3.4.1 Sơ đồ bộ tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu Tư - Phát Triển Chợ - Siêu Thị Việt Mai
Hình 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
a) Kế toán trưởng
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán.
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty.
Kế toán trưởng Công ty Việt Mai
Kế toán tổng hợp KTV địa bàn chợ An Cư Kế toán viên công ty mẹ Thủ quỹ KTV chi nhánh An Giang KTV chi nhánh Bạc Liêu Giang KTV chi nhánh Hậu Giang KTV chi nhánh Trà Vinh
-35-
b) Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. - In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định.
- Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
- Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
c) Kế toán viên
- Theo dõi, thu thập toàn bộ chứng từ phát sinh và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại nơi mà kế toán trưởng phân công.
- Cuối kỳ các kế toán viên tập hợp các sổ sách và chứng từ có liên quan bàn giao cho kế toán tổng hợp.
d) Thủ quỹ
- Thực hiện thu, chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán và các loại ngoại tệ. Kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trước khi thu, chi, chữ ký, chứng minh thư nhân dân, số tiền.
- Đối chiếu bảng kê thu, chi tiền khớp đúng với chứng từ và thực tế, đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán.
- Kiểm tra phát hiện tiền giả, lập biên bản thu giữ theo đúng quy định hiện hành. Chọn lọc tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, loại bỏ tiền theo quy định.
-36-
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán
- Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm).
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
* Sơ đồ ghi chép hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu Tư - Phát Triển Chợ - Siêu Thị Việt Mai
Hình 3.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung của công ty Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
-37-
* Trình tự ghi sổ kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
* Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty
Để giúp kế toán thực hiện tốt công tác tai đơn vị, hiện nay công ty đã đưa trang thiết bị máy tính vào công tác kế toán và công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET. Đây là phần mềm tự động do công ty yêu cầu thiết kế theo tình hình thực tế tại công ty và theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC. Mỗi kế toán đều được trang bị một máy vi tính để thực hiện ghi chép, tính toán và lưu hồ sơ.
-38-
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu Tư - Phát Triển Chợ - Siêu Thị Việt Mai
Hình 3.4 Phân hệ mua hàng trong phần mềm MISA SME.NET
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu Tư - Phát Triển Chợ - Siêu Thị Việt Mai
-39-
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nhập trước xuất trước.
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƢỢT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN NĂM 2011 - 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 TRONG GIAI ĐOẠN NĂM 2011 - 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
3.5.1 Sơ lƣợt kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn năm 2011 - 2013
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì để có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt thì đòi hỏi doanh nghiệp phải hoạt động có hiệu quả. Lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng nhất để xác định xem doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không. Từ đó đưa ra các giải pháp để tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất nếu doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, hoặc đưa ra các giải pháp khắc phục nếu như doanh nghiệp hoạt động không có hiệu quả. Do đó, cần phải xem xét đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp xem có hiệu quả hay không, để có thể đề xuất các giải pháp tốt nhất và kịp thời cho doanh nghiệp.
-40-
Bảng 3.1: Sơ lược kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011 - 2013
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2011, 2012, 2013
Chỉ tiêu
Năm Chênh lệch năm
2012/2011
Chênh lệch năm 2013/2012
2011 2012 2013 Số tiền % Số tiền %
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Chi phí tài chính
Chi phí quản lí kinh doanh Lợi nhuận kế toán trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp
10.722.657 3.550.711 7.171.945 3.328.500 1.139.252 2.704.193 540.839 10.820.112 3.784.733 7.035.379 2.775.000 1.978.000 2.282.379 456.476 13.276.129 2.648.758 10.627.370 2.650.785 2.442.304 5.534.281 1.106.856 97.455 234.022 (136.566) (553.500) 838.748 (421.814) (84.363) 0,91 6,59 (1,90) (16,63) 73,62 (15,60) (15,60) 2.456.017 (1.135.975) 3.591.991 (124.215) 464.304 3.251.902 650.380 22,70 (30,01) 51,06 (4,48) 23,47 142,48 142,48 Lợi nhuận sau thuế 2.163.355 1.825.903 4.427.425 (337.452) (15,60) 2.601.522 142,48
-41-
Qua bảng 3.1, ta nhận thấy rằng doanh thu của công ty từ năm 2011 - 2013 đều có sự tăng trưởng, cụ thể từ 10.722.657 nghìn đồng trong năm 2011
tăng lên 10.820.112 nghìn đồng trong năm 2012, tức là tăng 97.455 nghìn đồng (tương đương 0,91%). Sang năm 2013, tổng doanh thu tiếp tục tăng đến 13.276.129 nghìn đồng, vượt hơn năm 2012 là 22,70% tức là tăng 2.456.017 nghìn đồng.
