6. Kết cấu của đề tài
3.2.2Giải pháp nhằm giảm thiểu việc đứt hàng, thiếu hàng
Việc đứt hàng sẽ làm ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của khách hàng, làm giảm sự tin cậy của khách hàng vào công ty và quan trọng hơn là tạo cơ hội để đối thủ cạnh tranh dễ dàng tiếp cận khách hàng. Do đó, đảm bảo việc cung cấp hàng ổn định luôn là vấn đề ưu tiên cần phải khắc phục tại công ty. Để thực hiện việc này, tác giả đề xuất một số giải pháp sau:
Texchem VN gửi dự báo về số lượng đặt hàng cho nhà cung cấp định kỳ. Nhân viên kinh doanh cần nắm rõ nhu cầu của khách hàng về loại sản phẩm đang sử dụng để từ đó thực hiện bảng tổng hợp dự báo về khối lượng sản phẩm sử dụng hàng tháng và gửi cho nhà cung cấp để nhà cung cấp chủ động hơn trong kế hoạch sản xuất và vận chuyển hàng hóa.
Yêu cầu cam kết từ nhà cung cấp. Công ty cần yêu cầu nhà cung cấp cam kết giao hàng đúng tiến độ theo kế hoạch đã thống nhất giữa các bên. Sự trì hoãn do sai lỗi trong chứng từ là việc không đáng có, cần phải có những quy định nhằm hạn chế tối thiểu những sai sót này.
Điều chỉnh nâng mức lượng tồn kho tối thiểu. Về phía công ty, việc thiếu hụt hàng cũng một phần do lượng tồn kho tối thiểu ở mức thấp. Công ty cần điều chỉnh lại lượng tồn kho tối thiểu cho phù hợp với từng sản phẩm. Ví dụ, sản phẩm nhựa Epoxy cho sơn bột tĩnh điện là một loại sản phẩm thông thường, có khối
lượng sử dụng lớn và sự đột biến trong số lượng đặt hàng của khách hàng thường xảy ra do đó cần có lượng tồn kho tối thiểu cao hơn các sản phẩm khác.
Quy trách nhiệm giám sát hàng tồn kho cho nhân viên kinh doanh phụ trách sản phẩm. Hiện nay, các nhân viên kinh doanh tại công ty chưa thật sự quan tâm đến kế hoạch tồn kho của sản phẩm mà mình phụ trách. Lý do là công việc quản lý hàng tồn kho được giao cho bộ phận hỗ trợ (trong phòng nhân sự), nên nhiều trường hợp việc thông tin qua lại giữa người phụ trách và bộ phận hỗ trợ không được tốt dẫn đến thiếu hụt hàng tồn kho. Để giải quyết được hạn chế này, tác giả đề xuất công ty cần quy định rõ trách nhiệm quản lý hàng tồn kho của một loại sản phẩm thuộc về nhân viên kinh doanh phụ trách sản phẩm đó. Sau đó áp dụng các chính sách thưởng phạt về việc đảm bảo hàng tồn kho của nhân viên.