II. Giới thiệu sơ lược về Ban Tài Chính Liên đoàn Lao động TP:
2. Cách sử dụng phần mềm kế toán cơ bản
1 Xóa nội dung ô đã nhập Dùng phím F4
2 Hiển thị các danh sách tham khảo Dùng phím F5 3 Nhập 1 ô có nội dung giống nội dung của ô
tương ứng từ trước.
Dùng phím F6
4 Để copy một ô Dùng phím F8
5 Dán sang ô khác Dùng phím F9
Khai báo thông tin chung về đơn vị
Mục đích: khai báo thông tin cảu đơn vị sử dụng phần mềm phục vụ in chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính.
Vào menu “Thông tin hệ thống” => chọn “Nạp sửa thông tin chung về đơn vị” => khai báo cá thông tin cần thiết – nhập trực tiếp vào các ô.
a) Khai báo tab Thông tin về đơn vị:
Chú ý Loại đơn vị: CĐCS chọn 1 trong 5 loại: HCSNTW, HCSNĐP, Doanh nghiệp nhà nước, DN có vốn đầu tư nước ngoài, Doanh nghiệp khác; CĐ cấp trên cơ sở chọn Cơ quan LĐLĐ quận huyện tương đương.
b) Khai báo tab “Thiết lập chế độ kế toán”:
Không cần thay đổi các lựa chọng mặc định của chương trình (Kiểu nhập chứng từ “Đơn giản”
c) Tab “Thông tin in sổ sách, báo cáo”: Nếu người dùng muốn thay đổi các dòng đề ký để đóng dấu trong “Báo cáo quyết toán” thì vào tab này nhập các ô đề ký 1, đề ký 2, đề ký 3.
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 32
Nạp danh sách các đơn vị phòng ban:
Mục đích khai báo các đơn vị thường xuyên phát sinh thu, chi hoặc các CĐ CS cấp dưới trực tiếp quản lý tài chính (nếu có). Hỗ trợ nhập chứng từ, in sổ kế toán chi tiết theo đơn vị.
Chọn menu “Danh sách tham khảo” => chọn “Nạp sửa danh sách các đơn vị phòng ban” => bấm “Nạp mới” => Nhập tên ĐV, mã ĐV, địa chỉ, tên NH, số TKNH, Loại đơn vị => Bấm “Ghi đĩa”
Nạp danh sách các đối tượng quản lý:
Mục đích: Khai báo các cá nhân, đối tượng thường xuyên giao dịch, các khoản tạm giữ, các quỹ XH, các khoản đầu tư tài chính. Hỗ trợ nhập chứng từ nhanh, in sổ kế toán chi tiết theo đối tượng.
Chọn menu “Danh sách tham khảo” => chọn “Nạp sửa danh sách các đối tượng quản lý” => Bấm “Nạp mới” => Chọn loại đối tượng, nhập tên đối tượng, chữ tắt => Bấm “Ghi đĩa”
Nạp sửa danh sách các ngân hàng kho bạc
Mục đích: Khai báo Tài khoản và số hiệu tài khoản tiền gửi tại kho bạc hay NH của đơn vị sử dụng phần mềm. Phục vụ cho nhập nhanh chứng từ NH, In sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản tiền gửi.
Chọn menu “Danh sách tham khảo” => Chọn “Nạp sửa danh sách ngân hàng, kho bạc” =>Bấm “Nạp mới” => Nhạp tên NH (KB), loại tiền, số TK… => Bấm “Ghi đĩa”
Nạp sửa số dư đầu năm (lần đầu tiên khi sử dụng phần mềm)
Mục đích: Nhập số dư đầu năm các sổ kế toán: Quỹ tiền mặt, Tiền gửi NH, Dư cấp dưới, Nguồn kinh phí, quỹ XH.
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 33 Chọn menu “Kế toán” => chọn “Nạp sửa số dư đầu năm” Chọn số cần khai báo số dư đầu kỳ => Nhập số dư và các thông tin cần thiết => Bấm “Ghi đĩa”
Căn cứ số dư cuối kỳ năm trước của các sổ kế toán tiền mặt, TGNH…báo cáo quyết toán để nhập số dư đầu kỳ các sổ. số dư nguồn kinh phí bằng số dư cuối kỳ trước trong báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách công đoàn của đơn vị.
Lưu ý khi nhập số dư đầu kỳ các sở cần chi tiết theo đơn vị, đối tượng, số dư TGNH thì mỗi đơn vị, đối tượng, tài khoản TGNH nhập 1 dòng (mỗi lần nhập – ghi đĩa 1 dòng). Sổ không có số dư không nhập. Đảm bảo tông số dư nợ = Tổng số dư có (Dư TM + Dư TGNH +_Dư TƯ + Dư CĐCS cấp dưới nếu có = Dư nguồn kinh phí + Dư tạm giữ + Dư quỹ XH).
