truyền, giáo dục về văn hoá ứng xử
Hiện nay, các tài liệu, văn bản về văn hóa ứng xử của IBS còn chƣa rõ ràng, chƣa đầy đủ và hoàn thiện. IBS cần đẩy mạnh việc xây dựng, hoàn thiện văn bản VHUX phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty. Hệ thống văn bản VHUX của IBS sẽ là công cụ hữu hiệu trong quản trị doanh nghiệp, giúp thống nhất và thể chế hoá toàn bộ những chuẩn mực, quy tắc ứng xử, hành vi của các thành viên.
85
Công ty IBS có thể xây dựng một số tiêu chí, chuẩn mực văn hóa ứng xử nhƣ sau:
Văn hoá ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới: Lãnh đạo gƣơng mẫu và
dám chịu trách nhiệm trong mọi quyết định của mình; Công bằng, khách quan, công khai trong tuyển chọn, bồi dƣỡng, đào tạo và bổ nhiệm cán bộ; Thƣởng phạt công minh; Trao quyền hợp lý; Lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên; Tạo dựng bầu không khí tin cậy, thân thiện trong chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ.
Văn hoá ứng xử giữa cấp dưới với cấp trên: Tự khẳng định đƣợc vai
trò của mình; Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hƣớng dẫn và thực hiện tốt mọi nhiệm vụ đƣợc phân công; Tin tƣởng, tôn trọng vai trò của lãnh đạo.
Văn hoá ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp với nhau:
Chân thành và hợp tác khi giải quyết công việc; Tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp; Đồng cảm, chia sẻ khó khăn trong cuộc sống.
Văn hoá ứng xử với công việc: Có ý thức trách nhiệm trong công
việc; Chấp hành sự điều động, phân công công tác của Lãnh đạo; Luôn có thái độ cầu thị, thẳng thắn, chân thành tham gia đóng góp trong công việc; Bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp.
Văn hoá ứng xử của doanh nghiệp với khách hàng: Có thái độ lịch
sự, nhiệt tình, thân thiện; Giữ chữ Tín và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch với khách hàng; Thực hiện đúng cam kết với khách hàng.
Văn hoá ứng xử của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh: Xây
dựng mối quan hệ với đối tác trên nguyên tắc hợp tác bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau.
86
Văn hoá ứng xử của doanh nghiệp với môi trường thiên nhiên: Tự
giác trong việc giữ gìn vệ sinh chung; Thƣờng xuyên tham gia các hoạt động vì môi trƣờng; Ủng hộ vào các quỹ bảo vệ môi trƣờng.
Bên cạnh đó, cần chú trọng đến công tác tuyên truyền, giáo dục về VHUX để nó thực sự đi vào công việc và cuộc sống. Nhận thức đúng, am hiểu rõ về VHUX mới tạo thành tình yêu của cán bộ, nhân viên đối với công việc, với IBS. Để nâng cao nhận thức về VHUX, IBS nên tổ chức những buổi thảo luận, thuyết trình về các vấn đề cụ thể, có thể lấy ý kiến khảo sát của cán bộ, nhân viên để biết đƣợc những băn khoăn của họ hoặc có đƣợc những ý kiến đóng góp, bổ sung. VHUX không thể chỉ là ý chí chủ quan của lãnh đạo doanh nghiệp mà nó phải đƣợc ngƣời lao động nhận thức và thực thi. Nhƣ vậy, VHUX sẽ hoạt động trên sự tự giác chứ không phải ép buộc, khuôn mẫu.
Về phƣơng diện truyền thông, cần phát triển và quản lý tốt công tác tuyên truyền qua các phƣơng tiện thông tin, các ấn phẩm văn hoá. Định kỳ tổ chức các buổi giao lƣu trực tiếp giữa các nhân viên với các chủ đề về VHUX để cán bộ, nhân viên chia sẻ những kinh nghiệm trong việc thực thi VHUX tại công ty.
4.2.3. Nêu cao vai trò và trách nhiệm xây dựng và phát huy VHDN của các cấp lãnh đạo và cá nhân người đứng đầu các đơn vị
Ngƣời lãnh đạo không chỉ là ngƣời quyết định chiến lƣợc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và công nghệ của doanh nghiệp mà đó còn là ngƣời đặt nền móng, tạo lập tƣ tƣởng, giá trị, niềm tin... của doanh nghiệp. Qua đó những tƣ tƣởng và tính cách của họ đƣợc phản chiếu và gây ảnh hƣởng lên VHUX, là nhân tố quyết định bản sắc VHDN, VHUX trong công ty. Ngƣời lãnh đạo phải thực sự thể hiện đƣợc vai trò là ngƣời đi đầu, dẫn dắt tƣ tƣởng và hành động của nhân viên. Vai trò và trách nhiệm của ngƣời lãnh
87
đạo trong việc xây dựng và phát triển VHUX càng trở nên cấp thiết khi hiện nay IBS đã trở thành một Công ty khá lớn với hàng trăm nhân viên, hoạt động trên cả ba miền tổ quốc và ngày càng gia tăng sự ảnh hƣởng của mình trên lĩnh vực quản lý tòa nhà thông minh.
