1. 4.2 Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán
2.1.3. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước sau đây:
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam.
- Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán và được theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK 007 - Ngoại tệ các loại.
- Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất), ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
- Để phản ánh và giám đốc chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiên các nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của từng loại vốn bằng tiền.
+ Giám đốc chặt chẽ chấp hành các chế độ thu tiền mặt, tiền gửi, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý.
2.1.4. Công tác quản lý vốn bằng tiền
Về công tác quản lý chung về vốn bằng tiền ở Công ty TNHH Tân Minh đã chấp hành nghiêm chỉnh các quy định theo chế độ hiện hành của nhà nước. Cụ thể như sau:
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ để phản ánh.
- Kế toán phải phản ánh kịp thời số tiền hiện có và tình hình thu, chi vào phần mềm kế toán phân hệ kế toán vốn bằng tiền
- Khi lập phiếu thu, phiếu chi kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốc, giấy đề nghị thanh toán để lập.
- Đối với phiếu chi: Kế toán phải căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, hoặc hoá đơn bán hàng do người bán hàng gửi tới. Đồng thời mọi hoá đơn liên quan đến tiền mặt gửi đến đều được lưu trữ và cuối kỳ kế toán tổng hợp trình lên Ban lãnh đạo phê chuẩn và thông báo công khai cho đơn vị biết.
- Kế toán Vốn bằng tiền chịu trách nhiệm trong việc mở sổ kế toán tiền mặt, ghi hàng ngày, liên tục, theo trình tự phát sinh của các Tài khoản thu chi. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ từ quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số hiện còn tại quỹ, đối chiếu với chứng từ của kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và phải có biện pháp xử lý kịp thời. Khi phát sinh các
nghiệp vụ làm tăng, giảm vốn bằng tiền của đơn vị, có các chứng từ hợp lệ, khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, chứng từ phải có giám đốc, kế toán ký .
- Thực hiện việc thu chi phải đúng mục đích, đúng đối tượng.
- Cuối tháng, cuối quý kế toán phải tổng hợp trình lên Giám đốc để giám đốc thông qua cho cán bộ công nhân viên.
2.1.5. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời theo đúng phương pháp quy định.
- Thu thập, phân loại xử lý và tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin.
- Tổng hợp số liệu và lập các báo cáo theo quy định. Thực hiện phân tích những thông tin kế toán, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo để có đường lối phát triển doanh nghiệp một các đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý Doanh nghiệp.
2.2.Đặc điểm và thủ tục thu, chi tiền mặt tạiCông ty TNHH Tân Minh
2.2.1. Tình hình tổ chức quản lý chung của kế toán vốn bằng tiền ở Công ty
2.2.1.1. Nguồn thu vốn bằng tiền ở đơn vị
Các nguồn thu chủ yếu của Công ty là:
- Thu tiền từ việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ của Công ty như: bán sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm, thiết bị dạy học, đồ chơi trẻ em,….
- Thu tiền từ các dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ, in ấn và các dịch vụ liên quan đến in ấn, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa các phương tiện hệ thống phòng cháy chữa cháy,...
- Thu tiền của nợ khách hàng; - Thu tiền bán các phế liệu thu hồi;
- Công nhân viên hoàn tạm ứng bằng tiền mặt - Thu tiền gửi ngân hàng,...
2.2.1.2. Nội dung chủ yếu của các khoản chi
Các khoản chi chủ yếu của Công ty là:
- Chi các khoản phục vụ kinh doanh như: mua hàng hóa; thanh toán tiền điện, nước, điện thoại….
-Chi thanh toán tiền sửa chửa, bảo quản máy móc như máy vi tính, máy photo, camera….
- Chi tiền tiếp khách, phòng nghỉ, tiền công tác phí. - Chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên
- Chi trả lương cho cán bộ công nhân viên; … - Chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
2.2.1.3. Các quy định về quản lý vốn bằng tiền
Hàng ngày thủ quỹ dựa vào phiếu thu, phiếu chi để tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt; phiếu thu, phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, người giao tiền, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo đúng quy định của chứng từ kế toán.
Khi kế toán lập phiếu thu, phiếu chi phải căn cứ vào bộ chứng từ gốc, giấy đề nghị thu tiền, giấy thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng để lập phiếu. Mọi hoá đơn liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đều được lưu trữ và cuối quý kế toán tổng hợp lại trình lên lãnh đạo công ty phê duyệt.
Kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ghi chép hàng ngày liên tục theo thứ tự phát sinh của các khoản thu, chi.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm nhập xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, hàng ngày phải kiểm kê số tiền hiện có tại quỹ sau đó đối chiếu với chứng từ kế toán nếu có chênh lệch thì cần tìm rõ nguyên nhân và tìm ra biện pháp xử lý.
2.2.2. Thủ tục thu chi vốn bằng tiền
Trong các năm gần đây, Công ty không phát sinh vốn bằng tiền là vàng bạc, đá quý hay ngoại tệ. Hàng tháng, quý, năm kế toán tiền mặt cân đối thu chi tiền mặt đảm bảo đúng chế độ và tăng vòng quay vốn tiền mặt.
2.2.2.1. Thủ tục thu tiền mặt
Trình tự, thủ tục thu tiền mặt được thực hiện như sau:
Thu tiền mặt ở công ty chủ yếu là nghiệp vụ thu tiền tiền bán hàng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, thu từ tiền vay ngắn hạn.
Hàng ngày, với mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc, hợp đồng kinh tế. Sau đó Kế toán tiến hành lập phiếu thu.
Đường dẫn: “Cập nhật số liệu/ Phiếu thu”
Sau đó phần mềm sẽ tự động vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ...và sổ cái.
2.2.2.2. Thủ tục chi tiền mặt
Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng hoặc giấy đề nghị thanh toán, thanh lý hợp đồng vay để tiến hành thủ tục chi tiền. Trong đó giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ nội dung thanh toán và được thông qua lãnh đạo cả công ty duyệt. Nội dung và cách lập phiếu chi cũng tương tự như phiếu thu.
Đường dẫn: “Cập nhật số liệu/ Phiếu chi”
Sau đó phần mềm sẽ tự động vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ...và sổ cái.
2.3. Kế toán tiền mặt tại quỹ
2.3.1. Sổ sách, chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng * Tài khoản kế toán sử dụng * Tài khoản kế toán sử dụng
Để hạch toán tiền mặt kế toán Công ty chỉ sử dụng tài khoản 1111 "Tiền mặt tiền Việt Nam": Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm của quỹ tiền mặt tại Công ty.
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản sau: TK 131 “Phải thu khách hàng”, TK 141 “Tạm ứng”, TK 711 “Thu nhập khác”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 311 “Vay ngắn hạn”, TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, TK 642 “chi phi quản lý kinh doanh”.
* Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Phiếu thu (mẫu số 01-TT); + Phiếu chi (mẫu số 02-TT)
+ Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT); + Giấy đề nghị thanh toán (mẫu 05-TT)
* Sổ sách kế toán sử dụng:
+ Sổ chứng từ ghi sổ (Mẫu số: S02a – DNN)
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số: S02b – DNN) + Sổ chi tiết tiền mặt (Mẫu số: S05b–DNN);
+ Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số: S05a–DNN) + Sổ cái TK 1111(Mẫu số: S02c1–DNN)
2.3.2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng tiền mặt.
Kế toán sử dụng phiếu thu để xác định số thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thủ quỹ thu tiền, mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu. Mẫu phiếu thu do Bộ Tài Chính quy định, có đánh số thứ tự, số tiền được ghi bằng chữ và bằng số có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ người lập phiếu và người nộp tiền mới được coi là hợp lệ.
Mỗi lần có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký tên vào phiếu. Phiếu thu được lập
thành 3 liên, trong đó 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên giao cho thủ quỹ và 1 liên lưu tại phòng kế toán. Sau đó, kế toán trình phiếu thu đó cho kế toán trưởng soát xét, giám đốc ký duyệt.
Đối với thủ quỹ, sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký tên. Cuối cùng, căn cứ vào phiếu thu đó, kế toán tiền mặt vào phân hệ vốn bằng tiền, nhập số liệu vào phần mềm thu tiền mặt. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các loại sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
* Trình tự hạch toán được minh hoạ.
Nghiệp vụ 1:Ngày 07/03/2013, Bà Đặng Thị Thanh Hương rút tiền gửị ngân hàng
về nhập quỹ, số tiền : 400.000.000 đ, kế toán lập phiếu thu gồm 03 liên.
