4.1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
a) Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: kế toán phải lập các chứng từ làm căn cứ để kế toán ghi sổ sách và ghi nhận giá vốn hàng bán. Công ty sử dụng các Chứng từ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Phiếu xuất kho.
+ Chứng từ khác liên quan. + Bảng kê khấu hao tài sản.
- Sổ sách: kế toán căn cứ vào các chứng từ trên ghi nhận vào các loại sổ sách để theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Công ty sử dụng các loại sổ sách theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Sổ nhật ký chung.
+ Số cái TK 632 - Giá vốn hàng bán.
+ Số chi tiết TK 632 - Giá vốn theo chi nhánh và loại dịch vụ.
b) Luân chuyển chứng từ * Giải thích lưu đồ:
Từ lệnh bán hàng được duyệt kế toán viên chuyển đến, thủ kho bắt đầu lập phiếu xuất kho 2 liên và xuất kho, thủ kho chuyển phiếu xuất kho liên 1 và lệnh bán hàng được duyệt qua kế toán tổng hợp đồng thời lưu trữ lại phiếu xuất kho liên 2. Kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu, nhập vào phần mềm và lưu trữ lại phiếu xuất kho liên 1 và lệnh bán hàng được duyệt. Để rõ hơn xem lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán giá vồn hàng bán (Phụ lục 3.2).
-50-
* Nhận xét:
Trình tự lưu chuyển chứng từ giá vốn của công ty chặt chẽ, có sự kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ trước khi hạch toán vào phần mềm, khi có lệnh ở cấp trên mới được xuất kho, khi xuất kho có lập chứng từ đầy đủ giúp cho công ty hạn chế các vấn đề về sai thiếu sót khi nhập liệu, và hạn chế gian lận đối với thủ kho.
c) Các nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 kế toán hạch toán giá vốn dịch vụ cho thuê tháng 06 năm 2014, bảng khấu hao tài sản cố định số KH00006, ngày 30 tháng 06 năm 2014.
(2) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 hạch toán giá vốn nghiệp vụ thu lắp mái che, phiếu xuất kho ngày 30 tháng 06 năm 2014 số 574, hóa đơn GTGT ngày 25 tháng 06 năm 2014 ký hiệu AA/14P số 0013047 và các chứng từ khác có liên quan kèm theo.
d) Thực hiện kế toán chi tiết
Do Công ty tập trung kinh doanh dịch vụ là chủ yếu, hiện tại về dịch vụ cho thuê trong kỳ có phát sinh hoặc không có phát sinh về doanh thu thì cuối kỳ kế toán vẫn tính giá vốn dựa vào bảng khấu hao tài sản cố định (phụ lục 5) và căn cứ vào bảng 4.2 dưới đây kế toán theo dõi kế toán chi tiết giá vốn theo từng chi nhánh và dịch vụ cho thuê.
Bảng 4.2: Bảng tính khấu hao tài sản cho thuê
Đơn vị tính: đồng Tên TSCĐ Ngày sử dụng Thời gian sử dụng (tháng)
Nguyên giá Mức khấu
hao tháng Giá trị còn lại
TRÀ VINH 18/08/2008 300 5.000.000.000 16.666.667 4.346.666.667 CẦN THƠ 31/10/2008 300 8.000.000.000 26.666.667 6.160.000.000 AN GIANG 28/02/2010 300 5.400.000.000 18.000.000 4.446.000.000 HẬU GIANG 24/04/2011 300 7.000.000.000 23.333.333 5.334.000.000 BẠC LIÊU 05/01/2012 300 9.000.000.000 30.000.000 8.074.000.000 Cộng 34.400.000.000 114.666.667 28.360.666.667
-51-
Đối với dịch vụ lắp đặt kế toán tập hợp các chứng từ liên quan để tính giá vốn như: ngày tháng năm, ký hiệu, số hiệu các chứng từ phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ doanh thu dịch vụ lắp đặt phát sinh trong kỳ để ghi sổ, chẳng hạn để tiện theo dõi cho việc lên sổ kế toán chi tiết ta mô ta nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh nội dung giá vốn dịch vụ lắp đặt phát sinh trong kỳ.
