- Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ phản biện
2. Bảng thức trình bày:
3.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
- Báo cáo tiền lương
- Báo cáo công nợ
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3.4 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA
CÔNG TY 3.4.1 Thuận lợi
- Là một trong những nhà phân phối tiên phong cũng như có quy mô khá
lớn trong khu vực miền Tây Nam Bộ nên đảm bảo thị trường tiêu thụ cũng như khả năng cạnh tranh so với các đối thủ.
- Vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển đường thủy và đường bộ. Có uy tín lâu năm trên thị trường cùng với lượng khách hàng cũ khá lớn kế thừa từ cửa hàng Ngô Phong trước khi thành lập công ty.
- Cơ sở vật chất, thiết bị đảm bảo cần thiết cho yêu cầu kinh doanh với số lượng lớn và đảm bảo được nguồn cung do có nhiều nhà cung cấp lớn đảm bảo về mặt chất lượng.
- Đội ngũ công nhân viên được đào tạo tốt và tích lũy kinh nghiệm, đồng thời gắn bó với công ty. Doanh nghiệp có sự đòan kết nhất trí giữa Giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên.
- Đồng bằng sông Cửu Long là một vùng kinh tế đang phát triển, là thị trường tiềm năng của đất nước nói chung cũng như cho hoạt động kinh doanh của công ty nói riêng.
3.4.2 Khó khăn
- Công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm về nhựa gia dụng, là một lĩnh vực đòi hỏi số vốn đầu tư không quá lớn nên dễ có nguy cơ vấp phải sự gia nhập ngành của các đối thủ canh tranh trong tương lai.
- Công ty sử dụng xe tải để vận chuyển hàng hóa đến các chợ ngoài tỉnh cho các đại lý nên sự tăng giá của nhiên liệu xăng dầu cũng góp phần làm tăng giá của làm chi phí doanh nghiệp tăng.
- Đồng bằng sông Cửu Long là vùng kinh tế trọng điểm nên doanh nghiệp sẽ gặp những cạnh tranh gay gắt. Hiện nay, trong thị trường ngoại tỉnh cũng như nội tỉnh, luôn có các nhà phân phối cùng ngành luôn cạnh tranh về giá, sản phẩm … cũng như các cách chiêu thị khác đối với công ty. Đây là vấn đề quan tâm hàng đầu của công ty hiện nay vì nó một mặt gây khó khăn cho hoạt động của công ty, mặt khác lại là động lực để công ty cố gắng hoàn thiện từ cách tổ chức đến hoạt động để công ty ngày một hoàn thiện hơn
3.4.3 Định hướng phát triển của công ty
- Phấn đấu tập trung kinh doanh mặt hàng chủ lực nhựa gia dụng nhằm tăng doanh thu, ổn định giá trên địa bàn, đồng thời nâng cao chất lượng của nhóm mặt hàng inox và thủy tinh để tạo thêm doanh thu.
- Phải chiếm lĩnh được thương trường cũng như khách hàng và đồng thời phải duy trì mối quan hệ tốt với những khách hàng hiện tại kết hợp với việc mở rộng thị phần cũng như khách mới.
- Thường xuyên huấn luyện toàn bộ đội ngũ nhân viên để nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong quá trình kinh doanh.
- Khai thác tốt nguồn lực nội tại của doanh nghiệp đảm bảo việc làm và ổn định đời sống công nhân viên, phát huy tinh thần dân chủ, sức sáng tạo của
người lao động tạo nên sức mạnh thống nhất từ Giám đốc đến người lao động cùng nhau đưa doanh nghiệp phát triển đi lên.
