II. Giới thiệu sơ lược về Ban Tài Chính Liên đoàn Lao động TP:
4) Sử dụng các loại văn phòng phẩm để đóng chứng từ:
Ngoài sử dụng máy in, máy photocopy, chúng tôi còn được các anh chị trong Ban hướng dẫn sử dụng các loại văn phòng phẩm khác cũng đóng vai trò quan trọng không kém 2 loại máy in và photo văn bản trong viêc trữ chứng từ và các loại văn bản sổ sách…
Trong Ban thường sử dụng đến các văn phòng phẩm như : bìa, còng có gạc, bìa nhựa ép, bìa nhựa trong,… những công cụ này tôi sử dụng vào việc lưu trữ các công văn và chứng từ, hóa đơn…Ngoài ra để hoàn tất việc lưu trữ chúng tôi cần phải sử dụng đồ bấm lỗ,kẹp giấy,dao rọc giấy,kéo….
Liên Đoàn Lao Động TP.HCM Trang 22 Tôi được anh chị trong Ban giao việc đóng các chứng từ ngân hàng vào một tập tài khoản ngân hàng trong quý 4/2012. Các chừng từ khi từ các anh chị đưa đến chúng tôi, đã được xếp theo thứ tự, thứ tự của các chứng từ được sắp xếp theo ngày mà tài khoản đó gửi tiền đến hoặc từ Liên đoàn gửi tiền đi. Đầu tiên chúng tôi chia sấp chứng từ ngân hàng thành nhiều sấp nhỏ để dễ dàng bấm lỗ, sau đó tôi dùng đồ bấm lỗ cố định sấp chừng từ và bấm với kích thước lỗ đồng nhất, sau khi bấm lỗ tất cả các chừng từ, dô dùng bìa cứng và dây kẹp giấy cố định các loại chứng từ vào, sau khi hoàn tất, tối kiểm tra lại xem chứng từ đã được lưu trữ có chắc chắn và theo đúng ngày không, nếu không có lỗi gì thì tôi đem cất vào tủ lưu trữ hồ sơ.
Nhận xét công việc:
Tôi thường xuyên được các anh chị trong ban nhờ sắp xếp và đóng chứng từ, lưu trữ các công văn,sổ sách của các tháng, các quý nên tôi đã sử dụng khá là thành thạo các loại văn phòng phẩm. Ban đầu tôi gặp khó khăn trong việc bấm lỗ và đóng chứng từ sao cho dễ sắp xếp và nhìn gọn gàng đẹp mắt, nhưng sau thời gian dài làm công việc này và được thực hành nhiều lần, tôi đã đóng được những cuốn chứng từ một cách gọn gàng và nhanh chóng, không gặp nhiều lỗi như lần đầu chưa tiếp xúc nữa.