3.2.1 Tổ chức bộ máy nhân sự
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chánh công ty TNHH Hưng Thịnh
PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG SẢN XUẤT PHÕNG KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐÔC TỔNG GIÁM ĐỐC BAN ĐIỀU HÀNH NHÀ MÁY PHÕNG TÀI CHÍNH
29
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Hƣng Thịnh
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
* Ban giám đốc
- Định hƣớng hoạt động kinh doanh của Công ty, tổ chức xây dựng mối quan hệ với các đơn vị khách hàng thông qua các hoạt động kinh tế, đề ra các biện pháp thực hiện chỉ tiêu kế hoạch đảm bảo các hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
- Có quyền điều hành và quản lý toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty theo chế độ một thủ tƣớng.
- Có quyền tuyển dụng và bố trí lao động cũng nhƣ việc đề bạc, khen thƣởng, kỷ luật trong Công ty.
- Chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Nhà nƣớc và tập thể cán bộ công nhân viên của mình.
* Phòng sản xuất
- Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lƣờng chất lƣợng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xƣởng.
- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra. - Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn chất lƣợng. - Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
* Ban điều hành nhà máy
Có nhiệm vụ quản lý trong sản xuất, phân bố và phân công lao động cho công nhân, giám sát mọi hoạt động trong xƣởng sản xuất.
* Phòng tài chính
- Thực hiện lập kế hoạch thu chi tài chính hằng năm của Công ty.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tƣ, theo dõi đối chiếu công nợ.
- Tham mƣu cho Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc.
- Triển khai công tác nghiệp vụ trong toàn Công ty.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ... trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
30
Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán đúng theo quy định của Nhà nƣớc, thống kê các khoản chi phí, có kế hoạch chi trả hợp lý. Tham mƣu, báo cáo định kỳ cho Tổng giám đốc về lãi lỗ và hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra còn báo cáo cho các cơ quan ban ngành theo đúng quy định.
* Phòng kinh doanh
Trao đổi thông tin, tiếp xúc và làm việc với khách hàng trong và ngoài nƣớc. Ký kết hợp đồng mua bán, lập chứng từ mua bán nội – ngoại thƣơng. Tham dự các kỳ Hội chợ mà Công ty tham gia để mở rộng thị trƣờng xuất khẩu và tìm kiếm đối tác mới. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn thực hiện việc thu mua nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu chế biến của các xƣởng đông lạnh.
=> Nhìn chung, bộ máy nhân sự của Công ty đƣợc tổ chức theo cơ cấu tuyến, do đó tránh đƣợc tập trung toàn bộ các vấn đề quản lý, đảm bảo hệ thống quản lý có sự phối hợp chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dƣới.
Theo cơ chế quản lý này, các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ chức năng đó giải quyết. Trƣởng phòng và các phòng ban có quyền điều hành hoạt động và chịu trách nhiệm với Ban giám đốc.
Với bộ máy gọn nhẹ, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban, cá nhân đã làm cho hoạt động của Công ty có nề nếp đồng bộ và các cá nhân có điều kiện phát huy năng lực sẵn có để hoàn thành nhiệm vụ của mình.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Công ty TNHH Hƣng Thịnh là nhà phân phối tại Việt Nam sản phẩm sàn gỗ Swiss Krono tại Balan sản xuất.
Hoạt động chính của công ty là xây dựng dân dụng. San lấp mặt bằng. Mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, máy móc, thiết bị, vật tƣ ngành nông nghiệp (trừ thuốc bảo vệ thực vật).
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bao gồm: một Kế toán trƣởng và các nhân viên. Kế toán trƣởng Kế toán bán hàng Kế toán công nợ-thuế Kế toán kho Thủ quỹ
31
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hưng Thịnh
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty
- Kế toán trƣởng: Tổ chức và trực tiếp chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, điều hành bộ máy kế toán hoạt động theo đúng quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp. Thực hiện lập báo cáo tài chính và phân tích số liệu kế toán, tham mƣu ý kiến cho các cấp lãnh đạo Công ty các vấn đề về tài chính.