3.5 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3
năm 2011 - 2013
Qua bảng 3.1 báo cáo kết quả hoạt động kinh ta thấy doanh thu đều tăng lên qua các năm với tốc độ biến động mạnh.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2011-2013
ĐVT: 1000Đ
( Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong)
Chênh lệch (2012/2011)
Chênh lệch (2013/2012)
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu -DT bán hàng -DT tài chính -DT khác 24.202.118 24.199.192 2.926 40.194.464 40.188.434 6.030 55.258.520 55.217.425 978 40.117 15.992.346 15.989.242 6.030 (2.926) 66 66 - - 15.064.056 15.028.991 -5.052 40.117 37 37,4 -83.78 - Tổng chi phí - GVHB -CP tài chính -CP quản lý -CP thuế thu nhập doanh nghiệp 22.937.660 22.496.758 440.902 1.093.830 - 39.965.131 37.896.397 577.423 1.491.311 - 55.124.418 52.014.510 994.480 2.115.430 16.926 17.027.471 15.399.639 136.521 397.481 - 74 68 31 36 15.159.287 14.118.113 417.057 624.119 16.926 37 37 72 42 100
Lợi nhuận sau thuế
- Doanh thu năm 2011 tổng doanh thu đạt 24.202.118 nghìn đồng, sang năm 2012 doanh thu tăng 15.992.346 nghìn đồng (tăng 66%), đẩy doanh thu lên mức 40.194.464 nghìn đồng trong đó doanh thu bán hàng có tỷ lệ tăng trưởng cao 66% tương đương 15.989.242 nghìn đồng bằng với tốc độ tăng trưởng tổng doanh thu của công ty. Nguyên nhân là công ty liên tục mở rộng hoạt đông kinh doanh và kênh phân phối cho các đại lý ở các tỉnh thành đưa ra những điều kiện ưu ái cho các đại lý, nhập nhiều hàng hóa của nhiều công ty khác. Doanh thu năm 2013 là 55.285.520 nghìn đồng so với năm 2012 là 40.194.464 nghìn đồng tăng 15.064.056 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng doanh thu tăng so với năm 2012 là 37%. Nguyên nhân là do công ty ổn định được nguồn khách hàng đồng thời tăng cường việc mở rộng các thị phần ở các tỉnh khác, đưa ra những chương trình khuyến mãi. Chi phí năm 2011 của công ty là 22.937.660 nghìn đồng, đến năm 2012, con số này tăng lên 17.027.471 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng chi phí tăng so với năm 2011 là 74%, tương đương với 39.965.131 nghìn đồng. Nguyên nhân tăng chi phí là vì công ty ngày càng mở rộng hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường. Đến năm 2012, thừa kế những thành tựu năm 2011, công ty đầu tư thêm vốn, cùng với sự gia tăng của giá đầu vào làm tổng chi phí gia tăng. Chi phí năm 2013 là 53.008.990 nghìn đồng so với năm 2012 là 39.965.131 nghìn đồng tăng 13.043.859 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng doanh thu tăng so với năm 2012 là 33%. Bước qua năm 2013 tỷ lệ chi phí công ty tăng vọt gần bằng với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu so với năm 2012. Chi phí tăng phần lớn là chịu ảnh hưởng bởi sự tăng giá vốn hàng bán. Đồng thời chi phí tăng lên do sự tăng cao của chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí mua các phương tiện vận tải như xe tải, xe găn máy phục vụ cho quá trình giao hàng đến các tiểu thưong. Năm 2011, hoạt động kinh doanh của công ty mang lại hiệu quả với mức lợi nhuận 170.628 nghìn đồng. Lợi nhuận năm 2012 là 229.333 nghìn đồng so với năm 2011 tăng 58.705 nghìn đồng (tăng 34%). Năm 2012, nhờ doanh thu tăng mạnh nhưng tỷ lệ tăng chi phí vẫn không thay đổi nhiều nên lợi nhuận tăng. Lợi nhuận năm 2013 là 134.102 nghìn đồng so với năm 2012 là 229.333 nghìn đồng giảm 95.231 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng doanh thu tăng so với năm 2012 là 41,5%. Năm
2013 mặc dù doanh thu tăng cao nhưng lợi nhuận lại giảm so với năm 2012. Nguyên nhân là do tỷ lệ tăng trưởng của chi phí giá vốn hàng bán tăng cùng với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu 37% đồng thời sự tăng cao của chi phí quản lý và chi phí tài chính cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc giảm lợi nhuận
