6. Đóng góp của luận văn
3.2.1. Xây dựng Dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán nhƣ dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu .Công tác dự toán tại công ty đƣợc phù hợp với tình hình thực tế và chặt chẽ thì hệ thống dự toán ngân sách phải phản ánh mục tiêu nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần phải đạt đƣợc trong kỳ hoạt động đồng thời phản ánh những biện pháp để thực hiện mục tiêu đó.
Hệ thống các bảng dự toán bao gồm tất cả các hệ thống sản xuất kinh doanh và kỳ lập theo từng năm, trong đó chi tiết thành từng quý và từ quý có thể chi tiết thành từng tháng.
- Bảng dự toán tiêu thụ sản phẩm (Phụ lục 02) - Bảng dự toán sản xuất (Phụ lục 03)
- Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Phụ lục 04) - Bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp. (Phụ lục 05)
- Bảng dự toán chi phí sản xuất chung. (Phụ lục 06)
- Bảng dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ (Phụ lục 07)
- Bảng dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (Phụ lục 08)
- Bảng dự toán tiền (Phụ lục 09)
- Bảng dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (Phụ lục 10)
- Bảng dự toán cân đối kế toán (phụ lục 11)
Các bảng dự toán trong hệ thống dự toán ngân sách có mối quan hệ ràng buộc nhau, trong đó dự toán tiêu thụ sản phẩm là nhân tố quan trọng nhất tác động đến toàn bộ dây chuyền lập dự toán của công ty.
T m tắt mô hình các hệ thống dự toán ngân sách nghị áp dụng tại công ty
(Nguồn: P m V D (2008) - K á Q ị)
S ồ 3.1 : S ồ Mô hình hệ thống dự toán ngân sách xuất tại Công ty
3.2.2. Tổ chức công tác k toán trách nhiệm tại công ty 3.2.2.1. Tổ chức công tác k toán trách nhiệm tại công ty
Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức.
Kế toán trách nhiệm chú trọng vào các nhà quản trị đƣợc giao trách nhiệm kiểm soát việc sử dụng một nguồn lực nào đó của tổ chức. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải xây dựng một mạng lƣới trung tâm trách nhiệm.
Việc xây dựng công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty TNHH Cự Hùng II sẽ mang lại lợi ích trong việc thiết lập mô hình tổ chức tốt nhất cho công ty, việc phân
Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự toán chi phí sản xuất chung Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán tiền Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán sản xuất
chia trách nhiệm quản lý cho từng bộ phận sẽ phát huy tối đa khả năng làm việc theo nhóm và mang lại thuận tiện cho việc quản lý. Từ những thông tin do kế toán trách nhiệm cung cấp nhà quản trị sẽ xác định đƣợc mức độ hoàn thành của từng bộ phận và có biện pháp xử lý kịp thời. Những trung tâm trách nhiệm công ty nên áp dụng: Trung tâm chi phí, Trung tâm doanh thu, Trung tâm lợi nhuận và Trung tâm đầu tƣ.
+ Trung tâm chi phí: Là trung tâm có quyền kiểm soát chi phí nhƣng không kiểm soát đƣợc lợi nhuận và vốn đầu tƣ. Trong hệ thống tổ chức quản lý trung tâm về chi phí thƣờng là các phân xƣởng sản xuất và cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm chi phí là dựa vào tình hình thực hiện định mức về chi phí.
Tại Công ty TNHH Cự Hùng II, trung tâm chi phí đƣợc quản lý bởi Giám đốc kinh doanh. Trung tâm này bao gồm các phòng ban liên quan và các bộ phận tại xƣởng sản xuất. Tại đó, xƣởng sản xuất (bao gồm tất cả các bộ phận trực tiếp sản xuất) là trung tâm chi phí sản xuất, văn phòng xƣởng (bao gồm bộ phận mẫu, kỹ thuật, cơ điện, kế hoạch) là bộ phận hỗ trợ sản xuất, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng nhân sự là những trung tâm chi phí quản lý.
