Khoản mục hàng tồn kho có mối liên hệ chặt chẽ với chu trình mua hàng, xuất kho và thanh toán nên việc đánh giá sơ bộ HTKSNB thường được các công ty xem xét theo cả chu trình.
KTV thông qua các phương pháp phỏng vấn quan sát …. Để thu thập các thông tin về khía cạnh kinh doanh chủ yếu đến mua hàng như sản phẩm dịch vụ chính của doanh nghiệp, cơ cấu các loại sản phẩm, cách thức mua hàng, mức độ phụ thuộc vào khách hàng chính; mức độ cạnh tranh, tình hình kinh doanh của khách hàng, các công ty con, các đơn vị trực thuộc.
KTV phải có hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng với bán hàng ( Tìm hiểu cho từng sản phẩm chính ) như:
Phương pháp kế toán và tính giá HTK
Quy trình luân chuyển chứng từ đến thời điểm ghi nhận hàng tồn kho
So sánh các chính sách kế toán áp dụng có phù hợp với quy định của chuẩn mực, chế độ kế toán; chính sách kế toán có được áp dụng nhất quán
Các ước tính kế toán và xét đoán sử dụng để ước tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Từ những thông tin thu thập được KTV đưa ra đánh giá sơ bộ về hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán.
Bảng 2.1: WPS UHY – Tìm hiểu chính sách kế toán áp dụng với hàng tồn kho
Công ty TNHH Dịch vụ Kiểm toán và Tư vấn UHY Khách hàng :Công ty TNHH ABC
Kỳ kế toán 01/01 - 31/12/2014
Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ khoản mục hàng tồn kho
Người thực hiện: TTLP Người soát xét: VVS
Thông tin về các loại HTK (Các loại HTK chính phân theo nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dở dang, thành phẩm, hàng hóa…) và đặc điểm, tính chất của từng loại (về kích thước, giá trị, mức độ phổ biến, thời hạn sử dụng, tính mùa vụ…):
Hàng tồn kho chủ yếu của Công ty là các thiết bị điện thuộc các hãng như thiết bị điện Sunmax, Roman, Kohan, Monza,….
Cách bảo quản, lưu trữ HTK (địa điểm, đặc điểm các kho chứa hàng, kho sở hữu hay đi thuê, có gửi hàng không… và biện pháp an ninh đối với HTK giá trị cao dễ mất cắp –nếu có):
Công ty có một văn phòng đại diện tại 73 Nguyễn Văn Linh và một kho chứa tại 60 Yên Bái, an ninh tương đối tốt, điều kiện bảo quản vật chất được đảm bảo.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo kê khai thường xuyên, và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền, áp dụng nhất quán so với các năm trước. Và không có sự thay đổi về chính sách kế toán nào so với năm trước.
Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho: Quy trình tổ chức phiếu nhập kho:
Sơ đồ 3: Tổ chức chứng từ xuất kho
Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán năm trước và phỏng vấn nhân viên của công ty khách hàng nhằm cập nhật những thông tin thay đổi về hệ thống KSNB, sau đây là bảng câu hỏi mô tả hệ thống KSNB đối với khoản mục hàng tồn kho mà KTV tìm hiểu được :
Quyết định xem có thực hiện thử nghiệm kiểm soát không và thiết kế thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp, hiệu quả
B. CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN:
Sai sót có thể xảy
ra Mô tả kiểm soát chính (1)
Đánh giá về mặt thiết kế Đánh giá về mặt thực hiện Tham chiếu đến tài liệu “walk- through test” (1) (2) (3) (4) (5)
Mục tiêu KS (1): “Tính có thật”: Các loại thành phẩm tồn kho, giá vốn ghi nhận trên sổ phải có thật.
Các loại thành phẩm tồn kho, giá vốn ghi nhận trên
•Vật tư chỉ được xuất kho căn cứ Đề nghị cấp vật tư đã được kế toán trưởng phê duyệt.
•Thành phẩm nhập kho phải được kiểm tra và xác nhận bởi thủ kho
•Việc ghi nhận giá vốn phải căn cứ vào Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng, Phiếu vận chuyển.
•Hàng tháng, tổ chức kiểm kê, đối chiếu số lượng thực tế với sổ kế toán.
Mục tiêu KS (2): “Tính đầy đủ”: Các loại HTK, giá vốn phải được ghi sổ đầy đủ. Các loại HTK, giá
vốn không được phản ánh đầy đủ vào sổ kế toán, BCTC.
•Trong ngày, các PNK, PXK phải được chuyển về bộ phận kế toán và cập nhật kịp thời vào sổ kế toán
•Vật liệu thừa phải được thủ kho theo dõi, kiểm kê và ghi sổ kịp thời
•Hàng tháng, bộ phận kế toán phải đối chiếu với bộ phận sản xuất về lượng thành phẩm hoàn thành nhập kho. ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘
Sai sót có thể xảy
ra Mô tả kiểm soát chính (1)
Đánh giá về mặt thiết kế Đánh giá về mặt thực hiện Tham chiếu đến tài liệu “walk- through test” (1) (2) (3) (4) (5)
Mục tiêu KS (3): “Tính chính xác”: Các loại HTK, giá vốn phải được ghi nhận chính xác. Các loại HTK, giá
vốn không được ghi nhận chính xác.
•Kế toán vật tư phải đối chiếu lượng vật tư thực nhận với Phiếu xin lĩnh vật tư và Phiếu xuất kho (về loại, số lượng, quy cách, thời gian đề nghị và thực nhận…).
•Kế toán tổng hợp kiểm tra việc tính giá xuất HTK theo phương pháp công bố để đảm bảo tính phù hợp, nhất quán.
Mục tiêu KS (4): “Tính đánh giá”: HTK được phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được
HTK bị lỗi thời, hư hỏng… không được phản ánh theo giá trị thuần
• Thủ kho phải theo dõi các loại HTK chi tiết theo hạn sử dụng và có kế toán tổng hợp kiểm tra, giám sát việc này
• Hàng tháng, phải lập Báo cáo về tình trạng HTK đã quá hạn sử dụng và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Khi kiểm kê HTK phải thống kê danh mục HTK hư hỏng, mất phẩm chất và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Kế toán vật tư phải theo dõi các loại HTK dễ bị suy giảm giá trị thị trường để trích lập dự phòng kịp thời. ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘ ✘
Sai sót có thể xảy
ra Mô tả kiểm soát chính (1)
Đánh giá về mặt thiết kế Đánh giá về mặt thực hiện Tham chiếu đến tài liệu “walk- through test” (1) (2) (3) (4) (5)
Qua đây, Kiểm toán viên đánh giá chu trình hàng tồn kho đã được thiết kế phù hợp với các mục tiêu kiểm soát và đã được thực hiện.
2.2.2.2. Trao đổi với BGĐ khách hàng về gian lận và sai sót
Phỏng vấn, trao đổi với BGĐ nhằm xem xét có hay không các yếu tố rủi ro liên quan có thể dẫn đến gian lận: lập báo cáo tài chính gian lận hoặc biển thủ tài sản. Các yếu tố rủi ro liên quan này được phân loại theo 3 điều kiện thường tồn tại khi có sự hiện hữu của gian lận: Động cơ/áp lực, Cơ hội và thái độ/ sự hợp lý hóa hành động. Từ các yếu tố đó, dựa vào kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp, KTV đánh giá xem có tồn tại rủi ro trọng yếu hay không.