3.2.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng người:
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và toàn bộ hoạt động tài chính của công ty, có nhiệm vụ tổ chức và điều hành bộ máy kế toán của công ty.
Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ làm công tác kết chuyển các số dư tài khoản, khoá sổ cuối kỳ, lập bảng cân đối phát sinh, báo cáo nhanh tình hình hoạt động kinh doanh trong kỳ đến Ban Giáp Đốc và Kế toán trưởng, lập báo cáo thuế vào
Kế Toán Giá Thành& TSCĐ Kế Toán Thanh Toán Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Thủ Quỹ & Kế Toán Ngân Hàng Kế Toán Vật Tư
43
cuối kỳ (cuối tháng), kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đầu ra và thực hiện việc hoàn thuế (nếu có).
Kế toán thanh toán:Chịu trách nhiệm ghi chép thu, chi tiền khi có chứng từ hợp lệ, thường xuyên đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.
Thủ quỹ:Quản lý toàn bộ tiền mặt tại công ty và cuối ngày đối chiếu số dư với kế toán thanh toán. Kiêm kế toán Ngân hàng: theo dõi công nợ phải thu, phải trả, có trách nhiệm vào sổ chi tiết Ngân hàng, theo dõi số dư tiền tại Ngân hàng, các khoản vay và trả nợ vay, báo cáo kịp thời đến kế toán trưởng.
Kế toán vật tư: Có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ xuất nhập kho, nguồn vật tư, nhận hoá đơn đầu vào nộp về phòng kế toán.
Kế toán giá thành và TSCĐ: Hằng ngày vào sổ chi tiết các chứng từ phát sinh.
Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình xây dựng cơ bản dở dang các công trình mua sắm lắp đặt, cuối kỳ tổng hợp số liệu báo cáo, đồng thời tính khấu hao TSCĐ và giá trị công trình xây dựng dở dang.
Tổng hợp chi phí cuối kỳ, cuối tháng lên báo cáo nhanh kết quả hoạt động kinh doanh của tháng đến BGĐ và kế toán trưởng, cuối kỳ lên giá thành các sản phẩm sản xuất, vào sổ chi tiết kho thành phẩm, báo cáo giá vốn hàng bán của tháng, quý.
3.2.2.3.Chế độ kế toán áp dụng
Hệ thống tài khoản sử dụng: hệ thống tài khoản Công ty TNHH Thuận Hưng sử dụng bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho: Phương pháp tính giá xuất kho của công ty là Bình quân gia quyền.
44
Phương pháp tính giá thành: Phương pháp trực tiếp.
Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: theo chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
3.3 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Chức năng: Công ty TNHH Thuận Hưng là doanh nghiệp chuyên sản xuất và xuất khẩu mặt hàng thủy sản đông lạnh.
Các thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là thị trường như: Úc, EU, Bắc Mỹ, Trung đông và thị trường nội địa
Công ty đã nhận được nhiều đơn đặt hàng của các nước nhờ vậy doanh thu của công ty ngày càng gia tăng cho thấy họat động có hiệu quả trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay, góp phần làm giàu cho đất nước.
3.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THUẬN HƯNG TRONG 3 NĂM: 2010-2012
Công ty TNHH Thuận Hưng được thành lập từ năm 2001. Tính đến năm 2013 đã được 12 năm. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể. Sau đây là một số chỉ tiêu thể hiện quy mô và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty :
45
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thuận Hưng trong 3 năm: 2011-2012
Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải Mã số Thuyết minh 2012 2011 2010
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 277.909.870.048 455.344.655.380 481.840.131.266
- Trong đó: Doanh thu xuất khẩu 235.394.486.082 389.453.362.799 413.029.432.186
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 03 4.969.731.590 4.340.935.080 95.404.500
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(10=01-03) 10 272.940.138.458 451.003.720.300 481.744.726.766
4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 239.337.910.368 428.558.861.206 446.757.514.837 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(20=10-11) 20 33.602.228.090 22.444.859.094 34.987.211.929
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 1.441.300.100 14.573.649.051 11.140.576.412
7. Chi phí tài chính 22 VI.28 7.472.311.316 6.680.762.214 6.407.956.003
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 6.699.642.149 5.164.873.437 2.803.618.071
8. Chi phí bán hàng 24 19.005.395.135 27.918.255.025 29.325.548.451
9. Chi phí quản lí doanh nghiệp 25 6.910.582.526 2.338.249.295 6.737.625.627