Hằng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán căn cứ vào ngày 30 tháng 06 năm, số 574 của phiếu xuất kho và chứng từ khác liên quan, kế toán kiểm tra đối chiếu nội dung trên chứng từ có khớp đúng với nhau hay chưa, nếu đúng kế toán tiếp tục kiểm tra về việc tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật của chứng từ. Kế toán tiến hành lên sổ chi tiết tài khoản 632 theo chi nhánh và dịch vụ lắp đặt (Phụ lục 2.4).
e) Thực hiện kế toán tổng hợp
Tượng tự việc thực hiện kế toán chi tiết, hằng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán căn cứ vào ngày 30 tháng 06 năm 2014, số 574 của phiếu xuất kho và chứng từ khác liên quan, kế toán toán kiểm tra đối chiếu nội dung trên chứng từ có khớp đúng với nhau hay chưa, nếu đúng kế toán tiếp tục kiểm tra về việc tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật của chứng từ. Kế toán tiến hành lên sổ nhật ký chung (Phụ lục 1.1), sau đó căn cứ vào Sổ nhật ký chung kế toán lên sổ cái cho các tài khoản: 632, 214, 154. Sổ cái tài khoản 632 (Phụ lục 1.3).
Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán mới tổng hợp số liệu từ các sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh, lập các báo các tài chính và cũng làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết tương ứng với từng tài khoản.
* Nhận xét:
- Về chứng từ: phiếu xuất kho, cũng như đã trình bày ở phần trên kế toán nên đánh số chứng từ có kèm theo phần ký tự để dễ dàng phân biệt, tránh được sự nhầm lẫn. Ví dụ phiếu xuất kho số trong kỳ phát sinh số 574 thì ghi sổ sách là XK574.
- Về sổ sách: kế toán có mở thêm các sổ chi tiết TK 632 - Giá vốn hàng bán của từng chi nhánh và từng dịch vụ cụ thể như kế toán có mở bảng chi tiết giá vốn chi nhánh Cần Thơ, An Giang, Hậu Giang, Trà Vinh, Bạc Liêu trong bảng có phân ra từng loại dịch vụ cho thuê và lắp đặt giúp công ty dễ theo dõi và quản lý tốt chi phí này hơn (phụ lục 2.4).
-52-
4.1.2.3 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
a) Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: kế toán phải lập các chứng từ làm căn cứ để kế toán ghi sổ sách và ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh. Công ty sử dụng các chứng từ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Phiếu chi. + HĐ GTGT.
+ Bảng phân bổ chi phí trả trước. + Bảng thanh toán lương.
+ Các chứng từ khác có liên quan.
- Sổ sách: kế toán căn cứ vào các chứng từ trên ghi nhận vào các loại sổ sách để theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Công ty sử dụng các loại sổ sách theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 642 - Chi phí quản lí kinh doanh.
b) Luân chuyển chứng từ * Giải thích lưu đồ:
Từ hóa đơn GTGT của nhà cung cấp thủ quỹ bắt đầu lập giấy đề nghị thanh toán, giấy giấy đề nghị thanh toán và hóa đơn GTGT được chuyển đến giám đốc kiểm tra xét duyệt, giám đốc kiểm tra xét duyệt xong, giấy giấy đề nghị thanh toán được duyệt và hóa đơn GTGT được chuyển về thủ quỹ lại, thủ quỹ tiến hành lập lập phiếu chi 2 liên, và chi tiền cho nhà cung cấp, phiếu chi liên 2 và hóa đơn GTGT thủ quỹ chuyển sang kế toán tổng hợp đồng thời lưu trữ phiếu chi liên 1 và giấy giấy đề nghị thanh toán, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu, nhập vào phần mềm và lưu trữ phiếu chi liên 2 và hóa đơn GTGT. Để rõ hơn xem lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí quản lý kinh doanh (Phụ lục 3.3).
