TỈNH HẬU GIANG
4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG THEO LƢƠNG
4.1.1 Các chứng từ và tài khoản sử dụng
4.1.1.1 Chứng từ sử dụng
- Bảng thanh toán tiền lƣơng, Giấy rút dự toán (Mẫu c2-02/NS)
- Bảng thanh toán kinh phí công đoàn, Giấy rút dự toán (Mẫu c2-02/NS đối tƣợng thanh toán là liên đoàn lao động)
- Phiếu chi (Mẫu số C31-BB) - Ủy nhiệm chi (Agribank)
- Bảng thanh toán tiền thƣởng (thêm giờ, lễ tết, phụ cấp độc hại cộng vào lƣơng theo từng quý).
- Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01) - Phiếu nhuận bút phát thanh, truyền hình - Bảng kê nhuận bút truyền hình
Riêng phụ cấp trang phục trang điểm thanh toán bằng tiền m t (bảng kê số lần xuất hiện của PTV, kế toán lập bảng kê thanh toán, ra phiếu chi TM)
4.1.1.2 Công dụng và cơ sở ghi * Quyết định tuyển dụng (phụ lục 1)
Dựa vào tình hình nhân sự trong Đài thành lập hội đồng tuyển dụng ra quyết định tuyển dụng thông qua Sở nội vụ xem xét hồ sơ dự tuyển về trình độ, kinh nghiệm để tuyển dụng vào đơn vị. Đơn vị tuân thủ đúng các quy định pháp luật về tuyển dụng và hợp đồng lao động.
* Hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động của đơn vị đƣợc lập dựa vào Thông tƣ 17/2009/TT- BLĐTB H của Bộ Lao động, Thƣơng binh và ã hội về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tƣ số 21/2003/TT-BLĐTB H ngày 22 tháng 9 năm 2003 hƣớng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động.
44
* Quyết định Nâng bậc lương, ngạch lương cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị (phụ lục 2)
Đối với cán bộ công chức, viên chức và ngƣời lao động khi công tác đủ thời hạn thì sẽ đƣợc tăng lƣơng theo quyết định tăng bậc lƣơng ngạch có xác nhận của Giám đốc ho c Phó Giám đốc.
* Bảng thanh toán tiền lương và Thanh toán tiền lương nhân viên hợp đồng (phụ lục 7)
Bảng thanh toán tiền lƣơng:
Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp cho ngƣời lao động, đồng thời làm căn cứ để thống kê số lao động tiền lƣơng của đơn vị.
Bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc lập hàng tháng cho toàn đơn vị, cơ sở lập dựa vào quyết định tuyển dụng và quyết định nâng bậc lƣơng ngạch cho nhân viên và bảng báo cáo tiến độ nhân viên của trƣởng các Phòng ban.
Phương pháp ghi:
- Cột A, C, D lần lƣợt là số thứ tự, họ và tên và chức vụ cấp bậc của nhân viên.
- Cột E là mã số ngạch lƣơng.
- Cột 1, 2, 3, 4 lần lƣợt là hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số vƣợt khung, phụ cấp trách nhiệm.
- Cột 5 cộng hệ số.
- Cột 6 thành tiền đƣợc tính bằng cột 5 nhân với lƣơng tối thiểu.
- Cột 7, 8 nghĩ việc không đƣợc hƣởng lƣơng và Bảo hiểm trả thay lƣơng.
- Cột 9 tổng cộng tiền lƣơng và Bảo hiểm xã hội đƣợc hƣởng đƣợc tính bằng cột 6 trừ tổng cột 7 và cột 8.
- Cột 10, 11, 12, 13 các khoản trừ vào lƣơng lần lƣợt là BHYT (1,5%), BH H (8%), BHTN (1), KPCĐ (1) mỗi cột đƣợc tính bằng cột 9 nhân với số % trích vào lƣơng.
- Cột 14 Tổng là tổng các khoản trích theo lƣơng.
- Cột 15 tổng số tiền lƣơng còn đƣợc nhận cột này đƣợc tính cột 9 trừ cho cột 14.
- Cột 16 là cột chú thích.
Riêng phụ cấp trách nhiệm dành cho những ngƣời làm công việc yêu cầu trách nhiệm cao. Hệ số vƣợt khung dành cho những công chức thâm niên cao vƣợt ngƣỡng nâng bậc lƣơng theo quy định sẽ đƣợc cộng thêm hệ số gọi là hệ số vƣợt khung.
45
Tƣơng tự nhƣ Bảng thanh toán tiền lƣơng ta có Thanh toán tiền lƣơng nhân viên hợp đồng
Thanh toán tiền lƣơng nhân viên hợp đồng:
Đây là bảng thanh toán tiền lƣơng nhƣng dành cho nhân viên có hợp đồng lao động ngắn và dài hạn.