10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD [30=20+(21-22)-
(24+25)] 30 1.655.239.213 81.241.611 3.656.658.260 11. Thu nhập khác 31 1.568.614.389 2.680.407.071 258.194.933 12. Chi phí khác 32 847.604.177 380.248 171.792.995 13. Lợi nhuận khác (40=32-32) 40 721.010.212 2.680.026.823 86.401.938 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50
2.376.249.425 2.761.268.434 3.743.060.198
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 594.062.356 690.317.109 935.765.050
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30 - - -
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60=50-51) 60
1.782.187.069 2.070.951.326 2.807.295.149
46
Bảng 3.2 Tình hình biến động của các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm từ 2010 đến năm 2012
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Mã số
Chênh lệch năm 2011 so với
2010 Chênh lệch năm 2012 so với 2011
Giá trị % Giá trị %
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 (26.495.475.886) (5,5) (177.434.785.332) (38,97)
- Trong đó: Doanh thu xuất khẩu (23.576.069.387) (5,7) (154.058.876.717) (39,56)
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 03 4.245.530.580 4450,0 628.796.510 14,49
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-03)
10
(30.741.006.466) (6,4) (178.063.581.842) 39,48 4. Giá vốn hàng bán 11 (18.198.653.631) (4,1) (189.220.950.838) (44,15) 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(20=10-11)
20
(12.542.352.835) (35,8) 11.157.368.996 49,71 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 3.433.072.639 30,8 (13.132.348.951) (90,11) 7. Chi phí tài chính 22 272.806.211 4,3 791.549.102 11,85
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 2.361.255.366 84,2 1.534.768.712 29,72 8. Chi phí bán hàng 24 (1.407.293.426) (4,8) (8.912.859.890) (31,92)
9. Chi phí quản lí doanh nghiệp 25 (4.399.376.332) (65,3) 4.572.333.231 195,5
10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD [30=20+(21-22)- (24+25)] 30 (3.575.416.649) (97,8) 1.573.997.602 1,937,43 11. Thu nhập khác 31 2.422.212.138 938,1 (1.111.792.682) (41,48) 12. Chi phí khác 32 (171.412.747) (99,8) 847.223.929 222.808,25 13. Lợi nhuận khác (40=32-32) 40 2.593.624.885 3001,8 (1.959.016.611) (73,10)
14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 (981.791.764) (26,2) (385.019.009) (13,94) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 (245.447.941) (26,2) (96.254.753) (13,94) 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 - -
47
Nhận xét: Sau khi so sánh các chỉ tiêu thể hiện qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên ta thấy từ năm 2010 đến năm 2012 tất cả các chỉ tiêu đều biến động, sau đây là một số chỉ tiêu chủ yếu:
Về doanh thu: doanh thu thuần năm 2011 so với năm 2010 giảm không đáng kể cụ thể là năm 2010 doanh thu thuần công ty đạt 481.744.726.766 đồng đến năm 2011 là 451.003.720.300 đồng giảm 30.741.006.466 đồng (tương đương 6,4%), nhưng năm 2012 so với năm 2011 giảm mạnh cụ thể là năm 2011 451.003.720.300 đồng đến năm 2012 là 272.940.138.458 đồng giảm 178.063.581.842 đồng (tương đương 39,5%) nguyên nhân là do giai đoạn từ 1-8- 2011 đến 31-7-2012, thuế chống bán phá giá (CBPG) philê cá tra đông lạnh nhập khẩu từ Việt Nam vào thị trường Hoa Kỳ với mức thuế dành cho 2 doanh nghiệp bị đơn bắt buộc là 0,42 USD/kg và 2,15 USD/kg và cho các doanh nghiệp bị đơn tự nguyện là 0,99 USD/kg, điều này có ảnh hưởng đến công ty vì thế doanh thu giảm mạnh từ năm 2011 đến 2012.
Về lợi nhuận: từ năm 2010 đến năm 2012 công ty đạt được lợi nhuận đáng kể. Mặc dù doanh thu giảm qua các năm nhưng lợi nhuận sau thuế từ năm 2010 đến năm 2012 vẫn ở mức dương. Mặc dù vây lợi nhuận sau thuế vẫn giảm qua các năm cụ thể là năm 2010 lợi nhuận sau thuế công ty đạt 2.807.295.149 đồng đến năm 2011 là 2.070.951.326 đồng giảm 736.343.823 đồng (tương đương 26,3%) nguyên nhân chủ yếu là do giá cá tra nguyên liệu tăng mạnh vào năm 2011 (năm 2010: 16.500 đ/kg, năm 2011 : 21.500 đ/kg), do bị áp đặt thuế chống bán phá giá (CBPG) philê cá tra đông lạnh nhập khẩu từ Việt Nam vào thị trường Hoa Kỳ nên lợi nhuận sau thuế năm 2012 so với năm 2011 vẫn giảm cụ thể là năm 2011 lợi nhuận sau thuế công ty đạt 2.070.951.326 đồng đến năm 2012 là 1.782.187.69 đồng giảm 288.764.257 đồng (13,9%).