* Nhận xét:
Trình tự luân chuyển chứng từ chi phí quản lý kinh doanh của công ty chặt chẽ, chứng từ được lập thành nhiều liên và đầy đủ các loại chứng từ, quá trình kiểm tra đối chối các chứng từ đều được thực hiện ở các bộ phận, chính vì vậy góp phần cho ban lãnh đạo quản lý tốt chi phí này hơn.
-53-
c) Các nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 28 tháng 06 năm 2014 chi tiếp khách Trà Vinh, phiếu chi số 164 số tiền là 1.425.000.
(2) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 căn cứ vào bản lương 06/2014 tính chi phí tiền lương văn phòng tháng 06.
(3) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 chi đóng bảo hiểm cho nhân viên Chợ Hòa Bình.
Do kế toán công ty không mở sổ chi tiết theo dõi chi phí quản lý kinh doanh mà được ghi vào các sổ tổng hợp để theo dõi tình hình hình phí này. Thế nên kế toán chỉ ghi vào sổ tổng hợp.
d) Thực hiện kế toán tổng hợp
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ như phiếu chi, bảng phân bổ chi phí trả trước, bảng thanh toán lương, hoặc kèm các hóa đơn GTGT hay các chứng từ khác từ các đơn vị bên ngoài. Kế toán kiểm tra đối chiếu nội dung trên chứng từ có khớp đúng với nhau hay chưa, nếu đúng kế toán tiếp tục kiểm tra về việc tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật của chứng từ, sau đó kế toán ghi sổ nhật ký chung (Phụ lục 1.1). Tiếp theo căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái TK 642 (Phụ lục 1.3).
* Nhận xét:
- Chứng từ: phiếu Chi số theo mẫu của Bộ tài chính ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC và đầy đủ các thông tin trên chứng từ nhưng lại không đầy đủ các chữ ký.
- Về sổ sách: nhìn chung kế toán chỉ dừng lại ở các sổ kế toán tổng hợp mà thiếu đi các sổ kế toán chi tiết, chẳng hạn như hiện tại kế toán hạch toán chi phí quản lý kinh doanh chung cho tất cả các chi nhánh. Nếu mở các sổ chi tiết theo từng chi nhánh ta có thể dễ dàng biết nguồn phát sinh chi phí là do đâu, chi nhánh nào tiết kiệm chi nhánh nào không từ đó dễ dàng kiểm soát chi phí, cắt giảm các khoản chi phí cho là không hợp lý góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
4.1.2.4 Kế toán chi phí tài chính
a) Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: kế toán phải lập các chứng từ này làm căn cứ để kế toán ghi sổ sách và ghi nhận chi phí tài chính. Công ty sử dụng các Chứng từ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
-54- + Giấy báo nợ.
+ Ủy nhiệm chi.
- Sổ sách: kế toán căn cứ vào các chứng từ trên ghi nhận vào các loại sổ sách để theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Công ty sử dụng các loại sổ sách theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Sổ nhật ký chung.
+ Số cái TK 635 - Chi phí tài chính.
b) Luân chuyển chứng từ * Giải thích lưu đồ:
Từ giấy báo nợ của nhà ngân hàng thủ quỹ lập giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán và giấy báo nợ được chuyển đến giám đốc kiểm tra xét duyệt, giám đốc kiểm tra xét duyệt xong, giấy đề nghị thanh toán được duyệt và giấy báo nợ được chuyển về thủ quỹ lại, thủ quỹ tiến hành lập lập ủy nhiệm chi hai liên, ủy nhiệm chi liên hai và giấy báo nợ thủ quỹ chuyển sang kế toán tổng hợp, ủy nhiệm chi liên một chuyển cho ngân hàng đồng thời thủ quỹ lưu trữ giấy đề nghị thanh toán, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu, nhập vào phần mềm và lưu trữ ủy nhiệm chi liên hai và giấy báo nợ của ngân hàng. Để rõ hơn xem lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí tài chính (Phụ lục 3.4).
