3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân Lê Quân Chủ Doanh Nghiệp Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý kho Bộ phận tài xế- công nhân
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp tư nhân Lê Quân
Nhiệm vụ của các phòng ban - Kế toán trưởng:
+ Là thành viên thường trực của các hội đồng sau: hội đồng kiểm định tài sản, định giá, thanh lý, mua bán tài sản và là thành viên của hội đồng kỹ luật, thi đua nâng bậc lương. Tham mưu cho giám đốc trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp cho lãnh đạo có biện háp điều hành trong sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm tra, báo cáo các quyết toán nội bộ do đơn vị lập. Lập báo cáo tài chính hàng năm.
+ Có trách nhiệm ghi chép tính toán và phản ánh tổng quát tình hình tài sản và hoạt động của doanh nghiệp.
+ Định kỳ tổng hợp báo cáo về các phần hành kế toán, căn cứ số liệu tổng hợp làm công tác báo cáo định kỳ.
+ Hạch toán tất cả các khoản nợ phát sinh trong toàn doanh nghiệp bao gồm nợ của khách hàng, kịp thời đòi các khoản nợ đến hạn trả.
+ Căn cứ vào báo cáo bán hàng, chứng từ ghi nợ và các tư liệu có liên quan tại các cơ sở gởi lên hạch toán tất cả các khoản nợ vào sổ.
+ Đôn đốc thu hồi các khoản nợ của khách hàng trong và ngoài tỉnh tới hạn trả, gởi phiếu đòi nợ đến khách hàng chưa thanh toán yêu cầu trả tiền.
+ Cuối tháng phải lập báo cáo tình hình công nợ đảm bảo sổ sách khớp đúng với thực tế. Hàng ngày phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập chứng từ có liên quan và ghi vào sổ kế toán.
+ Phụ trách công tác thu, chi toàn doanh nghiệp.
+ Định kỳ đối chiếu với các phần hành kế toán khác có liên quan đảm bảo số thu, chi trên chứng từ khớp với sổ chi tiết, sổ quỹ, tồn quỹ.
- Thủ quỹ
Ktoán trưởng , kiêm kế toán tổng hợp kiêm kế toán công nợ và kế toán thanh toán
+ Phản ánh kịp thời các phản thu, chi bằng tiền, thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên để đảm bảo tính gián sát chặt chẽ vốn bằng
+ Phản ánh trực tiếp với giám đốc và kế toán trưởng các vấn đề bất thường liên quan đến kho quỹ.
- Thủ kho
+ Chịu trách nhiệm quản lý kho hàng làm tốt các công tác nhập, xuất kho, bảo quản kho và bổ sung hàng cho kho.
+ Làm tốt các công tác nhập kho, quản lý kho để giảm hư hao xuống mức thấp nhất, vào sổ nhập kho, xuất kho đảm bảo sổ sách và hiện vật phù hợp nhau
3.2.2 Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hình thức kế toán áp dụng: Trên máy vi tính theo hình thức sổ nhật ký chung
- Tổ chức bộ máy kế toán: Theo hình thức tập trung
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuồi kỳ: Bình quân gia quyền liên hoàn.
- Phương pháp tính thuế: Tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo đường thẳng.
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi định kỳ
Hình 3.3 Sơ đồ Tổ chức sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
* Diễn giải:
- Ghi hàng ngày: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết có liên quan, căn cứ vào các nhật ký đặc biệt kế toán cũng ghi vào sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán tiến hành ghi vào sổ cái, từ sổ cái tiến hành lập báo cáo kế toán.
- Ghi định kỳ: Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Từ bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến hành ghi vào báo cáo kế toán.
- Đối chiếu: kế toán đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với báo cáo kế toán. Đối chiếu sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết.
Các sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản
Báo cáo kế toán Sổ cái
3.2.3 Tổ chức chứng từ:
Tổ chức hệ thống chứng từ (có tính bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý vừa đảm bảo nguồn lực thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng.