Các chỉ tiêu trên cho thấy 3 năm gần đây việc kinh doanh của công ty dần đạt được sự ổn định và có sự phát triển tốt đúng với những mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Mặc dù trong nội bộ công ty có sự biến động về nhân sự, về vốn; đã có những thời điểm công ty thiếu vốn phải vay ngân hàng để bổ sung làm phát sinh chi phí tài chính song cũng không gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Diều đó cho thấy ban lãnh đạo công ty đã có sự đường lối quản lí, định hướng kinh doanh khá tốt. Điểm mấu chốt là công ty đã xây dựng được đội ngũ cán bộ làm công tác kinh doanh có kiến thức, kinh nghiệm và lòng nhiệt tình. Đó chính
48
là nềm tảng vững mạnh để phát triển công ty, một cách bền vững trong những năm tiếp theo.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THUẬN HƯNG
3.5.1 Thuận lợi
Trang thiết bị máy móc hiện đại cùng với đội ngũ cán bộ quản lý sản xuất chặc chẽ nên sản phẩm làm ra chất lượng tốt nên sản phẩm làm ra đạt chất lượng tốt đủ tiêu chuẩn để xuất khẩu sang thị trường nước ngoài một cách thuận lợi.
Xuất khẩu sang các thị trường lớn như Úc, EU, Bắc Mỹ, Trung đông.
Công ty ở Đồng bằng sông Cửu Long nơi có nhiều nước ngọt nổi tiếng về nghề nuôi trồng thủy sản nên nguồn cá tra nguyên liệu sạch dồi giàu.
Nhận được nhiều đơn đặt hàng và sự tin tưởng của khách hàng. Tham gia Hiệp hội chế biến và xuất khẩu thủy sản (VASEP).
3.5.2 Khó khăn
Thị trường Mỹ áp thuế chống bán phá giá đối với sản phẩm cá tra phi lê. Gặp một số khó khăn khi thực hiện chuỗi liên kết giữa nông dân nuôi cá với doanh nghiệp.
Giá cá tra phi lê xuất khẩu ra các thị trường giảm. Chi phí đầu tư nuôi cá cao.
Các thị trường địa lí xa xôi, chi phí vận chuyển khá cao, dẫn đến giảm lợi nhuận.
3.5.3 Định hướng phát triển
Mở rộng thị trường tiêu thụ sang Tây Á, Nam Á, Châu Phi.
Tạo việc làm cho người lao động từ đó giúp nâng cao đời sống nhân dân,
thúc đẩy nền kinh tế đất nước, nâng cao chất lượng sản phẩm, bảo đảm an toàn
thực phẩm.
Tối thiểu các khoản chi phí để tăng lợi nhuận cho công ty.
Mở rông quy mô sản xuất, nâng cao tay nghề cho công nhân, cũng như cán bộ quản lí công ty.
49
Bảng 3.3 Dự kiến kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Dự kiến năm 2013
Số lượng bán (tấn) 4.000,00
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
284.748.000.000
2. Doanh thu tài chính
1.500.000.000 3. Các khoản giảm trừ 4. Giá vốn hàng bán 251.157.000.000 5. Chi phí tài chính 6.800.000.000
Chi phi lãi vay
6.800.000.000
6. Chi phí bán hàng và QLDN
26.200.000.000
7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 2.091.000.000 8. Thu nhập khác chi phí khác 9. Chi phí khác 10.Lợi nhuận khác
11.Tổng thu nhập chịu thuế
2.091.000.000
12.Thuế TNDN phải nộp
13.Thu nhập sau thuế
50
CHƯƠNG 4:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN THUẬN HƯNG
4.1 ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Công ty TNHH Thuận Hưng là doanh nghiệp chuyên sản xuất và xuất khẩu mặt hàng thủy sản đông lạnh.. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty là Cá Tra Fillet, Cá Tra cắt miếng, Cá Tra nguyên con cắt khúc, Cá Tra fillet tẩm bột.
4.2 CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CÔNG TY
4.2.1 Các phương thức bán hàng chủ yếu
Trong kinh doanh để có thể đẩy mạnh khối lượng hàng hóa tiêu thụ của doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh nhất đạt lợi nhuận cao thì có nhiều phương thức tiêu thụ hàng hoá. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể mà đưa ra các phương thức bán hàng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với thị trường và mặt hàng tiêu thụ của mình. Công ty đã lựa chọn một số phương thức bán hàng phù hợp với tình hình thực tế bao gồm:
- Hình thức bán hàng nội địa
Hình thức bán lẻ được áp dụng tại kho của công ty, khách hàng đến trực tiếp kho của công ty để mua hàng. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán lập hoá đơn GTGT. Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu đưa hàng đến tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3- liên xanh).
- Hình thức bán hàng xuất khẩu
Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của công ty lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán.Phòng kế cũng lập toán phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên.
51
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn bán hàng được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.
Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn bán hàng của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu, sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất.
Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn khiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể băng tiền mặt hoặc tiền gửi.
4.2.2 Các phương thức thu tiền chủ yếu mà công ty áp dụng
Công tác tiêu thụ trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau. Mặc dù vậy, việc tiêu thụ này nhất thiết phải được gắn liền với hoạt động thanh toán của người mua. Các phương thức thanh toán chủ yếu bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua bán giao dịch thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức này trong thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ, đơn giản vì thông thường các cá nhân, các doanh nghiệp chỉ giữ một lượng tiền mặt đủ để chi dùng cho nhu cầu của họ. Số còn lại họ gửi vào ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng để bảo đảm an toàn và sinh lời. Thông thường hình thức này được áp dụng trong
