Doang nghiệp cần lập một cơ sở dữ liệu về các địa chỉ e-mail, có sự phân nhóm rõ ràng về e-mail của khách hàng cá nhân và e-mail của các khách hàng doanh nghiệp đã, đang và sẽ là đối tác của doanh nghiệp. Khi tiến hành gửi e-mail, cần xác định rõ đối tượng cần hướng đến là những ai, mục tiêu của công việc nhằm vào cái gì: quảng cáo giới thiệu, khảo sát khách hàng, mời chào đối tác hay đề nghị hợp tác…Để từ đó xây dựng nội dung và tiêu đề mail cho phù hợp và chính xác. Cũng phụ thuộc vào đối tượng để gửi e-mail mà tiến hành gửi hàng loạt hay gửi cho từng địa chỉ e-mail một.
Khách hàng có xu hướng bỏ qua, thậm chí xóa nay những email quảng cáo có có nội dung mà họ quan tâm.Vì vậy việc phân loại khách hàng và gửi email khác nhau cho mỗi nhóm thích hợp là điều vô cùng quan trọng. Tiêu chí phân loại khách hàng có thể dựa trên chiến lược và nhóm khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp nhưng có thể tạm chia thành các tiêu chí điển hình như: quốc gia, giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp…
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng email marketing như một trong những công cụ chăm sóc khách hàng. Ngoài việc có tác dụng giới thiệu đến khách hàng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cùng những chương trình, khuyến mãi mới, email còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc chăm sóc khách hàng. Những email như thế này thường lấy cơ sở dữ liệu từ thông tin khách hàng đã từng mua sản phẩm của doanh nghiệp và thuộc dạng email được cho phép gửi. Trái ngược với những email mang tính chất quảng cáo, giới thiệu, email với nhiệm vụ chăm sóc khách hàng sẽ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái hơn khi đọc và xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp. Để email có thể hoàn thiện chức
năng chăm sóc khách hàng của mình, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống dữ liệu phong phú, dồi dào và đầy đủ về khách hàng. Email chăm sóc khách hàng có thể là những lời chúc mừng trong ngày lễ tết, kỉ niệm, sinh nhật hoặc những email trả lời thắc mắc của khách hàng một cách nhanh nhất và chuẩn xác nhất.