a) Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: kế toán phải lập các chứng từ có liên quan làm căn cứ để kế toán ghi sổ sách và ghi nhận doanh thu. Công ty sử dụng các Chứng từ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Phiếu thu.
+ Hóa đơn giá trị gia tăng. + Danh sách thu tiền.
- Sổ sách: kế toán căn cứ vào các chứng từ trên ghi nhận vào các loại sổ sách để theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Công ty sử dụng các loại sổ sách theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + Sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu theo chi nhánh và loại dịch vụ.
b) Luân chuyển chứng từ * Giải thích lưu đồ:
Từ phiếu thu 3 liên và hóa đơn GTGT 3 liên kế toán viên chuyển sang thủ quỹ bắt đầu đối chiếu thu tiền và đóng mộc, thủ quỹ lấy phiếu thu liên 1 và hóa đơn GTGT liên 1 giao cho khách hàng, phiếu thu liên 2 và hóa đơn GTGT liên 2 chuyển qua kế toán tổng hợp, phiếu thu liên 3 và hóa đơn GTGT liên 3 thủ quỷ lưu trữ lại. Kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu, nhập vào phần mềm và lưu trữ lại phiếu thu liên 2 và hóa đơn GTGT liên 2. Để rõ hơn xem lưu đồ luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Phụ lục 3.1).
* Nhận xét:
Trình tự luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty có sự kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ hợp lý, xử lý công việc nhanh chóng điển hình như các chứng từ được tạo thành nhiều liên dễ dàng
-46-
đối chiếu và lưu lại, mỗi bộ phận có trách nhiệm riêng không kiêm nhiệm. Vì vậy tránh được thiếu sót, gian lận và tạo được hiệu suất làm việc cao.
c) Các nghiệp vụ phát sinh
Trong tháng 06 năm 2014 công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, để thực hiện đề tài ta chọn một vài nghiệp vụ phát sinh cụ thể như sau:
(1) Ngày 30/06 thu tiền mái che bãi giữ xe, phiếu thu số 6, HĐ GTGT từ 0000263 – 0000268, ký hiệu VM/11P, số tiền chưa thuế 25.672.727 đồng, thuế suất GTGT 10%.
(2) Ngày 30/06 thu lắp mái che, phiếu thu số 7, HĐ GTGT số 269, ký hiệu VM/11P, số tiền 6.260.000 đồng chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất GTGT 10%.
(3) Cho thuê mặt bằng quảng cáo DNTN Phạm Nguyễn giá cho thuê chưa bao gồm thuế GTGT 29.927.273 đồng, HĐ GTGT ký hiệu VM/11P, số 270. Thuế suất GTGT 10%.
(4) Nhân Viên Lê Trung Hiếu Thu tiền MB kios Chợ Hòa Bình, Phiếu thu số 243, HĐ GTGT số từ 0000543 – 0000577, ký hiệu VM/11P, kèm danh sách thu tiền mặt bằng 06/2014, số tiền chưa thuế GTGT 20.761.360 đồng, thuế suất GTGT 10%.
(5) Nguyễn Thị Mộng Thùy Thu tiền MB sạp Chợ An Cư, phiếu thu số 39, HĐ GTGT số từ 0002925 – 0003003, ký hiệu VM/11P, kèm danh sách thu tiền mặt bằng 06/2014, số tiền chưa thuế GTGT 23.372.727 đồng, thuế suất GTGT 10%.
(6) Nguyễn Thị Mộng Thùy Thu tiền MB kios Chợ An Cư, phiếu thu số 40, HĐ GTGT số từ 0002849 - 0002924, ký hiệu VM/11P, kèm danh sách thu tiền mặt bằng 06/2014, số tiền chưa thuế GTGT 7.340.708, Thuế suất GTGT 10%.
(7) Nhân Viên Nguyễn Thanh Tào Thu tiền MB sạp Chợ Nàng Mau, Phiếu thu số 386, HĐ GTGT số từ 0004299 – 0004404, ký hiệu VM/11P, kèm danh sách thu tiền mặt bằng 06/2014, số tiền chưa thuế GTGT 67.440.909 đồng, thuế suất GTGT 10%.
(8) Nhân Viên Nguyễn Thanh Tào Thu tiền MB kios Chợ Nàng Mau, phiếu thu số 3916, HĐ GTGT số từ 0004405 – 0004479, ký hiệu VM/12P, kèm danh sách thu tiền mặt bằng 06/2014, số tiền chưa thuế GTGT 141.319.000 đồng, thuế suất GTGT 10%.
-47-
d) Thực hiện kế toán chi tiết
Để tiện theo dõi tình hình tính toán kế toán chi tiết doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ của công ty ta có thể tham khảo bảng 4.1 dưới đây.