Bên cạnh sự tăng trưởng của doanh thu thì tình hình chi phí giá vốn của công ty có sự tăng giảm không đều trong giai đoạn từ năm 2011 - 2013, chi phí giá vốn tăng lên ở năm 2012 nhưng lại giảm ở năm 2013. Cụ thể trong năm 2011 chi phí giá vốn là 3.550.711 nghìn đồng và trong năm 2012 chi phí giá vốn là 3.784.733 nghìn đồng, tức tăng 234.022 nghìn đồng (tương đương 6,59%), nguyên nhân là do hoạt động cung ứng dịch vụ của công ty tăng. Bên cạnh đó do chi phí quản lý kinh doanh năm 2012 tăng so với năm 2011 cụ thể 838.748 nghìn đồng tương đương (73,62%) nên đã góp phần làm cho lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2012 giảm 253.089 nghìn đồng (tương đương 15,60%), điều này cho thấy công ty hoạt động có xu hướng đi xuống. Công ty cần quản lý tốt chỉ tiêu chi phí quản lý kinh doanh và có chính sách kinh doanh phù hợp hơn.
Riêng trong năm chi phí giá vốn của năm 2013 giảm nhiều so với năm 2012 là 1.135.975 nghìn đồng (tương đương 30,01%), sở dĩ là do công ty bàn giao một công trình cho công ty khác và một phần là do dịch vụ lắp đặt mái che, nhà tiền chế, cửa nhôm có xu hướng giảm xuống nên làm cho giá vốn giảm xuống thế nhưng doanh thu tăng lên nên làm cho lợi nhuận gộp trong năm 2013 tăng mạnh so với năm 2012, cụ thể là tăng 3.591.991 nghìn đồng (tương đương 51,06%), nguyên nhân là do doanh thu từ công trình bàn giao và doanh thu hoạt động cho thuê mặt bằng tăng lên trong năm. Từ kết quả phân tích trên cho ta thấy công ty đang hoạt động có hiệu quả trong năm 2013.
3.5.2 Sơ lƣợt kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm trong giai đoạn 2012 - 2014 đầu năm trong giai đoạn 2012 - 2014
Sau khi phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ 2011 đến 2013 thì chúng ta thấy rằng công ty đang trên đà phát triển, bằng chứng là lợi nhuận tăng dần qua các năm. Tuy nhiên năm tài chính của của năm 2014 thì vẫn chưa kết thúc, vì vậy để nắm rõ thêm tình hình hoạt động kinh doanh của công ty chúng ta khảo sát sơ lược 6 tháng đầu năm trong giai đoạn 2012 - 2014 của công ty.
-42-
Bảng 3.2: Sơ lược kết quả kinh doanh trong 6 tháng đầu của công ty qua 3 năm 2012 - 2014
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 6 tháng đầu năm 2012, 2013, 2014
Chỉ tiêu
6 tháng đầu năm Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2013/2012
Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2014/2013
2012 2013 2014 Số tiền % Số tiền %
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Chi phí tài chính
Chi phí quản lí kinh doanh Lợi nhuận kế toán trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp
5.341.713 1.576.972 3.764.741 1.156.250 824.167 1.784.324 356.865 5.940.717 1.030.073 4.910.643 1.030.861 949.785 2.929.998 586.000 7.525.604 2.028.331 5.497.273 1.664.250 378.552 3.454.472 690.894 599.004 (546.899) 1.145.902 (125.389) 125.618 1.145.674 229.135 11,21 (34,68) 30,44 (10,84) 15,24 64,21 64,21 1.584.887 998.258 586.630 633.389 (571.233) 524.474 104.894 26,68 96,91 11,95 61,44 (60,14) 17,90 17,90 Lợi nhuận sau thuế 1.427.459 2.343.998 2.763.578 916.539 64,21 419.580 17,90
-43-
Qua bảng 3.2 kết quả kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2014 dễ dàng nhận thấy rằng doanh thu của 6 tháng đầu năm 2014 tăng nhiều so với các số cùng kỳ trong năm 2012 và 2013. Cụ thể là năm 2014 tăng so với 2013 là 1.584.887 nghìn đồng (tương đương 26,68%), và so với năm 2012 thì doanh thu năm 2013 đạt mức 5.940.717 nghìn đồng, tăng 599.004 nghìn đồng (tương đương 11,21%). Chuyển biến này là do công ty sau khoảng thời gian hoạt động kinh doanh cũng như nỗ lực mở rộng thị trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều tiểu thương và thương nhân dễ dàng đăng ký kinh doanh buôn bán ở nhiều tỉnh thành, bằng chứng là chi nhánh của công ty đã tăng lên ở nhiều tỉnh khắp đồng bằng sông Cửu Long.