Tại phân xƣởng sản xuất, Giám đốc xƣởng (Quản đốc) là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc kinh doanh mọi hoạt động sản xuất trong xƣởng, hƣớng dẫn, chỉ đạo về kỹ thuật công nghệ nhằm đạt hiệu quả tối ƣu trong sản xuất. Quản lý, đôn đốc lực lƣợng lao động trong mọi phân xƣởng, nâng cao tinh thần sản xuất làm việc, đảm bảo số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng sản phẩm đúng nhƣ tiến độ hoạch định ban đầu.
Chịu trách nhiệm với Giám đốc kinh doanh và có trách nhiệm giải quyết các sự cố về công nghệ sản xuất, đảm bảo tính an toàn lao động ngay trong sản xuất; theo dõi sổ sách, giám sát ngày công lao động của công nhân và có hƣớng khắc phục những khó khăn trong lao động. Chịu trách nhiệm về số lƣợng sản phẩm sản xuất và các chi phí phát sinh tại xƣởng bao gồm các chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phì sản xuất chung. Các chi phí này thể hiện ở trung tâm chi phí sản xuất.
Tại các bộ phận khác, trƣởng các bộ phận, phòng ban là ngƣời chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại bộ phận, đảm bảo đƣợc lợi ích mang lại phải lớn hơn chi phí phát sinh, bên cạnh đó cần phải tăng cƣờng kiểm soát chi phí. Kết quả và
hiệu quả hoạt động phải đƣợc tổng hợp trên báo cáo kết quả về chi phí phát sinh và chi phí dự toán.
+ Trung tâm doanh thu: Ngƣời chịu trách nhiệm về trung tâm này là Phó tổng giám đốc và Giám đốc điều hành. Tại Công ty TNHH Cự Hùng II trung tâm này gắn liến với phòng kế hoạch và phòng xuất nhập khẩu.
+ Trung tâm lợi nhuận: Tại Công ty TNHH Cự Hùng II Tổng giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm về trung tâm lợi nhuận. Tại Công ty Tổng giám đốc phải có trách nhiệm đối với sự phát sinh của cả trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí. Vì thế trung tâm này phải đảm bảo đƣợc tỉ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tốc độ doanh thu hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tăng lợi nhuận.
+ Trung tâm ầu tư: Hội đồng quản trị có quyền điều hành và trách nhiệm với hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ và khả năng huy động từ các nguồn tài trợ. Đây là trung tâm cũng phải chịu trách nhiệm với chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Đồng thời phải đánh giá hiệu quả đầu tƣ của từng lĩnh vực hoạt động, đánh giá thành quả của các bộ phận trong việc hƣớng đến mục tiêu chung.
(Nguồn: Tá g đề g ị xây dự g)
S ồ 3.2 : S ồ phân chia trách nhiệm tại Công ty
P. TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT
(KINH DOANH) GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
KHO VẬT TƢ XƢỞNG SẢN XUẤT PHÒNG KẾ HOẠCH BẢO TRÌ – CƠ ĐIỆN – KỸ THUẬT PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG TỔNG VỤ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
3.2.2.2. Áp dụng các chỉ tiêu ánh giá k t quả, hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm
Chỉ tiêu đánh giá Trung tâm chi phí
Việc đánh giá kết quả của trung tâm chi phí đƣợc thực hiện qua các chỉ tiêu thể hiện trong báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí và trách nhiệm của trung tâm đối với mục tiêu chung cụ thể là:
- Chỉ tiêu đánh giá gồm tỷ lệ thực hiện dự toán chi phí, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, mức biến động chi phí.
Tỷ lệ thực hiện dự toán chi phí: chỉ tiêu này cho biết mức độ thực hiện dự toán, tỷ lệ thực hiện dự toán càng thấp càng tốt.
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: Đƣợc tính bằng đơn vị %, tỷ lệ cho biết cứ 100 đồng doanh thu bán hàng thì phải chi bao nhiêu đồng chi phí, tỷ lệ này càng thấp càng tốt.