3.2.4 Tổ chức hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản kế toán tại doanh nghiệp áp dụng theo doanh mục hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định hiện hành số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006/ ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
3.2.5 Đặc điểm về việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán :
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên máy tính, sử dụng phần mềm Foxpro, nhưng sổ sách được thiết kế theo hình thức “Nhật ký chung”. Công việc ghi sổ và lập chứng từ hoàn toàn do phần mềm kế toán thực hiện, nhân viên kế toán chỉ kiểm tra tính hợp lý và chính xác, sau đó nhập số liệu vào máy vi tính xử lý. Cuối kỳ hay bất cứ thời điểm nào trong năm khi thấy cần thiết kế toán sẽ in sổ sách quan trọng để lưu phòng trường hợp rủi ro do lỗi của phần mềm kế toán.
3.3 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 3.3.1 Chức năng: 3.3.1 Chức năng:
- Hình thức sở hữu vốn: tư nhân
- Lĩnh vực kinh doanh : kinh doanh vật liệu xây dựng
- Doanh nghiệp mua hàng từ các nhà máy sản xuất, nơi cung cấp hàng hóa… về dự trữ trong kho, sau đó bán ra cho khách hàng.
3.3.2 Nhiệm vụ:
- Chủ động linh hoạt tìm nguồn nguyên liệu tốt, giá rẻ và tìm các đối tác bạn hàng để tiêu thụ sản phẩm.
- Quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả trong công việc sử dụng các tài sản của doanh nghiệp
- Quản lý tiền mặt, tổ chức thu mua, chế biến bảo quản hàng hóa đảm bảo số lượng, chất lượng và hiệu quả.
- Chấp hành tốt các quy định của Nhà nước về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, về trật tự lao động, pháp lệnh về kế toán thống kê
- Thực hiện tốt các chế độ báo cáo kế toán, kịp thời, chính xác, trung thực.
3.4 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP TRONG SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013: DOANH NGHIỆP TRONG SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013:
Qua bảng 3.1 ta thấy lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp giảm xuống đáng kể, sáu tháng đầu năm 2012 là -307.753.327 đồng, đến năm 2013 giảm 152.789.506 đồng. Như vậy, với tình hình này doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chi trả các khoản nợ và tiếp tục kinh doanh. Sau đây ta sẽ đi tìm hiểu nguyên nhân qua từng khoản mục:
- Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ sáu tháng đầu năm 2012 là 5.883.568.073 đồng, đến 2013 tăng 919.263.365 đồng (tương ứng với tỷ lệ tăng 15,62%). Nguyên nhân là do vào năm 2013 việc đầu tư xây dựng nhà cửa của người dân tăng cộng với doanh nghiệp đã có thêm nhiều chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán khi mua với số lượng lớn, khoản mục này vào năm 2012 không có nên đã làm doanh thu của doanh nghiệp trong sáu tháng đầu năm 2013 tăng nhẹ.
- Giá vốn hàng bán của doanh nghiệp trong sáu tháng đầu năm 2013 giảm xuống 1.666.544.501 đồng, giảm 28,33% so với năm 2012 mặc dù số lượng hàng hóa bán ra có tăng lên. Nguyên nhân là do doanh nghiệp đã tiếp cận được những mặt hàng có giá rẻ nhưng chất lượng tốt nên đã tiết kiệm phần nào chi phí thu mua hàng hóa.
- Chi phí tài chính của doanh nghiệp chính là chi phí lãi vay, sáu tháng đầu năm 2012, chi phí lãi vay của doanh nghiệp là 176.466.250 đồng, đến năm 2013 doanh nghiệp đã không có phát sinh khoản chi phí lãi vay nào.
