng 3.7 , tác giả nhận thấy số lƣợng tuyển bên ngoài mới của Công ty giai đoạn 2012 - 2014 đã tăng hơn 2 lần từ 8 ngƣời lên 19 ngƣời. Tuy nhiên tỷ lệ lao động mới từ nguồn ngoài chỉ tăng nhẹ từ 39,14% lên 41.3%. Các vị trí tuyển dụng mới từ nguồn bên ngoài chủ yếu là các vị trí: Nhân viên kinh doanh, nhân viên phân phối, nhân viên marketing...đây là những vị trí tuyển mới khi Công ty tiến hành mở rộng sản xuất cũng nhƣ mở rộng hệ thống phân phối của Công ty.
Các phƣơng pháp thu hút lao động chất lƣợng cao từ bên ngoài:
Qua giới thiệu của cán bộ trong Công ty
Qua các trung tâm giới thiệu việc làm hoặc Công ty môi giới
Cử cán bộ nhân lực trực tiếp tuyển mộ tại các trƣờng đại học : đại học
Kinh tế quốc dân, đại học Bách khoa Hà Nội, đại học công nghệ đại học Quốc gia Hà Nội...
Qua các website việc làm nhƣ: vn.incruit.com, vieclam.24h.com.vn,
56
Mục tiêu của Công ty Cổ phần thực phẩm Hƣơng Sơn là trở thành sự lựa chọn của khách hàng và của ngƣời lao động. Để thực hiện đƣợc mục tiêu này thì nguồn lao động bên ngoài với chất lƣợng cao là điều kiện then chốt. Theo lãnh đạo Công ty: “Nguồn nhân lực chất lƣợng cao tại các trƣờng đại học lớn của Việt Nam là lực lƣợng trẻ, có tiềm năng phát triển cao nếu doanh nghiệp biết đào tạo và sử dụng và hoàn toàn có thể đáp ứng tốt công việc, yêu cầu phát triển của Công ty trong tƣơng lai. Công ty đang rất quan tâm đến lực lƣợng lao động này.
Tuy nhiên đối với các vị trí quản lý và lãnh đạo quan trọng trong Công ty thì sử dụng nguồn bên trong vì những vị trí này cần những ngƣời có trình độ, có kinh nghiệm, am hiểu về tổ chức và nhiệt huyết với Công ty”.
- Xác định tỷ lệ sàng lọc: Đây là tỷ lệ Công ty thƣờng xuyên quan tâm và nghiên cứu định ra trong mỗi đợt tuyển dụng. Tỷ lệ sàng lọc trong tuyển mộ của Công ty đƣa ra khoảng (1/2 - 1/5 ). Đây là tỷ lệ không quá cao nhƣng cũng không quá thấp đảm bảo cho việc tuyển dụng đƣợc diễn ra theo đúng trình tự và đảm bảo chất lƣợng ứng viên không để tình trạng tỷ lệ sàng lọc < 1/1. Tỷ lệ này đánh giá rất lớn tới hiệu quả tuyển dụng.
Các phƣơng tiện mà Công ty sử dụng cho hoạt động tuyển dụng qua nguồn bên ngoài: thông qua các trang tuyển dụng nhƣ: vietnamwork, mywork,...và thông qua trang web của Công ty: http://www.huongsonfood.com/
2. Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng.
Là doanh nghiệp địa phƣơng có quy mô nhỏ và vừa với lĩnh vực kinh doanh đặc thù nên đối với lao động phổ thông, địa điểm tuyển dụng đƣợc xác định ngay tại địa phƣơng Tứ kết, Thành Trì. Với nguồn lao động là ngƣời địa phƣơng, đây cũng chính là một hoạt động có ý nghĩa xã hội giúp tạo ra công việc và thu nhập cho ngƣời dân.
Đối với lao động có trình độ cao hơn Công ty sẽ xây dựng hoạt động tuyển dụng khác biệt hơn, nguồn lao động không còn bó hẹp tại địa điểm đặt xƣởng sản xuất của Công ty mà còn tại các điểm bán, các đối tác hợp tác phân phối của Hƣơng Sơn trên toàn Hà Nội. Ví dụ: tại địa điểm Đại từ, Hoàng Ma; Quốc Tử Giám....
57
- Thời gian tuyển dụng: Với đặc thù mặt hàng kinh doanh là các món ăn truyền thống của Việt Nam, nên công việc tại Công ty tƣơng đối cao vào các dịp lễ tết. Đây là giai đoạn mà Công ty thiếu hụt nhân lực nhiều nhất.
Thông thƣờng Công ty có chỉ có 1 đợt tuyển dụng chính diễn ra vào tháng 9 hàng năm đối với vị trí nhân viên sản xuất. Còn những vị trí khác sẽ không có lịch cụ thể và thống nhất, chỉ khi nào có sự thiếu hụt nhân lực thì mới tuyển dụng bổ sung vị trí đó.
3. Xác định kinh phí tuyển dụng.
Cũng nhƣ bất cứ doanh nghiệp khác, kinh phí tuyển dụng phải nằm trong mức độ chấp nhận đƣợc của Công ty. Thông thƣờng, Công ty Cổ Phần Hƣơng Sơn thƣờng chi cho hoạt động mức kinh phí từ 60-70 triệu cho hoạt động tuyển dụng hàng năm.
Xét cụ thể mức chi phí dành cho hoạt động tuyển dụng của Công ty năm 2014 vừa qua là 67 triệu VNĐ. Mức chi phí này đƣợc chi làm các hoạt động chính nhƣ sau:
- Các chi phí hữu hình ( chi phí cho hoạt động phô ra bên ngoài.)
+ Chi phí quảng cáo trên các trang web việc làm: 0 VND do Công ty sử dụng