Mức biến động chi phí
Bên cạnh đó trách nhiệm của trung tâm chi phí còn thể hiện qua việc hoàn thành kế hoạch sản xuất đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu tiêu thụ. Kiểm soát chi phí trong mối quan hệ với doanh thu ƣớc tính, góp phần giảm tỷ lệ chi phí trên doanh thu để gia tăng lợi nhuận cho toàn tổ chức. Xác định các nguyên nhân khách quan chủ quan đến tình hình thực hiện các định mức và dự toán chi phí.
Do đó Trung tâm chi phí đƣợc xem là kiểm soát và đáp ứng tốt đƣợc mục tiêu của tổ chức khi đạt đƣợc một dấu hiệu về chi phí, về tỷ lệ chi phí trên doanh thu nhỏ hơn không. Ngƣợc lại nếu xuất hiện một chênh lệch dƣơng là dấu hiệu bất lợi. Dấu
hiệu này có thể bắt nguồn từ tình hình sản xuất, tình hình cung ứng vật tƣ .. Khi đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí điều mà ngƣời quản trị quan tâm là việc giải thích những nguyên nhân ảnh hƣởng làm ảnh hƣởng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Chỉ tiêu đánh giá Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu đƣợc đánh giá theo chỉ tiêu sau:
Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - doanh thu dự toán
Trung tâm doanh thu đƣợc xem là thành quả tài chính trong việc đóng góp vào mục tiêu của tổ chức khi các chỉ tiêu trên dƣơng. Ngƣợc lại là điều bất lợi, dấu hiệu này cho thấy có thể có một số biến cố bất thƣờng về giá hoặc về việc tiêu thụ sản phẩm
Chỉ tiêu đánh giá Trung tâm lợi nhuận
Đây là trung tâm tổng hợp của hai trung tâm doanh thu và chi phí, nên ngoài các chỉ tiêu sử dụng ở hai trung tâm trên còn sử dụng các chỉ tiêu nhƣ:
Đánh giá thành quả hoạt động của Trung tâm lợi nhuận:
Chỉ tiêu này dùng để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận Để đánh giá mức độ đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu
Đánh giá kết quả của Trung tâm lợi nhuận có nghĩa là phải xem xét đảm bảo đƣợc mức lợi nhuận, hoàn thành trách nhiệm chi phí, doanh thu nhƣ ở trung tâm chi phí và trung tâm trách nhiệm và trung tâm doanh thu.
Nếu kết quả của trung tâm là một dấu hiệu chênh lệch âm thì đây là dấu hiệu bất lợi cho Doanh nghiệp mà nhà quản trị cần phải giải thích những bất lợi về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Và ngƣợc lại khi kết quả của trung
tâm lợi nhuận khi đạt đƣợc mức chênh lệch dƣơng vể lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận trên chi phí là dấu hiệu tích cực. Vì vậy chúng ta có thể sử dụng thêm các chỉ tiêu nhƣ: Số dƣ đảm phí bộ phận, số dƣ bộ phận có thể kiểm soát đƣợc, số dƣ bộ phận, lợi nhuận trƣớc thuế.
Chỉ tiêu đánh giá Trung tâm đầu tƣ
Mục tiêu chính của bất kỳ doanh thu nào cũng bao gồm việc tối đa hóa lợi nhuận và sử dụng vốn đầu tƣ càng hiệu quả càng tốt. Trung tâm đầu tƣ với quyền hạn và trách nhiệm với những vấn đề về thành quả và hiệu quả vốn đầu tƣ, để đánh giá thành quả của trung tâm này qua các chỉ tiêu: Chỉ tiêu tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ và chỉ tiêu lợi nhuận giữ lại.
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ có thể chi tiết sau
Trong đó:
3.2.2.3. Xây dựng các báo cáo ánh giá th nh quả của từng trung tâm trách nhiệm
Báo cáo thực hiện và đánh giá thành quả của Trung tâm chi phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của Trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã đƣợc lập theo định mức sản xuất. Định kỳ hàng tháng bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá sơ bộ khối lƣợng sản xuất đã hoàn thành của từng đơn đặt hàng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, định mức vật
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ = Tỷ suất lợi nhuận trên DT * số vòng quay của tài sản.