- Chi phí quản lý kinh doanh sáu tháng đầu năm 2013 tăng 124.583.475 đồng, tăng 20,57% là do các khoản chi phí về tiền điện, tiền nước, điện thoại và chi phí phục vụ cho công tác bán hàng đều tăng so với năm 2012. Sự gia tăng chi phí quản lý kinh doanh đã làm lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nhiệp giảm 152.789.506 đồng. Vì vậy trong thời gian tới doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý cho thật tốt các khoản chi phí của mình nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
- Thu nhập khác của doanh nghiệp vào sáu tháng đầu năm 2013 tăng không nhiều 630.457 đồng, chủ yếu cũng là thu từ khuyến mãi. Chi phí khác vào sáu tháng đầu năm 2012 là 50.044.748 đồng, đến năm 2013 không có phát sinh. do doanh nghiệp đã hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế của mình nên không bị truy thu và bị phạt nộp thuế chậm như năm 2012.
Bảng 3.1 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong sáu tháng đầu năm 2012-2013
Đơn vị tính: Đồng
(Nguồn: trích từ bảng báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012-2013 của doanh nghiệp tư nhân Lê Quân)
So sánh 2013/2012 Chỉ tiêu 6 tháng đầu Năm 2012 6 tháng đầu Năm 2013 Số tiền % A 1 2 3 4
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.883.568.073 6.802.831.437 919.263.365 15,62
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - 2.585.807.915 2.585.807.915 -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.883.568.073 4.217.023.572 (1.666.544.501) (28,33)
4. Giá vốn hàng bán 5.390.526.634 3.979.329.619 (1.411.197.015) (26,18)
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 493.041.439 237.693.953 (255.347.486) (51,79)
6. Doanh thu hoạt động tài chính - - - -
7. Chi phí tài chính 176.466.250 - (176.466.250) (100)
- Trong đó: Chi phí lãi vay 176.466.250 - (176.466.250) (100)
8. Chi phí quản lý kinh doanh 605.633.768 730.217.242 124.583.475 20,57
9. Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh (289.058.579) (492.523.289) (203.464.711) 70,39
10. Thu nhập khác 31.350.000 31.980.457 630.457 2,01
11. Chi phí khác 50.044.748 - (50.044.748) (100)
12. Lợi nhuận khác (18.694.748) 31.980.457 50.675.205 (271,07)
13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (307.753.327) (460.542.832) (152.789.506) 49,65
14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - - - -
Nhìn chung, doanh thu bán hàng trong sáu tháng đầu năm 2013 có tăng nhưng do có phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu nên đã làm giảm doanh thu thuần về bán hàng. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp so với năm 2013 mặc dù giá vốn hàng bán doanh nghiệp trong sáu tháng đầu năm 2013 có giảm, không có phát sinh chi phí lãi vay và các chi phí khác. Vì vậy doanh nghiệp cần phải xem xét lại xem những khoản giảm trừ này có hợp lý hay không.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP 3.5.1 Thuận lợi : 3.5.1 Thuận lợi :
- Doanh nghiệp luôn cố gắng thâm nhập thị trường tạo thế đứng vững vàng và tìm nguồn lợi nhuận nhanh.
- Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán.
- Mọi hoạt động nhập xuất đều được lập chứng từ đầy đủ.
- Doanh nghiệp đã cải thiện được những khó khăn trong năm đẩy mạnh tốc độ tăng doanh thu giảm tốc độ tăng chi phí, tăng được khoản thu nhập khác.
- Bổ sung và điều chỉnh kịp thời nhu cầu vốn cho kinh doanh phù hợp với yêu cầu và quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn.
- Doanh nghiệp tự chủ được nguồn vốn của mình, nguồn vốn của doanh nghiệp chủ yếu là nguồn vốn chủ sở hữu.
- Doanh thu đạt được ở mức cao, lợi nhuận thu về tương đối cao, có sự đóng góp đáng kể vào ngân sách nhà nước tăng nguồn thu nhập cho công nhân viên.