Phương pháp ghi:
- Cột A và B lần lƣợc là số thứ từ và họ tên ngƣời lao động - Cột 1 và 2 gồm công việc đang làm và hệ số lƣơng
- Cột 3 là tiền công nhân viên hợp đồng 1 tháng
- Cột 4, 5, 6, 7 lần lƣợc là các khoản trích theo lƣơng gồm BHYT, BH H, BHTN và KPCĐ
- Cột 8 là tổng các khoản trừ
- Cột 9 là cột tổng tiền lƣơng đƣợc lĩnh 1 tháng của ngƣời lao động - Cột 10 là cột ký nhận
* Bảng thanh toán tiền trực lễ tết (phụ lục 8) và Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ (phụ lục 9)
Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp thêm cho ngƣời lao động, nó đƣợc lập hàng tháng cho toàn đơn vị, cơ sở lập dựa vào bảng báo cáo tiến độ nhân viên của trƣởng các Phòng ban.
Phƣơng pháp ghi:
Bảng thanh toán tiền trực lễ, tết (Mẫu số C41-SN)
Phương pháp ghi:
- Cột 1, 2 lần lƣợt là số thứ tự và họ và tên nhân viên.
- Cột 3, 4, 5, 6 lần lƣợt là hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số vƣợt khung, hệ số trách nhiệm.
- Cột 7 là cột cộng hệ số. - Cột 8 là tiền lƣơng tháng.
- Cột 9, 10 là cột tiền lƣơng theo ngày, giờ.
- Cột 10, 11, 12 lần lƣợt là số giờ làm thêm ban đêm, ngày thƣờng, thứ bảy; chủ nhật
- Cột 13, 14 lần lƣợt là số giờ làm thêm ngày lễ, tết. - Cột 11, 12 lần lƣợt là số giờ làm thêm ngày lễ, ngày tết.
- Cột 15, 16, 17, 18 lần lƣợt là số tiền làm thêm ban đêm, ngày thƣờng, ngày thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, tết.
- Cột 19 tổng số tiền phải trả cho nhân viên. - Cột 20 là cột ký nhận.
46
Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ (Mẫu số C41-SN)
Phương pháp ghi:
- Cột A, B lần lƣợt là số thứ tự và họ và tên nhân viên.
- Cột C, D lần lƣợt là cấp bậc chức vụ và mã số ngạch lƣơng của từng nhân viên.
- Cột 1, 2, 3, 4 lần lƣợt là hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số vƣợt khung, phụ cấp trách nhiệm.
- Cột 5 là cột tổng hệ số từ cột 1, 2, 3, 4.
- Cột 6, 7 lần lƣợt là mức lƣơng theo ngày (tổng tiền lƣơng trong tháng / 22 ngày) và mức lƣơng theo giờ (tiền lƣơng ngày / 8 giờ).
- Cột 8, 9, 10 lần lƣợt là số giờ làm thêm ban đêm, ngày thƣờng, thứ bảy và chủ nhật.
- Cột 11, 12 lần lƣợt là số giờ làm thêm ngày lễ, ngày tết.
- Cột 13, 14, 15, 16 lần lƣợt là số ngày làm thêm ban đêm, ngày thƣờng, ngày thứ bảy; chủ nhật, ngày lễ; tết.
- Cột 17 tổng số tiền phải trả cho nhân viên. - Cột V là cột ký nhận.
* Danh sách cán bộ công nhân viên được hưởng phụ cấp độc hại (phụ lục 10)
Đây là chứng từ căn cứ để trả tiền lƣơng cho cán bộ và nhân viên trong đơn vị, danh sách đƣợc hƣởng phụ cấp dành cho những ngƣời làm việc trong môi trƣờng độc hại và có nguy cơ độc hại, là phần phụ thêm cho ngƣời lao động. Danh sách đƣợc lập theo quý cho toàn đơn vị.
Mỗi tháng tiền phụ cấp mà mỗi cán bộ và nhân viên đƣợc hƣởng đƣợc tính nhƣ sau:
Phương pháp ghi:
- Cột A, B, C lần lƣợt là số thứ tự, họ và tên và chức vụ của ngƣời lao động.
- Cột D, E, G là số tiền phụ cấp đƣợc hƣởng mỗi tháng trong quý. - Cột H, I là cột tổng số tiền và số tiền đã làm tròn.
- Cột K, M là cột ký nhận và ghi chú nếu có.
Đễ chi trả phần phụ cấp này cho ngƣời lao động thì ngƣời lập phải thông qua kế toán trƣởng và Thủ trƣởng đơn vị ký duyệt.
