1. 4.2 Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán
2.3.2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng tiền mặt
Kế toán sử dụng phiếu thu để xác định số thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thủ quỹ thu tiền, mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu. Mẫu phiếu thu do Bộ Tài Chính quy định, có đánh số thứ tự, số tiền được ghi bằng chữ và bằng số có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ người lập phiếu và người nộp tiền mới được coi là hợp lệ.
Mỗi lần có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký tên vào phiếu. Phiếu thu được lập
thành 3 liên, trong đó 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên giao cho thủ quỹ và 1 liên lưu tại phòng kế toán. Sau đó, kế toán trình phiếu thu đó cho kế toán trưởng soát xét, giám đốc ký duyệt.
Đối với thủ quỹ, sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký tên. Cuối cùng, căn cứ vào phiếu thu đó, kế toán tiền mặt vào phân hệ vốn bằng tiền, nhập số liệu vào phần mềm thu tiền mặt. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các loại sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
* Trình tự hạch toán được minh hoạ.
Nghiệp vụ 1:Ngày 07/03/2013, Bà Đặng Thị Thanh Hương rút tiền gửị ngân hàng
về nhập quỹ, số tiền : 400.000.000 đ, kế toán lập phiếu thu gồm 03 liên.
Biểu số 2.1: Phiếu thu
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TÂN MINH Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: 51 Lý Thường Kiệt, Đồng Hới, Quảng Bình (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính) PHIẾU THU Ngày 07 tháng 03 năm 2013 Số CT 01 TK Nợ 1111 TK Có 1121 Người nộp tiền: Đặng Thị Thanh Hương
Địa chỉ: Thủ quỹ
Lý do: Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Số tiền: 400.000.000 đ
Bằng chữ: Bốn trăm triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 07 tháng 03 năm 2013 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nộp tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 400.000.000 đ (viết bằng chữ): (Bốn trăm triệu đồng chẵn)
Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản trên phiếu thu và phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp:
Nợ TK 111 : 400.000.000 Có TK 1121 : 400.000.000