3.5.2 Khó khăn:
- Doanh nghiệp thường gặp một số khó khăn do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu như: giá xăng dầu tăng cao, giá cả của nguồn nguyên vật liệu tăng cao làm cho giá thành sản phẩm làm ra cũng cao gây khó khăn cho vấn đề tiêu thụ.
- Hiệu quả sử dụng vốn chưa cao, mặc dù doanh thu hàng năm tăng lên nhưng doanh nghiệp vẫn chưa tiết kiệm được chi phí, tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu nên làm giảm lợi nhuận . Không có kế hoạch vay vốn từ các ngân hàng cho vay, vì thế làm hạn chế nguồn vốn của doanh nghiệp gây khó khăn trong việc đầu tư hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sự liên kết giữa các nhà sản xuất kinh doanh còn hạn chế, thiếu sự phối hợp của các doanh nghiệp trong nước về giá cả, tự do cạnh tranh, tranh mua tranh bán… Do đó, giá cả hàng hóa biến động liên tục làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn.
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN LÊ QUÂN
4.1 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI SẢN, NGUỒN VỐN CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN LÊ QUÂN QUA BA NĂM 2010-2012 NGHIỆP TƯ NHÂN LÊ QUÂN QUA BA NĂM 2010-2012
4.1.1 Phân tích khái quát tình hình tài sản của doanh nghiệp.
4.1.1.1 Phân tích biến động tình hình tăng giảm tài sản của doanh nghiệp qua ba năm 2010-2012.
Nhìn chung,qua bảng 4.1 ta thấy tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp biến động tăng giảm trong 3 năm qua. Năm 2010, giá trị tổng tài sản của doanh nghiệp là 11.163.476.708 đồng, đến năm 2011, giá trị này đã tăng lên 13.178.367.468 đồng, tăng 2.014.890.760 đồng (tỷ lệ 18,05%). Tuy nhiên, đến năm 2012, giá trị tổng tài sản đã giảm xuống còn 12.465.348.463 đồng, nghĩa là đã giảm đi 713.019.005 đồng (tỷ lệ 5,41%) so với năm 2011. Để tìm hiểu nguyên nhân tổng tài sản của doanh nhiệp tại sao lại có biến động tăng giảm qua các năm, ta đi vào xem xét từng khoản mục:
- Tài sản ngắn hạn:
Tài sản ngắn hạn của doanh nhệp qua 3 năm 2010-2012 có sự biến động tăng giảm không theo một chiều hướng nhất định, cụ thể: năm 2010 là 10.381.759.697đồng, sang năm 2011, giá trị này đã tăng 18,09%, tương ứng với số tiền 12.259.585.262 đồng, nhưng đến năm 2012, giá trị tài sản ngắn hạn đã giảm xuống còn 11.583.304.425 đồng, tương ứng với giảm 5,52% so với năm 2011. Nguyên nhân có sự biến động tăng giảm như vậy là do sự biến động của các khoản mục sau:
+ Tiền và các khoản tương đương tiền:
Khoản mục này bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Dựa vào bảng 4.2, ta thấy khoản mục này cũng có xu hướng biến động tăng giảm qua các năm. Năm 2011 tăng lên khá cao so với năm 2010 là 1.324.723.993 đồng, tăng 5204,1%. Đến năm 2012, khoản mục này lại giảm xuống còn 470.442.442 đồng, giảm 676.280.837 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 64,49% so với năm 2011. Nguyên nhân là do năm 2011, doanh thu bán hàng của doanh nghiệp tăng, doanh nghiệp đã vay ngắn hạn của ngân hàng 1.650.000.000 đồng, trong khi đó vào năm 2012 doanh thu bán ra và số tiền vay ngắn hạn cũng giảm so với năm 2011 nên lượng tiền thu vào cũng biến động theo.
Bảng 4.1 Phân tích khái quát tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp qua ba năm 2010-2012.