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGÔ PHONG
4.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG 4.1.1 Hình thức tiêu thụ
Công ty có 2 hình thức tiêu thụ là bán sỉ và bán lẻ nhưng hình thức chủ yếu nhất của công ty là bán sỉ cho các đại lý
Bảng 4.1 HÌNH THỨC TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY TỪ 2011-2013
Đvt: 1000 đ
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chỉ tiêu
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
Bán sỉ 21.779.272 90 37.897.692 94.3 53.450.466 96,8
Bán lẻ 2.419.919 10 2.290.741 5,7 1.766.958 3,2
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong
Bán sỉ là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty với tỷ lệ ngày càng tăng từ 90% (2011) lên 94,3% (2012) và 96% (2013) vì phương thức này giúp công ty tiêu thụ hàng hoá với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Bán sỉ thường dựa vào chứng từ là đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. Còn hình thức bán lẻ thì không phổ biến. Với phương thức này khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp. Khi các doanh nghiệp có nhu cầu mua sẽ gọi điện thoại hoặc trực tiếp đến công ty đặt hàng. Phòng kế toán dựa trên đơn đặt hàng bộ phận bán hàng chuyển qua sẽ lập HĐ GTGT. Thủ kho căn cứ vào đó xuất bán cho khách hàng. Nhân viên bán sẽ thu tiền bán ngay khi giao cho khách
Hình thức thanh toán: công ty áp dụng hình thức bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. Phổ biến nhất là hình thức bán hàng chưa thu tiền ngay với các đại lý, công ty giao dịch hàng hóa với giá trị trên 20 triệu đồng. Qua bảng 4.1 ta thấy hình thức thanh toán của công ty thay đổi có khuynh hướng chuyển từ thu tiền mặt sang hình thức trả chậm. Năm 2011 tỷ lệ doanh thu thông qua việc bán hàng thu tiền ngay chiếm khoảng 85% trong khi doanh thu chưa thu tiền ngay chiếm khoảng 15%. Điều đó cho thấy công ty tập trung chủ yếu vào hình thức bán hàng thu tiền ngay. Nguyên nhân là do năm 2010 lợi nhuận kinh doanh của công ty bị lổ nên năm 2011 công ty dùng phương thức thu tiền bán hàng ngay để có đủ tiền mặt trả các khoản phải trả .
Năm 2012 tỷ lệ doanh thu bán hàng chưa thu tiền ngay tăng 66,8% so với năm 2011 tăng khoảng 51,8%. Doanh nghiệp đã có sự chuyển dịch về hình thức bán hàng thu tiền ngay sang hình thức bán hàng chưa thu tiền. Nguyên nhân là do công ty muốn ổn định nguồn khách hàng của mình nên đưa ra chính sách trả chậm để tạo điều kiện cho các tiểu thương có thời gian chuẩn bị tiền để thanh toán.
Năm 2013 tỷ lệ doanh thu trả chậm lại tăng từ 66,8% (năm 2012) lên 84,6%(năm 2013). Nguyên nhân là do sự xuất hiện các đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn như Việt Thành với giá cả, chất lượng sản phẩm cạnh tranh cao nên đòi hỏi công ty phải có chiến lược kinh doanh để giữ chặt thị phần của mình. Doanh nghiệp đã tăng số ngày thanh toán tiền hàng từ 20 ngày lên 30 ngày căn cứ theo từng đối tượng và số lượng hàng mua mà công ty sẽ có quyết định khác nhau
Bảng 4.2 HÌNH THỨC THANH TOÁN CỦA CÔNG TY 2011-2013
Đvt: 1000đ
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chỉ tiêu
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
Thu tiền ngay 20.562.338 85 13.389.320 33,2 8.503.483 15,4
Chưa thu tiền
ngay 3.636.854 15 26.799.113 66,8 46.713.941 84,6
4.1.3 Chứng từ và lưu đồ lưu chuyển chứng từ
4.1.3.1 Chứng từ
Trong quá trình hạch toán, kế toán công ty áp dụng các chứng từ do Bộ Tài chính quy định, thường sử dụng các chứng từ cần dùng sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Hoá đơn GTGT
- Chứng từ ghi sổ - Sổ cái, sổ chi tiết
- Phiếu thu, phiếu chi
- Đơn đặt hàng. - Giấy báo có.