Về phần chi phí, 6 tháng đầu năm 2014 thì chỉ tiêu chi phí quản lý kinh doanh giảm, cụ thể là năm 2014 thì chi phí quản lý kinh doanh là 378.552 nghìn đồng giảm so với năm 2013 là 571.233 nghìn đồng (tương đương 60,14%) là do công ty đã quản lý tốt về chỉ tiêu chi phí này, chẳng hạn như cắt giảm bớt những nhân viên có năng lực làm việc kém hiệu quả, hạn chế những chi phí không nhất thiết cho công ty. Năm 2013 thì chi phí này tăng cao so với năm 2012, tăng 125.618 nghìn đồng (tương đương 15,24%), vì trong năm 2013 công ty đã mở rộng thêm thị trường nên chi phí dành cho việc quản lý cũng như quảng bá cho công ty ngày càng nhiều, song song công ty đưa những nhân viên có nâng lực đi học thêm chuyên môn để cùng nhau góp phần cho công ty lớn mạnh hơn.
Bên cạnh doanh thu từ hoạt động kinh doanh, doanh thu từ hoạt động tài chính cũng không kém phần quan trọng để công ty tăng lợi nhuận, thực tế công ty chưa có khoản thu nhập nào từ chỉ tiêu này trong 6 tháng đầu 3 năm 2012 - 2014, công ty cần xem xét và đề ra giải pháp để tăng khoản thu này. Bênh cạnh đó chi phí tài chính thì phát sinh có xu hướng tăng cao qua các năm, cụ thể 6 tháng đầu năm 2014 chi phí này lên đến 1.664.250 nghìn đồng so với cùng kỳ năm 2013 tăng 633.389 nghìn đồng (tương đương 61,44%), chi phí tài chính tăng là do công ty mở rộng thị trường để đầu tư kinh doanh nên cần nguồn vốn lưu động rất cao. Do đó đòi hỏi công ty phải tăng cường nguồn vốn bằng cách đi vay các tổ chức tín dụng. Những vấn đề trên cũng chính là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng một phần đến lợi nhuận trước thuế của công ty, nhưng do công ty có tầm nhìn xa, chiếc lược kinh doanh hợp lý, đúng đắn, sử dụng vốn có hiệu quả trong việc đầu tư kinh doanh nên lợi nhuận trước thuế của công ty vẫn tăng qua các năm, điển hình lợi nhuận trước thuế 6 tháng đầu năm 2014 đạt 3.454.472 nghìn đồng tăng 524.474 nghìn đồng (tương đương 17,90%) so với cùng kỳ năm 2013. Lợi nhuận trước thuế năm 2012 đạt 1.784.324 nghìn đồng thấp hơn năm 2013 đến 1.145.674 nghìn đồng (tương
-44-
đương 64,21%). Đây là tín hiệu đáng mừng chứng tỏ công ty đang từng bước ổn định và phát triển.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
3.6.1 Thuận lợi
- Công ty có thể mạnh dạng sử dụng vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. - Dễ kiểm soát các hoạt động kinh doanh, cũng như có thể khắc phục kịp thời các vấn đề khó khăn trong việc kinh doanh.
- Được Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi trong việc nộp các khoản thuế, được ưu đãi trong việc vay vốn kinh doanh.