- Tên giao dịch trong nýớc: CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG.
- Tên giao dịch quốc tế: AN GIANG IMPORT Ờ EXPORT COMPANY - Tên viết tắt: ANGIMEX
- Tiền thân: CÔNG TY NGOẠI THÝạNG AN GIANG. - Ngày thành lập: 23 Ờ 7 Ờ 1976.
- Mã số thuế: 160023073
- Trụ sở chắnh: số 01 Ngô Gia Tự, TP. Long Xuyên, tỉnh An Giang. - Website: www.angimex.com.vn
- Email: rice@angimex.com.vn
- Fax: 84 -76 - 3841548
- Điện thoại: 84 -76 - 3843239
Đýợc thành lập ngày 23/07/1976 và cổ phần hóa ngày 01/01/2008, Angimex là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực lýõng thực, vật tý nông nghiệp, thýõng mại dịch vụ,Ầ với ngành hàng chủ lực là lúa, gạo. Hõn 35 nãm kinh nghiệm hoạt động kinh doanh, Angimex rất tự hào đã đýợc các khách hàng khó tắnh từ các thị trýờng Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Á,Ầ cũng nhý khách hàng trong nýớc tin týởng và chấp nhận.
Với hệ thống kiểm soát chất lýợng chặt chẽ, Angimex đã, đang và sẽ cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lýợng cao nhất và dịch vụ chuyên nghiệp nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Angimex không ngừng cải tiến để đáp ứng sự kỳ vọng, mong muốn ngày càng cao của khách hàng cũng nhý yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trýờng.
Là một doanh nghiệp tiêu biểu của Tỉnh An Giang nói riêng và của Việt Nam nói chung, Angimex luôn quan tâm đến cộng đồng, luôn ý thức về bảo vệ môi trýờng. ỘChung tay xây dựng một diện mạo mới cho nông thôn Việt Nam cũng nhý nông thôn An Giang và luôn gắn kết với ngýời nông dân trong chuỗi
20
giá trị lúa gạoỢ là hoài bảo và trách nhiệm của công ty chúng tôi trong suốt quá trình kinh doanh.
3.2 Cạ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK AN GIANG 3.2.1 Cõ cấu tổ chức và quản lý của công ty
3.2.1.1 Sõ đồ tổ chức và quản lý
(Nguồn: công ty cổ phần XNK An Giang)
Hình 3.1 Sõ đồ tổ chức và quản lý công ty cổ phần XNK An Giang
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Ban Tổng Giám đốc
Ban kiểm soát
Trung tâm kinh doanh Gạo nội địa CNLT Angimex 2
CNLT Angimex Trung tâm kinh doanh Honda Chánh VP PX Hòa An PX Chợ Mới PX Bình Khánh PX Đồng Lợi PX Thoại Sơn PX Cổng vong PX Long Xuyên PX Bình Thành PX Ba Thê PX Hòa Lạc PX Châu Đôc PX Châu Phú Dự án Đa Phước
Trung tâm phát triển vùng nguyên liệu
Bộ phận Vùng Nguyên Liệu Nhà máy SXKD Giống CH Vật tư nông nghiệp CH AGIMEX1 CH AGIMEX1 CH AGIMEX1 CH TMDV Thoại Sơn Chi Nhánh TP.HCM P.Hành Chinh Nhân Sự P. Marketing P.Tài chắnh Ờ kế toán P.Đầu tư Xây dựng Thiết bị
P.Kiểm soát nội bộ P.Kinh Doanh
21
3.2.1.2 Chức nãng và nhiệm vụ của các phòng ban
Đại hội đồng Cổ đông
Đại hội đồng Cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng Cổ đông có quyền bầu, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. Đại hội đồng Cổ đông có quyền xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông Công ty, quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty và thông qua định hướng phát triển của Công ty.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty gồm 7 (bảy) thành viên do Đại hội đồng Cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, quản trị Công ty giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị đại diện cho các cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đắch, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát bao gồm 3 (ba) thành viên, do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tắnh hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chắnh của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
Ban Tổng Giám đốc
Ban Tổng Giám đốc Công ty bao gồm 1 Tổng Giám đốc, 1 Phó Tổng Giám đốc. Tổng giám đốc được Hội đồng quản trị ủy quyền, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Chánh vãn phòng
Tham mýu cho Giám đốc trong công tác Tổ chức cán bộ, lao động tiền lýõng, hành chắnh quản trị, thi đua khen thýởng, kỷ luật, bảo vệ. Công tác chãm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV, quản lý công tác vãn thý lýu trữ, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc, sinh hoạt thuộc Vãn Phòng Công ty.
Phòng Marketing
22
- PR, quản trị thương hiệu.