Bảng 4.1: Bảng chi tiết doanh thu theo dịch vụ và chi nhánh 06/2014 Đơn vị tính: đồng
Tên dịch vụ/chi nhánh Diễn giải Đơn vị tính
Số
lượng Doanh thu Dịch vụ cho thuê
Cần Thơ
Thu tiền mái che bãi giữ xe
Mặt
bằng 6 25.672.727
Thu MB quảng cáo Mặt
bằng 1 29.927.273 Thu MB kios chợ An Cư Mặt bằng 76 23.372.727 Thu MB sạp chợ An Cư Mặt bằng 79 7.340.708 … … … … An Giang Thu MB kios chợ Hòa Bình Mặt bằng 35 20.761.360 … … … … Hậu Giang Thu MB sạp chợ Nàng Mau Mặt bằng 106 67.440.909 Thu MB kios chợ Nàng Mau Mặt bằng 75 141.319.000 … … … … …. … … … … Dịch vụ lắp đặt Cần Thơ
Thu lắp mái che Lắp
đặt 1 6.260.000
… … … …
…. … … … …
Tổng doanh thu 1.300.854.418
-48-
Trong tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên đa số các nghiệp vụ chủ yếu phản ảnh nội dung doanh thu cung cấp dịch vụ thu bằng tiền mặt, bên cạnh đó cũng có một vài nghiệp vụ phản ảnh nội dung khách hàng chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Vì vậy để tiện theo dõi cho việc lên sổ kế toán chi tiết ta mô tả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ảnh nội dung doanh thu cung cấp dịch vụ thu bằng tiền mặt.
Hằng ngày khi có phát sinh nghiệp vụ kinh tế trước khi lên sổ kế toán chi tiết kế toán kiểm tra đối chiếu nội dung trên chứng từ có khớp đúng với nhau hay chưa, nếu đúng kế toán tiếp tục kiểm tra về việc tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật của chứng từ. Xong kế toán tiến hành lên sổ kế toán chi tiết, căn cứ vào phiếu thu (phụ lục 5) ngày 30 tháng 06 năm 2014, số 3916, hóa đơn GTGT (phụ lục 5) và danh sách thu tiền (phụ lục 5) kèm theo kế toán lên sổ chi tiết tài khoản 511 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cho từng chi nhánh và dịch vụ (Phụ lục 2.3).
e) Thực hiện kế toán tổng hợp
Tương tự việc thực hiện kế toán chi tiết, hằng ngày trước khi lên sổ kế toán chi tiết kế toán kiểm tra đối chiếu nội dung trên chứng từ có khớp đúng với nhau hay chưa, nếu đúng kế toán tiếp tục kiểm tra về việc tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật của chứng từ. Xong kế toán tiến hành lên sổ kế toán tổng hợp, căn cứ phiếu thu (phụ lục 5) ngày 30 tháng 06 năm 2014, số 3916, hóa đơn GTGT (phụ lục 5) và danh sách thu tiền (phụ lục 5) kèm theo kế toán lên sổ nhật ký chung (Phụ lục 1.1) tiếp theo kế toán lên sổ cái tài khoản 511 (Phụ lục 1.2) và các tài khoản 111, 3331.
Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán mới tổng hợp số liệu từ các sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh, lập các báo các tài chính và cũng làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết tương ứng với từng tài khoản.
* Nhận xét:
- Về chứng từ: số chứng từ của phiếu thu được đánh số theo từng cách của các chi nhánh không có sự thống nhất, và số phiếu thu là những con số tự nhiên nên khi lên sổ sách số chứng từ chỉ đơn thuần là những con số do đó rất khó phân biệt, gây dễ nhầm lẫn. Vì vậy nên đánh số chứng từ theo số thứ tự có kèm theo ký tự (ví dụ như phiếu thu số 1 thì ta ghi PT01TV, PT02AG, …) sẽ dễ nhìn, dễ phân biệt phiếu thu của chi nhánh nào và tránh việc ghi nhầm lẫn giữa thu và chi, riêng hóa đơn GTGT kế toán thực hiện quy định về việc gạch hóa đơn GTGT, khi kế toán lập xong các hóa đơn GTGT đã tiến hành gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn nhằm tránh việc gian lận trong kinh tế.
-49-
- Về sổ sách: Công ty nên mở các sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký thu, chi tiền, nhật ký mua, bán hàng với mục đích là quản lý các khoản thu, chi hay khoản công nợ về mua chịu, bán chịu hàng hóa trong kỳ. Các sổ nhật ký đặc biệt được ghi chép hàng ngày và cho đến định kỳ hoặc cuối kỳ mới từ các sổ nhật ký này ghi sổ cái một lần. Có thể giúp doanh nghiệp có thể giảm bớt khối lượng ghi chép vào sổ sách, tiết kiệm được chi phí kế toán bởi vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền mặt là thường xuyên và nhiều. Ngoài ra doanh nghiệp có thể biết được chính xác về tình hình biến động quỹ tiền tại công ty để có biện pháp điều chỉnh hợp lý đảm bảo doanh nghiệp lúc nào cũng đủ năng thanh khoản và hoạt động liên tục, hiệu quả.