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 34
NHẬN XÉT CÁ NHÂN
Sau 2 tháng thực tập ở Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh, tôi có thể rút ra được các khuyết điểm và ưu điểm của chính mình như sau:
Khuyết điểm:
Lần đầu tiên tiếp xúc với các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy nên các thao tác thực hiện còn chậm.
Chưa thực sự áp dụng được nhiều kiến thức đã học ở trường vào thời gian thực tập.
Chưa học được nhiều các kiến thức chuyên môn của chuyên ngành kế toán.
Ưu điểm:
Dễ dàng hòa đồng với các anh chị trong công ty và nhờ các anh chị chỉ bảo và hướng dẫn.
Biết lắng nghe và tiếp thu nhanh các kiến thức được các anh chị truyền dạy.
Luôn có gắng hoàn thành tốt nhất các công việc được giao ở trong ban.
Nhận xét về cơ quan thực tập:
Liên đoàn lao động Thành phố là cơ quan công đoàn với quy mô lớn, nhiều phòng ban chặt chẽ. Đây là môi trường làm việc rất tốt giúp chúng tôi làm quen với côn việc văn phòng. Các anh chị trong ban rất vui vẻ và hòa đồng tạo cho tôi cảm giác thân thiện và thoải mái khi làm việc
Trong lúc kiểm tra các chứng từ thu – chi của năm 2012, tôi nhận thấy được khá nhiều chứng từ thiếu chữ kí của các anh chị liên quan. Tôi nghĩ văn phòng tài chính nên để ý đến việc trình kí để một chứng từ có đầy đủ các chữ kí.
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 35
LỜI KẾT
Cuối cùng thì thời gian thực tập nhận thức đã trôi qua thật nhanh sau 2 tháng. Hai tháng thực tập tại Ban Tài Chính - Liên đoàn Lao động TP.HCM không phải là một thời gian dài để thôi có thể học hỏi tất cả các kiến thức liên quan đến chuyên ngành kế toán nhưng tôi cũng đã được học hỏi rất nhiều điều mà trước đây tôi không có cơ hội được biết. Ngoài áp dụng các kiến thức cơ sở được học ở trường vào quá trình thực tập, tôi còn được học hỏi được từ các anh chị có thể sẻ là những đồng nghiệp của tôi trong tương lai những kiến thức bổ ích, rèn luyện kỹ năng mềm trong môi trường làm viêc thực tế.
Từ những ngày đầu tiên được trường giới thiệu vào cơ quan, những cảm giác bỡ ngỡ nhanh chóng được thay thế bằng sự sảng khoái và thích thú khi hoàn thành được một số công việc được các anh chị giao hay tò mò nghiên cứu những chức năng của chiếc máy photo, máy in… Tôi xin cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi được đến thực tập tại Liên đoàn Lao động TP.HCM, một ngôi nhà ấm áp đối với tôi mà tôi nghĩ rằng tôi sẽ không bao giờ quên được các kiến thức được học từ các anh chị trên những chặng đường cuộc sống phía trước. Với những kinh nghiệm được trải qua, không dám nói là nhiều nhưng cũng đủ cho tôi cảm thấy tự tin và trưởng thành hơn trong cuộc sống.
Nhìn lại những mục tiêu tôi đặt ra khi mới bước chân đến văn phòng:
Mục tiêu 1: Tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp Mục tiêu 2: Hội nhập,thích nghi với môi trường làm việc hoàn toàn mới. Mục tiêu 3: Sử dụng thành thạo các thiết bị,văn phòng phẩm,cải thiện và
nâng cao kị năng đánh máy,soạn thảo văn bản,excel,powerpoint.
Mục tiêu 4: Rèn luyện các kĩ năng mềm vể giao tiếp,đối xử với đồng
nghiệp trong công ty.
Mục tiêu 5:Học hỏi các kiến thức,kinh nghiệm tinh thần làm việc của các
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 36 Tôi nhận thấy rằng mình đã hoàn thành tốt nhất các mục tiêu 2, 4 và 5. Còn mục tiêu 1 và mục tiêu 3, với nhiều kiến thức tôi chỉ được biết đến cơ bản và không có cơ hội được trực tiếp làm việc và thực hành. Tôi mong muốn sẽ được quay trở lại Liên đoàn Lao động TP.HCM để hoàn thành 2 mục tiêu còn lại và tự tin đặt ra các mục tiêu khác trong kì thực tập tốt nghiệp cuối cùng của đời sinh viên mà tôi tin chắc mình sẽ làm tốt hơn rất nhiều.
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 37
PHỤ LỤC