- Quản lý và cập nhật nội dung trang web, diễn đàn nội bộ.
- Thu thập thông tin thị trường và dự báo tình hình kinh doanh Công ty từng kỳ.
- Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, ngành hàng kinh doanh mới. - Quản lý hệ thống công nghệ thông tin toàn Công ty.
Phòng Tài chắnh Kế toán
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chắnh ngắn hạn và dài hạn. - Tổ chức công tác hạch toán kế toán và bộ máy kế toán toàn Công ty theo qui định của pháp luật.
- Tham mưu, đề xuất và quản lý hiệu quả việc sử dụng vốn. - Xây dựng và quản lý các qui định về quản lý tài chắnh. - Lập các báo cáo tài chắnh.
- Lập các báo cáo thuế và các tài liệu liên quan đến thuế, quản lý nộp thuế theo quy định.
Phòng Nhân sự - Hành chánh
- Cung cấp, phục vụ hậu cần cho toàn Công ty.
- Quản lý hợp đồng bảo hiểm, phòng cháy chữa cháy toàn Công ty. - Quản trị hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc, hồ sơ giao việc, thang bảng lương, thưởng của Công ty.
- Quản lý công tác tuyển dụng, luân chuyển lao động đáp ứng chiến lược của Công ty.
- Quản lý các công việc có liên quan đến Luật lao động, các chế độ của người lao động đúng qui định, qui chế của nhà nước và Công ty.
Phòng Đầu tƣ thiết bị xây dựng
- Nghiên cứu và lập các dự án đầu tư theo chiến lược của Công ty. - Quản lý và điều hành các dự án đầu tư máy móc thiết bị, XDCB.
- Quản lý tình hình sử dụng, vận hành các thiết bị, máy móc, nhà xưởng của công ty.
Phòng kinh doanh
23
- Hoạch định chắnh sách, chiến lược phát triển chung của Công ty.
- Điều hành mua, bán, giao gạo xuất khẩu theo kế hoạch và theo hợp đồng.
- Quản lý và chăm sóc khách hàng.
- Theo dõi thanh toán các hợp đồng do Phòng kinh doanh lương thực giao dịch.
- Giao nhận tại cảng Mỹ Thới, Cần Thơ.
- Thu thập các thông tin kinh doanh liên quan ngành hàng lương thực để cung cấp cho Công ty và tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong các quyết định, chiến lược kinh doanh.
Chi nhánh lƣơng thực
- Thực hiện kế hoạch mua, giao hàng của Phòng Kinh doanh lương thực. - Lập kế hoạch thu mua, dự trữ và báo cáo mua bán phụ phẩm đúng theo qui định của Công ty.
- Quản trị chi phắ sản xuất có giá thành thấp hơn qui định. - Quản lý hồ sơ, thiết bị và dụng cụ sản xuất rõ rang.
- Thực hiện tốt vệ sinh, bảo vệ môi trường, an toàn lao động, PCCC. Chi nhánh TP. Hồ Chắ Minh
- Giao dịch và mua bán tất cả các mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu. - Quản lý và chăm sóc khách hàng do chi nhánh giao dịch.
- Lập bộ chứng từ hàng xuất khẩu, nhập khẩu và hỗ trợ theo dõi thanh toán tất cả các hợp đồng của Công ty.
- Thuê tàu để vận chuyển hàng đến các Cảng theo hợp đồng.
- Tổ chức giao nhận hàng các mặt hàng xuất nhập khẩu của Công ty tại TP.HCM.
- Quản lý trụ sở làm việc tại TP.HCM (137, Trần Bình Trọng, Quận 5, TP.HCM).
Phòng Kiểm soát nội bộ
Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các Nghị quyết HĐQT, các quy chế, quy định, quyết định do Tổng Giám đốc và các cấp quản trị ban hành sao cho việc thực thi các quy chế, quy định, quyết định đảm bảo đầy đủ, chắnh xác và kịp thời.
24
3.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng tài chắnh kế toán)
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: là người phụ trách và chỉ đạo chung cho hoạt động của cả phòng, đồng thời đưa ra ý kiến hoạt động kinh doanh, kiểm tra đôn đốc công tác hạch toán và chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chắnh kế toán của công ty.
TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN THỦ QUỶ PHÓ PHÒNG 1 PHÓ PHÒNG 2 Kế toán tổng hợp Kế toán chuyên quản chi nhánh Kế toán chuyên quản trung tâm
Kế toán tiền mặt
Kế toán Ngân hàng
Kế toán TSCĐ, CCDC
Kế toán thuế, hàng hóa, văn phòng công
ty
25
Phó phòng 1: chuyên quản đơn vị trực thuộc và kỹ thuật chương trình kế toán, chịu trách nhiệm về tình hình tài chắnh kế toán tại các đơn trực thuộc, đảm bảo chương trình kế toán chạy ổn định.
