II. Giới thiệu sơ lược về Ban Tài Chính Liên đoàn Lao động TP:
3) Giao tiếp qua điện thoại:
Trong 2 tháng thực tập tại Ban Tài Chính, chúng tôi may mắn được ngồi ở bàn để máy điện thoại bàn nội bộ của Ban, và tất nhiên chúng tôi được các anh chị giao nhiệm vụ trực điện thoại.Sau đây là cách nhận điện thoại:
Khi có máy điện thoại reng, chúng tôi sẽ xưng tên đơn vị “Alo, Ban Tài chính xin nghe!” Sau đó tôi hỏi người gọi đến cần gặp ai trong Ban và ở đơn vị nào. Nếu có anh chị trong Ban tôi sẽ chuyển máy và thông báo cho người gọi đến, nếu không có thì tôi sẽ ghi lại lời nhắn trên giấy và dán tờ giấy ghi chú lại trên bàn cho các anh chị. Còn nếu không có lời nhắn thì tôi chào, gác máy và báo lại với anh chị.
Cách gọi điện thoại:
Thời gian thực tập của chúng tôi rơi vào thời điểm giáp Tết Nguyên đán, nên chúng tôi được sử dụng điện thoại bàn rất nhiều, chúng tôi được phân công
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 21 nhiệm vụ gọi đến các đơn vị, các cơ sở quận huyện và công đoàn các công ty để thông báo về công tác công đoàn như nhận bằng khen tập thể của Liên đoàn Lao động , tham dự buổi tập huấn cán bộ kế toán tài chính về các thay đổi về quyết định trong năm 2013, hoặc lấy thông tin số liệu về số đoàn viên, số lao động và tổng quỹ lương tính theo lương bảo hiểm xã hội của các công ty nhằm lập dự toán trong năm 2013. Khi nhận nhiệm vụ từ các anh chị trong ban đến chúng tôi, đầu tiên chúng tôi được cung cấp một cuốn danh bạ có số điện thoại chi tiết của các cơ quan có công đoàn trong thành phố, sau đó tôi dùng máy nội bộ gọi đến cơ quan, xin phép gặp người trong cơ quan để thông báo hoặc lấy thông tin, tất nhiên chúng tôi phải lịch sự xưng tên và nên cơ quan để tạo độ tin cậy, sau đó lịch sự gửi thông báo đến các công ty, sau khi chắc chắn thông tin được nhắn đầy đủ và chính xác, tôi xin phép chào tạm biệt và gác máy.
Nhận xét:
Việc giao tiếp bằng điện thoại được giao khá là đơn giản nên chúng tôi thực hiện tương đối tốt và không gặp nhiều khó khăn trong công việc, nhờ vào công việc này mà kĩ năng giao tiếp của chúng tôi được nâng cao khá rõ rệt trong quá trình giao tiếp với các kế toán trưởng và chủ tịch công đoàn các công ty các đơn vị.