1. 4.2 Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán
2.3.3. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến giảm tiền mặt
Để có thể hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ sau: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi và giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng vay tiền.
Người đề nghị chi tiền sử dụng giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán ghi vào mẫu được in sẵn, nói rõ mục đích ứng tiền, chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Giấy có đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận và người đề nghị chi tiền là giấy hợp lệ. Sau đó người đề nghị chi tiền chuyển giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán cho kế toán thanh toán đánh phiếu chi, chuyển cho kế toán trưởng ký phiếu chi sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Cuối tháng, các phiếu chi được tập hợp lên bảng kê chứng từ cùng loại chuyển lên cho giám đốc ký phiếu chi và bảng kê chứng từ cùng loại
Các khoản chi tiền mặt: chi tạm ứng, chi trả nợ khách hàng, chi tiếp khách, chi trả lương cán bộ công nhân viên, chi mua đồ dùng văn phòng, chi khen thưởng, chi trả tiền dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại ... chi khác bằng tiền.
* Trình tự hạch toán được minh hoạ.
Nghiệp vụ 2:
Ngày 13/03/2013, Ông Nguyễn Ngọc Ánh tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội để thỏa thuận, ký kết hợp đồng với Công ty CP Sách Hoàng Mai, với số tiền: 4.000.000 đ.
Biểu số 2.2: Giấy đề nghị tạm ứng
.
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 03 - TT
Phòng: Kinh Doanh (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Số: 36 Ngày 13 tháng 03 năm 2013
Kính gửi: Giám đốc và Phòng kế toán – tài chính Tên tôi là: Nguyễn Ngọc Ánh
Địa chỉ: Phòng Kinh Doanh
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 4.000.000 đ Viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền đi công tác Thời hạn thanh toán:
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán)
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ trên kế toán tiền mặt lập một phiếu chi kèm theo giấy tạm ứng. Phiếu chi do kế toán lập thành 03 liên, 01 liên lưu tại phòng kế toán, 01 giao cho thủ quỹ và 01 liên giao cho người nhận tiền. Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng ...dùng để phản ánh hay xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ, đồng thời làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ tiền mặt và kế toán ghi sổ có liên quan. Mẫu phiếu chi do Bộ Tài chính quy định, có đánh số thứ tự và số tiền được ghi bằng số và bằng chữ, có chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ và người nhận tiền.
Biểu số 2.3: Phiếu chi
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006)
PHIẾU CHI Số CT 12 Ngày 13 tháng 03 năm 2013 TK Nợ 141 TK Có 1111 Người nhận tiền: Nguyễn Ngọc Ánh
Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Lý do: Tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội Số tiền: 4.000.000đ
Bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn
Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Ngày 13 tháng 03 năm 2013 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 4.000.000 đ (viết bằng chữ): (Bốn triệu đồng chẵn)
(Nguồn: Phòng kế toán)
Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản trên phiếu chi, nhập vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp:
Nợ TK 141 : 4.000.000 Có TK 1111 : 4.000.000
Nghiệp vụ 3:
Ngày 25/03/2013, Sau khi đưa đoàn đối tác đi tham quan, du lịch Động Thiên Đường, bà Hoàng Hiền Hòa viết giấy đề nghị thanh toán để thanh toán tiền tiếp khách.
Trường hợp này, sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, Bà Hoàng Hiền Hòa lập giấy đề nghi thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt, sau đó kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Biểu số 2.4: Giấy đề nghị thanh toán
CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 05 – TT Bộ phận: Kinh doanh (Ban hành theo QĐ số
48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 25 tháng 03 năm 2013 Kính gửi: Giám đốc công ty
Họ tên người đề nghị thanh toán: Hoàng Hiền Hòa Bộ phận: Kinh doanh
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền: 7.200.000 đ
Bằng chữ: Bảy triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn
Người đề nghị thanh toán KT trưởng Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của giấy đề nghị thanh toán, kế toán sẽ viết phiếu chi để chuyển cho thủ quỹ và định khoản như sau:
Nợ TK 642 7.200.000 Có TK 1111 7.200.000
Biếu số 2.5: Phiếu chi
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính)
PHIẾU CHI Số CT 13 Ngày 25 tháng 03 năm 2013 TK Nợ 1331, 642 TK Có 1111 Người nhận tiền: Hoàng Hiền Hòa
Địa chỉ: P. kinh doanh
Lý do: Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền: 7.200.000 đ
Bằng chữ: Bảy triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 25 tháng 03 năm 2013
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 7.200.000 đ (viết bằng chữ): (Bảy triệu, hai trăm đồng chẵn)
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản vào phiếu chi và nhập vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp:
Nợ TK 642 7.200.000 Có TK 1111 7.200.000
Từ những chứng từ gốc đã được cập nhật vào phần mềm chúng ta sẽ có mẫu sỗ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt. Sổ quỹ phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị. Định kỳ cuối tháng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu giữa Sổ quỹ tiền mặt với Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ cái TK111.
Biếu số 2.6: Sổ quỹ tiền mặt
Đơn vị: Công ty TNHH Tân Minh Mẫu số:S05a-DNN
Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính)
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Tháng 03 năm 2013 Loại quỹ: Tiền mặt
ĐVT: VNĐ
Ngày 31 tháng 03 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
NT ghi sổ
Số hiệu
chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Sô tiền Tồn
Th
u Chi Thu Chi
Tồn đầu kỳ 110.157.000 PS trong kỳ 07/03 01 Rút TGNH về nhập quỹ - Đặng Thị Thanh Hương 112 400.000.000 510.157.000 11/03 07 Khách hàng thanh toán tiền hàng 131 20.500.000 530.657.000 …… ……….. ………. 13/3 12 Nguyễn Ngọc Ánh tạm ứng tiền đi công tác 141 4.000.000 526.657.000 ……. ……… ……….. 25/03 13
Hoàng Hiền Hòa thanh toán tiền tiếp khách 642, 1331 7.200.000 389.533.000 ……….. ………. …… ……….. ………. Cộng phát sinh 450.356.000 189.353.000 Tồn cuối kỳ 371.160.000
Biếu số 2.7: Sổ chi tiết tiền mặt
Đơn vị: Công ty TNHH Tân Minh Mẫu số:S05b-DNN
Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính)
SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT
Tháng 3/2013 TK 1111 - Tiền Việt Nam
Đơn vị tính: VNĐ
Đồng Hới, ngày 31 tháng 03 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
NT Số hiệu chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số tồn Thu Chi Nợ Có Số tồn đầu kỳ 110.157.000 Số phát sinh trong kỳ 07/03 PT 01 Rút TGNH về nhập quỹ - Đặng Thị Thanh Hương 112 400.000.000 510.157.000 11/03 PT 07 Khách hàng thanh toán tiền hàng 131 20.500.000 530.657.000 …… ……….. …… ……… 13/3 PC 12 Nguyễn Ngọc Ánh tạm ứng tiền đi công tác 642 , 133 4.000.000 526.657.000 ……. ……… ….. … ……… 25/03 PC 13
Hoàng Hiền Hòa thanh toán tiền tiếp khách 141 7.200.000 389.533.000 ……….. …….. ... ... ……… Cộng phát sinh trong kỳ … ….. 450.356.000 189.353.000 ……… Số tồn cuối kỳ 371.160.000