Phó phòng 2: phụ trách kế toán tài chắnh và chi tiêu nội bộ văn phòng công ty, chịu trách nhiệm tình hình hạch toán kế toán công ty, quản lý chi tiêu nội bộ văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc.
Kế toán chuyên quản chi nhánh: kiểm tra tình hình kế toán tài chắnh tại chi nhánh.
Kế toán chuyên quản trung tâm: kiểm ra tình hình tài chắnh kế toán tại các trung tâm.
Kế toán tổng hợp: phụ trách lập báo cáo tài chắnh công ty.
Kế toán ngân hàng: lập chứng từ, theo dõi hạch toán tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay.
Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
Kế toán thuế, hàng hóa, văn phòng công ty: theo dõi tình hình phải nộp ngân sách nhà nước, theo dõi kho hàng hóa công ty.
Kế toán công nợ: theo dõi tình hình phải thu, phải trả khách hàng.
Kế toán tiền mặt: theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt văn phòng công ty.
3.2.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung
- Công ty tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán, chế độ sổ sách chứng từ kế toán theo luật kế toán Việt Nam và theo quy định số 15/2006/QĐ Ờ BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chắnh ban hành.
- Niên độ kế toán theo năm dương lịch, bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được tắnh theo giá gốc, bao gồm giá mua trên hóa đơn và các chi phắ phát sinh liên quan trực tiếp. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền.
26
Hình thức kế toán nhật ký chung là hình thức kế toán phổ biến và được sử dụng rộng rải trong các doanh nghiệp. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi phắ kinh doanh, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết doanh thu hàng bán ra, sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Việc áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tắnh được thiết kế theo nguyên tắc nhật ký chung phù hợp với quy mô và tình hình kinh doanh của công ty.
Chứng từ gốc
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ cái
Bảng cân đối SPS
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp sổ thẻ chi tiết
27
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng
Ghi định kỳ
( Nguồn: Phòng tài chắnh kế toán công ty cổ phần XNK An Giang)
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức Nhật Ký Chung
3.2.3.3 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Phần mềm kế toán Xman, với giao diện web, mô hình tập trung dữ liệu tức thời, thân thiện, dễ sử dụng. Phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các phần hành kế toán. Đảm bảo yêu cầu bảo mật.
Là loại hình doanh nghiệp sản xuất, thương mại lớn, việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung như thế này là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo hạch toán, kiểm tra nghiệp vụ và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận kế toán. Với hình thức ghi sổ nhật ký chung tạo điều kiện cho sự thuận lợi trong hạch toán, giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian.
28
Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tắnh
3.3CHỨC NÃNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 3.3.1 Chức nãng
- Sản xuất, chế biến và kinh doanh gạo tiêu thụ nội địa, cung ứng xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp.
- Kinh doanh xe mô tô và phụ tùng qua hệ thống cửa hàng do HONDA Việt Nam ủy nhiệm.
- Kinh doanh các loại vật tý nông nghiệp (lúa giống, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật,Ầ).
- Liên doanh với Công ty Kitoku Shinryo (Nhật Bản) thành lập Công ty TNHH ANGIMEX ỜKITOKU, chuyên trồng, sản xuất, chế biến các loại gạo, nếp: Jasmine, Japonica.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày. In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm.
Đối chiếu kiểm tra
(Nguồn: Phòng Tài chắnh kế toán công ty cổ phần XNK An Giang)
* Báo cáo tài chắnh
* Báo cáo kế toán quản trị SỔ KẾ TOÁN * Sổ tổng hợp * Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM XMAN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán
29
- Liên doanh với Sài Gòn CO.OP, Sài Gòn SATRA và AFIEX An Giang, thành lập Công ty TNHH Thýõng mại Sài Gòn Ờ An Giang hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh thýõng mại, dịch vụ, siêu thị.
3.3.2 Nhiệm vụ
Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh và các hình thức khác có liên quan đảm bảo kinh doanh có lãi theo chế độ hiện hành.
Sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn hiện có, bảo tồn và phát triển vốn đýợc giao, mở rộng và đổi mới phýõng thức kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nýớc, phấn đấu thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch ngày càng cao.
Tuân thủ các chế độ, chắnh sách quản lý kinh tế, chắnh sách quản lý xuất nhập khẩu, thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế.
Thực hiện tốt chắnh sách cán bộ, chế độ quản lý tài chắnh, quản lý lao động, tiền lýõng đúng quy định, làm tốt công tác phân phối lao động đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo, bồi dýỡng công nhân viên chức để không ngừng nâng cao trình độ quản lý tay nghề.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và chịu sự kiểm tra của các cõ quan