- Kế toán bán hàng: thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn, chăm sóc khách hàng, đốc thúc công nợ. Cập nhật giá cả, sản phẩm mới. Quản lý thông tin khách hàng: sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty. Đồng thời, hỗ trợ kế toán trƣởng.
- Kế toán công nợ - thuế: thực hiện nhiệm vụ hạch toán và theo dõi các khoản nợ khách hàng thiếu Công ty, các khoản nợ Công ty thiếu nhà cung cấp hoặc các tổ chức tài chính khác. Đồng thời tiến hành lập các báo cáo thuế.
- Kế toán kho: có nhiệm vụ giám sát và ghi nhận tình hình nhập kho, xuất kho,… các kho vật tƣ, thành phẩm.
- Thủ quỹ: bảo quản tiền mặt, tiến hành thu, chi khi có chứng từ hợp lệ. Cập nhật thu, chi, tồn tiền mặt vào Sổ quỹ, báo cáo khi cần cho Kế toán trƣởng, Ban Giám Đốc.
3.4.2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
- Công ty áp dụng luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của Việt Nam, theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các thông tin hƣớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài chính
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam
- Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
- Phƣơng pháp tính giá thành xuất kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền - Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ: phƣơng pháp đƣờng thẳng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm
- Hình thức kế toán: Công ty đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kết hợp phần sử dụng phần mềm kế toán.
32
Ghi chú:
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
* Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng đã đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính đã in ra. Cuối tháng (năm), sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Máy vi tính Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Nhập số liệu hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
33
* Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán
34
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY (2011 – 2013)
Để có đƣợc cái nhìn khái quát, tổng quan về hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty đồng thời nhằm biết đƣợc những thành tựu mà Công ty đã phấn đấu đạt đƣợc trong những năm vừa qua hay những tồn tại cần phải khắc phục, ta đi vào phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm trở lại đây: từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2011 – 2013)
Đơn vị tính: 1.000 đồng
35 Chỉ tiêu 2012/2011 2013/2012 2011 2012 2013 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu 11.511.236 14.259.715 30.597.118 2.748.479 23,88 16.337.403 114,57 2. Chi phí 11.235.480 14.231.996 30.343.581 2.996.516 26,67 16.111.585 113,21 3. Lợi nhuận 322.280 53.093 259.139 (173.714) (53,90) 112.512 75,73 4. Thuế 57.285 28.004 52.288 (29.281) (51,11) 24.284 86,71 5. Lợi nhuận sau thuế 264.996 25.089 206.851 (239.907) (90,53) 181.762 724,47
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hưng Thịnh
Qua bảng số liệu 3.1, ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty phát triển theo chiều hƣớng tốt dần. Tuy nhiên, từ năm 2011- 2013, lợi nhuận Công ty có nhiều biến động đáng kể. Năm 2012, lợi nhuận của Công ty là hơn 100 triệu giảm gần 200 triệu so với năm 2011. Tuy nhiên đến năm 2013 lợi nhuận của Công ty bắt đầu có những chuyển biến tích cực hơn. Cụ thể là lợi nhuận tăng hơn 100 triệu so với năm 2012 nhƣng vẫn ở mức thấp hơn so với năm 2011.
36
Doanh thu bao gồm 3 khoản mục chính là: doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác. Trong đó, doanh thu bán hàng luôn chiểm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu (khoảng hơn 99%). Doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ, gần nhƣ là không đáng kể. Điều đó cho thấy doanh thu bán hàng là nguồn thu chính của Công ty, doanh thu tài chính và thu nhập khác chỉ là khoản thu phụ. Cụ thể về tình hình doanh thu của Công ty trong 3 năm 2011- 2013 nhƣ sau:
Doanh thu năm 2012 đạt hơn 14 tỷ đồng (tăng 23,88%) so với năm 2011. Đến năm 2013, doanh thu tiếp tục tăng mạnh ở mức trên 30 tỷ đồng (tăng 114,57%) so với năm 2012. Nguyên nhân chủ yếu của sự gia tăng này là do công ty tìm kiếm đƣợc nhiều khách hàng mới, nhận đƣợc nhiều hợp đồng mới. Đặc biệt là trong năm 2013, Công ty nhận đƣợc một đơn đặt hàng về cửa nhựa có giá trị lớn nên dẫn đến doanh thu tăng mạnh.