Lợi nhuận còn lại RI = Lợi nhuận hoạt động – Chi phí sử dụng vốn
tƣ và báo cáo lên cho Giám đốc kinh doanh. Việc theo dõi thƣờng xuyên này giúp cho bộ phận kinh doanh cũng nhƣ Giám đốc kinh doanh quản lý sâu sát các chi phí phát sinh thuộc trách nhiệm quản lý của bộ phận mình từ đó phát hiện kịp thời sai sót và hạn chề đƣợc những chi phí phát sinh ngoài dự toán phòng ngừa việc sản xuất không đúng kế hoạch, mẫu mã làm ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất Khi việc sản xuất của một đơn hàng hoàn thành, ngƣời quản lý sản xuất kết hợp với các bộ phận có liên quan tổng hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh và gửi báo cáo về cho trung tâm chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đán giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bƣớc sau: Bƣớc 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bƣớc 2: Tổng hợp chi phí và tính giá thành đơn vị của từng đơn đặt hàng. Bƣớc 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng đánh giá thực tế đối chiếu với đơn giá dự toán đã lập trung tâm chi phí phải lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm.
Mẫu báo cáo ược thi t k như sau:
Mẫu 1: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ
(Lập cho từng đối tƣợng tập hợp chi phí)
STT DIỄN GIẢI ĐVT SỐ LƯỢNG Đ N GIÁ THÀNH TIỀN
Dự toán Thực t C. lệch Dự toán Thực t C. lệch Dự toán Thực t C. lệch 1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2 Chi phí nhân công trực tiếp
3 Chi phí nhân viên phân xƣởng
4 Chi phí vật liệu sản xuất
5 Chi phí CCDC
6 Chi phí sửa chữa
7 Chi phí điện, nƣớc
8 Chi phí thuê ngoài
9 Chi phí khấu hao
10 Chi phí bằng tiền khác
Cộng chi ph sản xuất chung
(Nguồn: Tác gi tổng h p đề nghị sử dụng)
Bảng 3.1. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí
Đây là báo cáo tổng hợp của Trung tâm chi phí tình hình thực hiện chi phí của phân xƣởng thực hiện đơn hàng. Nhƣ vậy qua báo cáo này ngƣời quản lý trung tâm chi phí dễ dàng phân tích biến động trong từng đơn hàng đƣợc sản xuất trong phân xƣởng và ngƣời quản lý dễ dàng đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân có liên quan trong quá trình sản xuất và kết quả thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Mẫu 02: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ
Tháng (Quý, năm) Đơn vị báo cáo
Khoản mục chi ph dự toán Chi phí Chi phí thực t
CP dự toán i u chình theo sản lượng thực t Chênh lệch chi phí (phản ánh hiệu quả hoạt
ộng) Chênh lệch chi phí (phản ánh k t quả hoạt ộng) 1 2 3 4 = 2 - 3 5 = 1 – 2 Chi phí NVL trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp
Định phí sản xuất chung
Biến phí sản xuất chung
Cộng
(Nguồn: Tác gi tổng h đề nghị sử dụng) Bảng 3.2. Báo cáo ánh giá th nh quả của trung tâm chi phí Báo cáo thực hiện và đánh giá thành quả của Trung tâm doanh thu Sau khi hoàn thành việc sản xuất theo đơn đặt hàng căn cứ vào giá bán Trung tâm doanh thu ghi nhận doanh thu. Mẫu 03: BẢNG BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THU STT CHỈ TIÊU DỰ TOÁN THỰC TẾ CHÊNH LỆCH 1 Doanh thu của đơn hàng Công ty A
2 Doanh thu của đơn hàng Công ty B
3 Doanh thu của đơn hàng Công ty C
n + 1 Doanh thu của đơn hàng Công ty XYZ
Tổng cộng
(Nguồn: Tác gi tổng h đề nghị sử dụng)
Mẫu 04: BẢNG BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM DOANH THU