* Nhận xét:
Trình tự luân chuyển chứng từ chi phí tài chính của công ty chặt chẽ, chứng từ được lập thành nhiều liên và đầy đủ các loại chứng từ, quá trình kiểm tra đối chiếu các chứng từ đều được thực hiện ở các bộ phận, chính vì vậy góp phần cho ban lãnh đạo quản lý tốt chi phí này hơn.
c) Các nghiệp vụ phát sinh
Ngày 30 tháng 06 năm 2014 chi trả lãi vay cho Quỹ Đầu Tư Thành Phố Cần Thơ bằng chuyển khoản theo thông báo Quỹ Đầu Tư Thành Phố Cần Thơ ngày 23/06/2014, số tiền 3.916.000, ủy nhiệm chi số 215.
d) Thực hiện kế toán tổng hợp
Tương tự thực hiện kế toán chi tiết, hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ như giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, kế toán kiểm tra đối chiếu nội dung trên chứng từ có khớp đúng với nhau hay chưa, nếu đúng kế toán tiếp tục kiểm tra về việc chứng từ có đầy đủ nội dung, xong kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung (Phụ lục 1.1), sau đó căn cứ vào sổ
-55-
nhật ký chung kế toán lên sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 635 (Phụ lục 1.4).
* Nhận xét:
- Về chứng từ: ủy nhiệm chi, cũng như đã trình bày ở phần trên kế toán nên đánh số chứng từ có kèm theo phần ký tự để dễ dàng phân biệt, tránh được sự nhầm lẫn. Ví dụ ủy nhiệm chi số 215 thì ghi sổ sách là UNC215.
- Về sổ sách: kế toán nên mở thêm bảng đối chiếu với ngân hàng để có thể thuận lợi cho việc theo dõi chi phí này.
4.1.2.5 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
a) Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: kế toán phải lập phiếu kết chuyển làm căn cứ để kế toán ghi sổ sách và ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Công ty sử dụng các Chứng từ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.
- Sổ sách: kế toán căn cứ vào các chứng từ trên ghi nhận vào các loại sổ sách để theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Công ty sử dụng các loại sổ sách theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC gồm:
+ Sổ nhận ký chung.
+ Sổ cái TK 821 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
b) Luân chuyển chứng từ * Giải thích lưu đồ:
Từ phiếu kết chuyển kế toán tổng hợp tính thuế thuế thu nhập doanh nghiệp và lập tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, sau đó kế toán tổng hợp chuyển phiếu kết chuyển và tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính qua kế toán trưởng, kế toán trưởng kiểm tra, ký tên và chuyển về lại cho kế toán tổng hợp nhập vào phần mềm sau đó lưu phiếu kết chuyển lại đồng thời nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính cho cơ quan thuế. Để rõ hơn xem lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (Phụ lục 3.5).
* Nhận xét:
Trình tự luân chuyển chứng từ chi phí thuế thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty tương đối hợp lý, tuy nhiên các chứng từ nên được lập nhiều liên, để các bộ phận có thể lưu lại và kiểm tra kỷ hơn nhằm hạn chế thiếu sót trong quá trình làm việc.
-56-
c) Các nghiệp vụ phát sinh
Ngày 30 tháng 06 năm 2014 căn cứ vào phiếu kết chuyển số K/C 06/2014, ngày 30/06/2014. Tính chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
d) Thực hiện kế toán tổng hợp
Kế toán căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, kế toán ghi vào số nhật ký chung (Phụ lục 1.1), sau đó từ số nhật ký chung kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 821 chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (Phụ lục 1.5) theo dõi tình hình chi phí này. Cuối năm kế toán tổng hợp các sổ về chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp quyết toán với cơ quan thuế, nếu nộp chưa đủ thì nộp thêm, dư thì kế toán chuyển qua kỳ sau.
* Nhận xét:
- Về chứng từ: phiếu kết chuyển đầy đủ các chữ ký, đúng biểu mẫu qui