- Bảng thanh toán tiền lương
4.1.3.2 Lưu đồ lưu chuyển chứng từ
a. Lưu đồ
Để hiểu rõ hơn công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ tiêu thụ, ta sẽ đi vào tìm hiểu lưu đồ luân chuyển chứng từ khi một nghiệp vụ bán hàng phát sinh: Chú thích:
- KH: Khách hàng. - CTGS: chứng từ ghi sổ - ĐĐH: Đơn đặt hàng. - Sổ CT: Sổ chi tiết
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Kho
Bắt đầu K ĐĐH Giám đốc Kiểm tra ĐĐH ĐĐH dã duyệt 2 Lập HĐBH và phiếu xuất kho
ĐĐH đã kiểm tra 1 HĐBH 2 2 KH HĐBH 1 Ghi sổ và làm thủ tục xuất kho Phiếu xuất kho 2 Sổ kho A Ghi sổ và lập BCBH HĐBH 2 PXK 2 CTGS Sổ CT Sổ cái A Kết thúc PXK 1
Hình 4.1 Lưu đồ lưu chuyển chứng từ
ĐĐH đã duyệt 1 Kiểm duyệt ĐĐH đã duyệt
b. Quá trình luân chuyển chứng từ
- Phòng Kinh doanh: khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng sẽ trình cho Giám đốc ký duyệt. Đơn đặt hàng được bộ phận kinh doanh lập thành 2 liên
- Liên 1: đơn đặt hàng đượclưu tại phòng kinh doanh
-Liên 2: đơn đặt hàng liên 2 được chuyển cho bộ phận kế toán
- Phòng kế toán: kế toán viên dựa trên đơn đặt hàng nhập số liệu vào máy và lập 2 liên HĐ GTGT và 2 liên Phiếu xuất kho
+ Hóa đơn GTGT:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc do phòng Kế toán giữ để theo dõi hằng ngày.
Liên 2: Giao cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho sau đó giao cho khách hàng chung với hàng hóa
+ Phiếu xuất kho:
Liên 1: Giao cho thủ kho cùng với HĐBH sau đó lưu tại kho
Liên 2: Giữ lại tại phòng kế toán cùng với HĐ GTGT để làm chứng từ ghi sổ và lập BCBH
Hóa đơn GTGT cộng với phiếu xuất kho, kế toán kiểm tra, phê duyệt, ghi sổ chi tiết , sổ cái và lập báo cáo bán hàng. Tất cả các chứng từ ở phòng kế toán sẽ được lưu trữ lại để cuối tháng tiến hành đối chiếu với các phòng ban khác - Kho: sau khi nhận được hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng bán được đồng thời thủ kho sẽ cầm hóa đơn xuất kho làm thủ tục xuất hàng. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng mặt hàng. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hóa nhập xuất tồn và ghi vào sổ kho, sau đó thủ kho mang hóa đơn bán hàng đến cho phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hóa để đối chiếu với phòng kế toán.
4.1.4 Các bảng số liệu
4.1.4.1 Chứng từ ghi sổ
- Khi phát sinh các nghiệp vụ đến doanh thu kế toán viên ghi vào chứng từ ghi sổ Có TK 5111 như sau
CHỨNG TỪ GHI SỔ-CÓ TK 5111 Số 115 Tháng 1 năm 2014 Đvt:1000đ Kèm theo .. chứng từ gốc Ngày 31 tháng 1 năm 2014
Người lập Kế toántrưởng Bảng 4.3 Chứng từ ghi sổ Có-TK511
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong)
Số hiệu tài khoản Ngày, tháng Trích yếu Nợ Có Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 2/1 Bán cho Nguyễn Ngọc Hà 131 5111 8.062.600
2/1 Bán cho Nguyễn Ngọc Hiếu 131 5111 7.349.900
2/1 Bán cho Nguyễn Thanh Hồng 131 5111 5.226.300
2/1 Bán cho Nguyễn Ngọc Lài 131 5111 12.864.300
2/1 Bán cho Ngô Viết Luận 131 5111 7.331.200
3/1 Bán cho Nguyễn Ngọc Phả 131 5111 9.054.000
….. …….. ... ... ...
27/1 Bán cho Nguyễn Ngọc Hằng 131 5111 18.904.700
27/1 Bán cho Phạm Kim Mỹ 131 5111 8.162.700
CHỨNG TỪ GHI SỔ-NỢ TK 511 Số 116 Tháng 1 năm 2014 Đvt:1000đ Kèm theo .. chứng từ gốc Ngày 31 tháng 1 năm 2014 Người lập Kế toán trưởng Bảng 4.4 Chứng từ ghi sổ Nợ-TK511
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong)
4.1.4.2 Sổ chi tiết
Sau khi hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan phản ánh vào Báo cáo chi tiết số phát sinh TK 511 để theo dõi cụ thể từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày. Ở đây kế toán không sử dụng sổ chi tiết cho từng mặt hàng mà sử dụng Báo cáo