Số ngày làm việc trong tháng ×Hệ số lương×10% Số ngày làm việc trong tháng
Phụ cấp độc hại =
47
* Bảng thống kê chứng từ kế toán (phụ lục 3)
Dựa vào bảng kê chứng từ kế toán Kho bạc Nhà nƣớc tiến hành chuyển tiền sang Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chi trả lƣơng trực tiếp qua thẻ ATM cá nhân cho cán bộ, nhân viên Đài.
Thống kê chứng từ kế toán là thống kê lại toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng từ đó lập nên bảng thống kê đây là chứng từ quan trọng để lập bảng kê chứng từ thanh toán.
Phương pháp ghi:
- Cột 1, 2 lần lƣợt là số thứ tự, số hóa đơn (thƣờng thì cột này để trống). - Cột 3, 4 là số chứng từ và ngày chứng từ.
- Cột 5, 6 mục và tiểu mục (đây là mã số chi do Nhà nƣớc quy định) - Cột 7, 8 là cột nội dung chi và số tiền chi.
* Rút dự toán ngân sách Mã số C2-02/NS (phụ lục 4)
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc duyệt kế toán tiền lƣơng tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán gửi lên Kho bạc Nhà nƣớc rút dự toán để chi lƣơng.
* Danh sách chi trả cá nhân (phụ lục 5)
Sau khi rút dự toán về chi lƣơng trong đơn vị, kế toán tiến hành lập danh sách chi trả cho tất cả các cán bộ và nhân viên trong đơn vị sau đó gửi cho ngân hàng để làm thủ tục chuyển khoản cho ngƣời lao động.
Đây là căn cứ để ngân hàng chuyển khoản trả tiền lƣơng cụ thể cho từng cá nhân trong đơn vị.
Phương pháp ghi:
- Cột 1và 2 lần lƣợt là số thứ tự và họ và tên nhân viên. - Cột 3 là cột số tài khoản ngân hàng nông nghiệp. - Cột 4 là cột tổng lƣơng phải trả cho từng nhân viên. - Cột 5 là cột các khoản trừ vào tiền lƣơng phải trả. - Cột 6 tổng tiền lƣơng phải trả trong tháng.
- Cột 7 là cột ghi chú. * Uỷ nhiệm chi (phụ lục 6)
Đây là chứng từ do đơn vị chuyển sang cho bên ngân hàng để ủy nhiệm chi lƣơng cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị.
48
* Phiếu nhuận bút (phụ lục 12)
Là chứng từ do từng cá nhân lập cụ thể cho từng thể loại và số lƣợng tác phẩm phát sinh trong tháng.
Đây là chứng từ quan trọng để lập bảng kê nhuận bút trong tháng và là căn cứ tính lƣơng theo sản phẩm nhuận bút cho ngƣời lao động.
* Bảng kê thanh toán thù lao nhuận bút phát thanh truyền hình (phụ lục 13)
Đây là bảng tổng hợp thống kê số tiền thanh toán nhuận bút cho ngƣời lao động, là căn cứ trả thù lao cho từng cán bộ, nhân viên có phát sinh trong tháng.
Phương pháp ghi:
Bảng kê thù lao nhuận bút đƣợc lập cho từng nhân viên có nhuận bút phát sinh trong tháng.
- Cột 1, 2, 3 lần lƣợt là cột ngày, số thứ tự và số nhuận bút phát thanh truyền hình trong tháng.
- Cột 4, 5 là cột thành tiền và cột trừ định mức (theo quy định trừ định mức 10 tin, 2ph/sự chuẩn đối với mỗi nhân viên).
* Phiếu chi (phụ lục 14)
Đây là chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ chi tiền ở đây cụ thể là chi trả nhuận bút và các khoản khác cho nhân viên.
Phương pháp ghi:
- Ghi đầy đủ các thông tin theo mẫu . - Ký đầy đủ chữ ký cho chứng từ.
Đ c biệt ghi đúng số tiền bằng số và số tiền bằng chữ cho phiếu chi.
* Giấy báo làm thêm giờ (phụ lục 15)
Là chứng từ dùng để tổng hợp số giờ làm thêm của nhân viên, và chỉ dành cho nhân viên làm giờ hành chính.
Phương pháp ghi:
- Cột A, B lần lƣợt là cột ngày tháng và những công việc đã làm - Cột 1, 2, 3 là các cột thời gian làm thêm
Ngoài ra phải điền đầy đủ thông tin có trên phiếu và phải có xác nhận của Phòng trực thuộc.
49
4.1.1.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản TK 334 - Phải trả công chức, viên chức . TK 332 – Các khoản phải nộp theo lƣơng. TK 335 – Phải trả các đối tƣợng khác.