Để các cấp lãnh đạo và ngƣời đứng đầu các đơn vị thực sự khẳng định đƣợc vai trò của mình trong công tác xây dựng và phát huy VHUX cần tăng cƣờng tiếp xúc giữa lãnh đạo và nhân viên. Qua các cuộc gặp gỡ, giao lƣu, hội thảo, các hoạt động văn hoá... lãnh đạo có thể truyền đạt những tƣ tƣởng, niềm tin của mình tới nhân viên và kịp thời điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện VHUX của IBS. Đó cũng là dịp để ban lãnh đạo có thể chia sẻ những kinh nghiệm trong công tác, truyền tải cá tính, phong cách lãnh đạo của mình tới toàn thể nhân viên. Qua đó, nhân viên sẽ hiểu đƣợc những mục tiêu, giá trị mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Vai trò của lãnh đạo qua những câu chuyện chia sẻ nhƣ vậy sẽ trở thành tấm gƣơng để những ngƣời lãnh đạo kế cận, các cán bộ, nhân viên suy nghĩ và hành động; để tự hào về truyền thống phát triển của Công ty. Hơn ai hết, ban lãnh đạo IBS phải là những ngƣời đi đầu trong việc phát huy VHUX, là ngƣời tiên phong thực hiện những cam kết, triết lý mà họ đƣa ra.
Nhƣ trên đã phân tích, có thể thấy rõ vai trò của ngƣời lãnh đạo trong doanh nghiệp là hết sức to lớn. Xây dựng phong cách lãnh đạo của ngƣời cán bộ, ngƣời cán bộ lãnh đạo của công ty dù ở bất kỳ cƣơng vị nào đều có ý nghĩa, tác động rất lớn đến quần chúng và kết quả thực hiện nhiệm vụ của tổ chức, bộ phận hay đơn vị đó. Do đó xây dựng văn hóa ứng xử trƣớc hết cần xây dựng tính kế thừa trong đạo đức của ngƣời cán bộ cũng chính là xây dựng văn hóa lãnh đạo. Vì để thay đổi bất cứ vấn đề nào trong Công ty thì ngƣời lãnh đạo phải luôn là ngƣời đi tiên phong, làm gƣơng cho các nhân viên.
88
- Lãnh đạo trong Công ty rất gần gũi với nhân viên tuy nhiên cũng cần sử dụng uy quyền đúng lúc, đúng hoàn cảnh. Nhƣ việc mặc đồng phục của nhân viên cần đƣợc thực hiện một cách triệt để. Không thể để tình trạng đã có đồng phục rồi mà lại không sử dụng.
- Chỉ đạo để tạo sự liên kết và công việc đƣợc thực hiện một cách đồng bộ, thúc đẩy việc luân chuyển văn bản nhanh chóng, kịp thời.
- Cần tạo dựng niềm tin hơn nữa đối với các nhân viên vào Ban lãnh đạo. Các lãnh đạo cũng cần phải lƣu tâm và xem xét sửa đổi phong cách làm việc của mình sao cho có đƣợc sự khâm phục của các nhân viên. Để có đƣợc niềm tin đó các lãnh đạo cần phải tạo dựng các mối quan hệ tốt đẹp không những ở nội bộ mà còn cần tạo dựng các mối quan hệ bên ngoài. Ngƣời lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến đời sống vật chất cũng nhƣ tinh thần của nhân viên, hoà mình vào các phong trào thể thao, văn nghệ để hiểu thêm về nhân viên của mình và đặc biệt là phải thực hiện tốt các quy định đã đề ra. Để các nhân viên thấy đƣợc ở nơi làm việc họ đƣợc quan tâm, lắng nghe và chia sẻ từ phía Ban lãnh đạo mà khi ra bên ngoài họ cũng thấy tự hào vì các mối quan hệ tốt đẹp mà các lãnh đạo gây dựng với các cơ quan, doanh nghiệp khác. Từ đó giúp nâng cao uy tín của các lãnh đạo đối với các nhân viên của mình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.2.4. Tăng cường đào tạo, phát triển nguồn nhân lực trên cơ sở các giá trị và quy chuẩn của văn hoá ứng xử
Bồi dƣỡng cho cán bộ, nhân viên một cách hệ thống ngay buổi đầu họ gia nhập IBS là một công tác quan trọng của lãnh đạo IBS. Ban lãnh đạo IBS rất coi trọng vấn đề nhận thức. Với tất cả mọi cải cách thì đều phải cải cách từ tƣ duy, nhận thức trƣớc, sau đó mới là hành động. Một tổ chức thống nhất về nhận thức thì mới có thể đoàn kết, cùng chung ý chí và cùng hành động. Để đảm bảo một nguồn nhân lực chất lƣợng cao và bền vững
89
thì họ phải đáp ứng đƣợc các giá trị và quy chuẩn của VHUX, có ý thức gắn bó với doanh nghiệp.
