- Công tác dự trữ và kho: Tham gia tuyển dụng và tổ chức huấn luyện, đánh giá kết quả làm việc và xét đề nghị lương thưởng, thủ kho, phụ kho, lá
4.2.3.Quản trị nghiệp vụ mua hàng
Chất lượng và hàng hóa đầu vào ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm đầu ra, quyết định sự thỏa mãn của khách hàng cũng như lợi nhuận của công ty. Chi phí đầu vào là một phần lớn trong tổng chi phí của công ty. Quyết định khối lượng cũng như quy mô mua, mặt hàng mua, cơ cấu mặt hàng mua phụ thuộc rất lớn vào nhu cầu của khách hàng, căn cứ theo đó để tối ưu hóa quy mô mua hàng. Bao gồm việc tối thiểu lượng hàng tồn kho nhưng vẫn phải đủ để hàng bán có đủ để bán. Đó không phải là một việc đơn giản, vì vậy cần xây dựng được một kế hoạch mua phù hợp, hợp lý. Ngoài ra, công ty cần xây dựng được mối quan hệ tốt, lâu dài với nhà cung ứng để nguồn hàng được xác định rõ nguồn gốc, xác lập được lòng tin cho khách hàng.
* Xây dựng kế hoạch mua:
- Xác định được số lượng , cơ cấu và tổng trị giá hàng hóa mua nhằm tính toán các chi phí vốn mua và các chi tiêu khác trong kỳ kế hoạch.
- Xác định chính sách thời điểm mua: thời điểm mua có ảnh hưởng đến giá cả, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản dự trữ. Vì thế quy mô lô hàng được tính toán để đảm bảo tổng chi phí mua là nhỏ nhất tức là xác định được quy mô lô hàng hợp lý.
Hiện nay việc nhập hàng của côn ty thường do giám đốc trực tiếp ra quyết định và các chủ kho sẽ đảm nhiệm việc nhập hàng. Trong thời gian tới, công ty nên thành lập bộ phận mua bán riêng. Bộ phận mua có nhiệm vụ: Nghiên cứu thị trường; đánh giá, dự báo sự biến động của thị trường; so sánh chi phí… để đưa ra chính sách mua hợp lý, xác thực. Công ty thường có kế hoạch nhập hàng đầu mỗi tháng căn cứ lượng bán hàng của tháng trước, tồn kho đầu tháng. Tuy nhiên với thị trường biến động như hiện nay, công ty nên linh hoạt trong khâu này, việc nhập hàng nên tùy theo tình hình biến động của thị trường và căn cứ vào đơn đặt hàng của khách.
Đối với bộ phận bán, có thể kiêm thêm một số công tác nhu nghiên cứu theo dõi phản ứng của thị trường, lên báo cáo nhu cầu sản phẩm, sản phẩm nào khách hàng đã hài lòng, sản phẩm nào khách hàng chưa hài lòng.
* Triển khai quá trình mua:
- Sau khi thủ kho gửi phiếu nhu cầu mua hàng được giám đốc chấp nhận tiến hành nhập hàng.
- Hạch toán nghiệp vụ nhập hàng: tập hợp các dữ liệu thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm soát hoạt động mua hàng.
* Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua:
Giảm sát chặt chẽ việc thực hiện quá trình mua đảm bảo thực hiện được các chỉ tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra về số lượng, cơ cấu, chất lượng, thời gian. Từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng với chi phí thấp nhất.