Ngoài ra đơn vị còn sử dụng thêm các tài khoản liên quan: Các tài khoản loại sáu gồm Tài khoản:TK 661, TK 631
TK 111 – Tiền m t.
TK 112 – Tiền gửi gân hàng. TK 431 – Quỹ cơ quan.
TK 814 – Chi ngân sách qua kho bạc. TK 008 – Dự toán chi ngân sách.
4.1.2 Trình tự hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
4.1.2.1 Kế toán chi tiết
Quy trình kế toán:
Đơn vị luôn chú trọng việc tính và chi trả tiền lƣơng cho cán bộ và nhân viên trong đơn vị. Tiền lƣơng đƣợc tính đúng, đủ và chi trả kịp thời theo quy định cho ngƣời lao động là hết sức quan trọng.
Hiện nay việc thanh toán tiền lƣơng hàng tháng cho cán bộ và nhân việc trong đơn vị đƣợc thực hiện bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, tiền nhuận bút đƣợc thanh toán băng tiền m t. Quy trình thanh toán nhƣ sau:
Quy trình thanh toán lƣơng theo ngạch bậc:
Nguồn: Tổ kế toán
Hình 4.1: Quy trình thanh toán lƣơng theo ngạch bậc
Giải thích sơ đồ:
(1) Khi nhận đƣợc đơn xin việc phòng tổ chức tiến hành làm các thủ tục tuyển nhân sự thông qua hội đồng tuyển dụng của đơn vị, tiến hành xem xét hồ sơ, nếu hồ sơ đủ điều kiện tuyển dụng thì phòng tổ chức tiến hành lập quyết định tuyển dụng nhân sự và xin phê duyệt từ ban Giám đốc. Có quyết định tuyển thêm nhân sự mới, thông qua quyết định tuyển dụng đƣợc Giám đốc ký
NGƢỜI LAO ĐỘNG PHÒNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN LƢƠNG KHO BẠC NHÀ NƢỚC NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP 1 2 3 4 5
50
duyệt, ho c quyết định nâng bậc lƣơng đối với công chức, viên chức do Sở nội vụ tỉnh ban hành, sau đó tổng hợp toàn bộ số lƣợng cán bộ và nhân viên của Đài sau đó giao lại cho kế toán tiền lƣơng.
(2) Sau khi nắm bắt số lƣợng công chức, viên chức và nhân viên trong đơn vị, nhận các giấy báo nhƣ: giấy báo làm thêm giờ, danh sách trực, danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản dƣỡng sức phục hồi sức khỏe, danh sách hƣởng phụ cấp độc hại từ các phòng gửi lên. Kế toán tiền lƣơng tiến hành tính lƣơng và phụ cấp cho nhân viên. Lên bảng thanh toán tiền lƣơng; bảng thanh toán tiền lƣơng nhân viên hợp đồng; bảng truy lĩnh tiền lƣơng nhân viên hợp đồng (nếu có); bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ; bảng thanh toán tiền trực lễ, tết; sau đó kế toán lƣơng trình lên kế toán trƣởng và Thủ trƣởng duyệt.
(3) Sau khi các chứng từ đƣợc duyệt kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán; và lập giấy rút dự toán ngân sách để gửi lên Kho bạc, Kho bạc chuyển khoản tiền theo yêu cầu của giấy rút dự toán vào tài khoản lƣơng cho đơn vị.
(4) Khi nhận đƣợc giấy báo từ ngân hàng về số tiền Kho bạc chuyển kế toán tiến hành lập ủy nhiệm chi kèm theo danh sách chi trả cá nhân gửi lên cho Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Hậu Giang để chi trả tiền lƣơng cho công chức, viên chức và nhân viên trong đơn vị.
(5) Ngân hàng chuyển khoản trả lƣơng cho ngƣời lao động.
Quy trình thanh toán tiền nhuận bút:
Nguồn: Tổ kế toán
Hình 4.2: Quy trình thanh toán sản phẩm nhuận bút
NGƢỜI LAO ĐỘNG TẠO RA SẢN PHẨM KẾ TOÁN NHUẬN BÚT THỦ QUỸ 1 2 3
51
Giải thích sơ đồ:
(1) Kế toán nhuận bút nhận phiếu nhuận bút phát thanh, truyền hình từ cán bộ, nhân viên có phát sinh nhận bút trong đơn vị để tổng hợp sau đó tính thù lao nhuận bút cho ngƣời lao động rồi lập bảng kê nhuận bút trong tháng.
(2) Sau khi tính thù lao nhuận bút kế toán nhuận bút tiến hành lập phiếu chi để trả tiền cho ngƣời lao động.
(3) Lập phiếu chi xong kế toán nhuận bút giao cho Thủ quỷ trả lƣơng cho