- Đối với chi phí: Chi phí năm 2012 đạt hơn 14 tỷ đồng (tăng 26,67%) so với năm 2011. Đến năm 2013, chi phí cũng tiếp tục tăng mạnh ở mức trên 30 tỷ đồng (tăng 113,21%) so với năm 2012. Chi phí tăng nhanh qua các năm chủ yếu là do hoạt động sản xuất của Công ty ngày càng tăng mạnh trong khi giá cả nguồn nguyên liệu đầu vào, tiền lƣơng chi trả cho nhân công cũng tăng lên. Ngoài ra, để mở rộng quy mô hoạt động Công ty phải huy động vốn vay từ các tổ chức tài chính với lãi suất tƣơng đối cao, đồng thời các chi phí trong công tác bán hàng, quản lý doanh nghiệp cũng gia tăng đáng kể.
- Đối với thuế: Từ năm 2011- 2013, thuế có nhiều biến động đáng kể. Thuế là chỉ tiêu phụ thuộc vào doanh thu và chi phí nên doanh thu và chi phí biến động cũng dẫn đến thuế biến động theo. Năm 2012, thuế phải nộp của Công ty là hơn 28 triệu đồng (chỉ còn 1 nửa) so với năm 2011. Nhƣng đến năm 2013, lại tăng gần gấp đôi so với năm 2012 (hơn 52 triệu đồng). Ta cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách tính thuế TNDN phải nộp của Công ty nhƣ sau:
- Năm 2011, phát sinh thêm thuế đƣợc miễn, giảm trong kỳ là 24.550.651 đồng và các khoản chi không đƣợc trừ khi xác định thuế là 5.061.632 đồng nên số thuế phải nộp là 57.284.852 đồng.
- Năm 2012, phát sinh các khoản chi không đƣợc trừ khi xác định thuế là 106.928.082 đồng và thuế đƣợc miễn, giảm trong kỳ là 12.001.594 đồng nên số thuế phải nộp là 28.003.720 đồng.
- Năm 2013, phát sinh các khoản chi không đƣợc trừ khi xác định thuế là 2.300.924 đồng và số thuế TNDN chênh lệch do áp dụng mức thuế suất khác mức thuế suất 25% là 13.072.002 đồng nên số thuế phải nộp là 52.288.007 đồng.
37
Nhƣ vậy, mỗi năm Công ty có những khoản mục phát sinh khác nhau để từ đó có thể xác định đƣợc số thuế TNDN phải nộp trong năm. Mức thuế suất đƣợc áp dụng ở đây là 25%.
Sau đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 6 tháng đầu năm 2013, 2014.
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2013, 2014 Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Sáu tháng đầu năm Chênh lệch
2013 2014 Giá trị Tỷ lệ
1. Doanh thu 18.580.195 17.288.392 (1.291.803) (6,95) 2. Chi phí 18.108.656 15.433.974 (2.674.682) (14,77) 3. Lợi nhuận 472.701 2.035.244 1.562.543 330,56
38
Hình 3.5 Biểu đồ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Hƣng Thịnh 6 tháng đầu năm 2013- 2014
Qua bảng 3.2, ta thấy kết quả hoạt động kinh của Công ty 6 tháng đầu năm 2013- 2014 có xu hƣớng tốt dần. Cụ thể là lợi nhuận năm 2014 tăng mạnh so với năm 2013 (tăng 330,56%) so với năm 2013. Điều này cho thấy việc kinh doanh của Công ty ngày càng có hiệu quả mặc dù doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 thấp hơn doanh thu 6 tháng đầu năm 2013. Việc tăng đột biến của lợi nhuận phụ thuộc vào doanh thu và chi phí.
Đối với doanh thu:
Doanh thu năm 2014 là hơn 17 tỷ đồng, giảm 1.291.803 tỷ đồng so với năm 2013 (giảm 6,95%). Sở dĩ doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 thấp hơn so với 6 tháng đầu năm