Việc nâng cao nhận thức về VHUX cho thành viên trong công ty không chỉ đơn giản là tuyên truyền mà cần phải tuân theo một quy trình huấn luyện nhân viên cùng gắn kết ngay từ khi nhân viên đó mới gia nhập để xây dựng một nền VHUX chung:
- Tuyển chọn nhân viên là bƣớc cơ sở để đặt nền tảng cho việc xây dựng một nền VHUX vững mạnh. Mục đích của công việc này là tuyển chọn những ngƣời phù hợp với công ty nhƣ cần có những kỹ năng, kiến thức phù hợp với tính chất công việc, có tính cách, giá trị đạo đức, thói quen… phù hợp với phong cách kinh doanh của công ty.
- Hòa nhập là điều cần thiết của nhân viên mới khi họ bƣớc chân vào một môi trƣờng hoàn toàn mới để học hỏi những chuẩn mực và cách làm việc từ những thành viên cũ. Tuy nhiên, ngƣời quản lý cần lƣu ý phải lựa chọn đúng những nhân viên cũ gƣơng mẫu, tích cực làm ngƣời hƣớng dẫn cho nhân viên mới trong quá trình hòa nhập. Sự tiếp xúc quá sớm với những nhân viên cũ tiêu cực có thể gây tác động xấu cho quá trình hòa nhập.
- Huấn luyện là quá trình đem lại cho nhân viên những kỹ năng, kiến thức cần thiết cho quá trình làm việc tại công ty nhƣ những kiến thức kỹ thuật, kỹ năng làm việc, kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên mới hòa nhập đƣợc vào môi trƣờng làm việc mới, tìm kiếm đƣợc sự hợp tác của các bạn đồng nghiệp.
- Đánh giá và thƣởng/ phạt: một hệ thống đánh giá, thƣởng - phạt phân minh sẽ là động lực để nhân viên nỗ lực hoàn thành công việc và gắn bó với IBS, tạo cơ sở cho một nền VHUX bền vững, lành mạnh.
- Tạo dựng những giá trị chung: hơn ai hết ngƣời lãnh đạo phải là ngƣời tuyệt đối tin tƣởng vào vào những giá trị này.
90
- Tuyên truyền những thành tích, tấm gƣơng phát triển của Công ty. - Xây dựng những hình tƣợng điển hình.
Từ những cảm nhận khác nhau của nhân viên trong quá trình làm việc cũng cho thấy môi trƣờng làm việc IBS cũng chƣa thực sự thoải mái vì vẫn còn gặp phải sự soi xét của cấp trên và các đồng nghiệp. Có lẽ một phần cũng do giữa cấp trên và nhân viên hay quan hệ đồng nghiệp chƣa thực sự hiểu nhau nên vẫn tồn tại một rào cản vô hình nào đó.
Động lực chủ yếu để phát triển bền vững công ty phải là nguồn lực của chính công ty, vì vậy cần tạo một môi trƣờng làm việc để ngƣời lao động phát huy các thế mạnh, sức sáng tạo và khả năng cống hiến của họ.
VHUX chỉ có thể có đƣợc một khi mỗi cán bộ nhân viên đƣợc trang bị kiến thức để nâng cao nhận thức về phƣơng thức kinh doanh hiện đại, và từ nhận thức chuyển biến thành hành động, dần trở thành phổ biến và đi vào nề nếp. Vì vậy cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, vận động cán bộ nhân viên hiểu sâu sắc về ý nghĩa, yêu cầu của việc xây dựng VHUX trong từng hoạt động của công ty. Công tác bồi dƣỡng cho tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty là rất cần thiết. Có thể tuyên truyền về VHUX thông qua các buổi tổng kết, các cuộc họp, các ngày lễ để các nhân viên hiểu rõ và đầy đủ hơn về VHUX. Từ đó tham gia tích cực vào việc xây dựng và phát triển VHUX tại Công ty.
4.2.5. Xây dựng môi trường, phương pháp phát triển văn hoá tại công ty
Ngƣời cán bộ phải tạo đƣợc môi trƣờng làm việc dân chủ, cởi mở: môi trƣờng cởi mở sẽ giúp ngƣời lao động chia sẻ thông tin và kiến thức một cách thoải mái, chắc chắn sẽ tạo điều kiện tốt để các cá nhân đơn vị hoàn thành mục tiêu của mình.
Cần làm cho cán bộ nhân viên của công ty biết mục đích chung, để mọi ngƣời hành động thống nhất. Lãnh đạo phải là ngƣời biết lắng nghe ý
91
kiến đóng góp của cán bộ, nhân viên cũng nhƣ ý kiến của các chuyên gia, các nhà nghiên cứu trong và ngoài nƣớc để xây dựng môi trƣờng, phƣơng pháp phát triển văn hoá.
Trên cơ sở tầm nhìn, sứ mệnh đã xác định, công ty cần cụ thể hoá các mục tiêu và đƣa ra các biện pháp để đạt đƣợc tầm nhìn và giá trị cốt lõi. Xây dựng phƣơng pháp làm việc khoa học, năng động và sáng tạo, dám nghĩ dám làm và dám chịu trách nhiệm. Cùng với đó là bố trí nhân sự, khen thƣởng luôn đảm bảo tính khoa học và công bằng, có nhƣ vậy mới tạo đƣợc sự tin tƣởng, yên tâm và tôn trọng cán bộ của ngƣời lao động.
4.2.6. Phát triển, mở rộng mối quan hệ giao tiếp - ứng xử với bên ngoài
Hiện nay trong bối cảnh nền kinh tế bấp bênh cùng với các cơ chế chính sách thực thi kém hiệu quả, thì niềm tin trở thành cơ sở bảo đảm cho giao dịch của các doanh nghiệp. Nếu biết xây dựng niềm tin này, rủi ro trong kinh doanh sẽ đƣợc khống chế, chi phí giao dịch giảm và việc kinh doanh sẽ trở nên hiệu quả, nhanh chóng. Muốn nhƣ vậy doanh nghiệp cần có mối quan hệ để kiểm tra độ tin cậy và khả năng của đối tác, cũng nhƣ dùng sức ép tập thể khi cần thiết để thực hiện cam kết. Do đó cần giữ gìn và thắt chặt hơn những mối quan hệ đang có và mở rộng để thêm những mối quan hệ mới, điều đó hết sức hữu ích trong sự phát triển đi lên của công ty.
* Về quan hệ với khách hàng
Với sự phát triển nhƣ vũ bão của kinh tế thế giới, ngày nay các công ty đều hƣớng mọi hoạt động vào khách hàng. Vì vậy, cần xây dựng chiến lƣợc khách hàng phù hợp trong từng thời kỳ. Trên cơ sở chiến lƣợc, công ty dự đoán đƣợc xu hƣớng thay đổi về khách hàng, từ đó chủ động đầu tƣ về nguồn lực để thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thu hút khách hàng tiềm năng. Công ty cần quan tâm đến các khách hàng, tình hình tiêu
92
thụ và sức phát triển của họ. Dựa trên thị trƣờng thực tế doanh nghiệp cần có cơ chế giá đảm bảo phân biệt nhóm khách hàng truyền thống và khách hàng mới, đƣa ra chính sách giá phù hợp trên cơ sở kinh doanh cộng tác phát triển lâu dài.
Xây dựng tốt quan hệ với khách hàng, đối tác và cộng đồng xã hội bằng cách kết hợp hài hoà lợi ích trƣớc mắt và lợi ích lâu dài giữa công ty và khách hàng. Qua đó hiểu rõ về nhu cầu của họ và hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh để đƣa ra những sản phẩm phù hợp với từng nhóm khách hàng.
Coi trọng chữ tín trong mọi trƣờng hợp. Chữ tín không chỉ dừng lại ở mỗi cá nhân, thành viên mà còn liên quan đến vị thế, thể diện công ty. Vì vậy bên cạnh việc chú ý nâng cao chất lƣợng sản phẩm cung cấp, việc xây dựng các chính sách hậu mãi sau bán hàng cần chú trọng để đảm bảo trách nhiệm của công ty với sản phẩm của mình, củng cố lòng tin khách hàng, hoạt động với phƣơng châm “khách hàng luôn đúng”, luôn lắng nghe và
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});