Biểu số 2.1: Phiếu thu
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính) PHIẾU THU Ngày 07 tháng 03 năm 2013 Số CT 01 TK Nợ 1111 TK Có 1121 Người nộp tiền: Đặng Thị Thanh Hương
Địa chỉ: Thủ quỹ
Lý do: Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Số tiền: 400.000.000 đ
Bằng chữ: Bốn trăm triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 07 tháng 03 năm 2013 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nộp tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 400.000.000 đ (viết bằng chữ): (Bốn trăm triệu đồng chẵn)
Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản trên phiếu thu và phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp:
Nợ TK 111 : 400.000.000 Có TK 1121 : 400.000.000
2.3.3. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến giảm tiền mặt
Để có thể hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ sau: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi và giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng vay tiền.
Người đề nghị chi tiền sử dụng giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán ghi vào mẫu được in sẵn, nói rõ mục đích ứng tiền, chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Giấy có đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận và người đề nghị chi tiền là giấy hợp lệ. Sau đó người đề nghị chi tiền chuyển giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán cho kế toán thanh toán đánh phiếu chi, chuyển cho kế toán trưởng ký phiếu chi sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Cuối tháng, các phiếu chi được tập hợp lên bảng kê chứng từ cùng loại chuyển lên cho giám đốc ký phiếu chi và bảng kê chứng từ cùng loại
Các khoản chi tiền mặt: chi tạm ứng, chi trả nợ khách hàng, chi tiếp khách, chi trả lương cán bộ công nhân viên, chi mua đồ dùng văn phòng, chi khen thưởng, chi trả tiền dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại ... chi khác bằng tiền.
* Trình tự hạch toán được minh hoạ.
Nghiệp vụ 2:
Ngày 13/03/2013, Ông Nguyễn Ngọc Ánh tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội để thỏa thuận, ký kết hợp đồng với Công ty CP Sách Hoàng Mai, với số tiền: 4.000.000 đ.
Biểu số 2.2: Giấy đề nghị tạm ứng
.
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 03 - TT
Phòng: Kinh Doanh (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Số: 36 Ngày 13 tháng 03 năm 2013
Kính gửi: Giám đốc và Phòng kế toán – tài chính Tên tôi là: Nguyễn Ngọc Ánh
Địa chỉ: Phòng Kinh Doanh
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 4.000.000 đ Viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền đi công tác Thời hạn thanh toán:
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán)
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ trên kế toán tiền mặt lập một phiếu chi kèm theo giấy tạm ứng. Phiếu chi do kế toán lập thành 03 liên, 01 liên lưu tại phòng kế toán, 01 giao cho thủ quỹ và 01 liên giao cho người nhận tiền. Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng ...dùng để phản ánh hay xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ, đồng thời làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ tiền mặt và kế toán ghi sổ có liên quan. Mẫu phiếu chi do Bộ Tài chính quy định, có đánh số thứ tự và số tiền được ghi bằng số và bằng chữ, có chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ và người nhận tiền.
Biểu số 2.3: Phiếu chi
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006)
PHIẾU CHI Số CT 12 Ngày 13 tháng 03 năm 2013 TK Nợ 141 TK Có 1111 Người nhận tiền: Nguyễn Ngọc Ánh
Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Lý do: Tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội Số tiền: 4.000.000đ
Bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn
Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Ngày 13 tháng 03 năm 2013 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 4.000.000 đ (viết bằng chữ): (Bốn triệu đồng chẵn)
(Nguồn: Phòng kế toán)
Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản trên phiếu chi, nhập vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp:
Nợ TK 141 : 4.000.000 Có TK 1111 : 4.000.000
Nghiệp vụ 3:
Ngày 25/03/2013, Sau khi đưa đoàn đối tác đi tham quan, du lịch Động Thiên Đường, bà Hoàng Hiền Hòa viết giấy đề nghị thanh toán để thanh toán tiền tiếp khách.
Trường hợp này, sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, Bà Hoàng Hiền Hòa lập giấy đề nghi thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt, sau đó kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Biểu số 2.4: Giấy đề nghị thanh toán
CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 05 – TT Bộ phận: Kinh doanh (Ban hành theo QĐ số
48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN