- Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ phản biện
2. Bảng thức trình bày:
3.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
3.1.3.1. Chức năng nhiệm vụ
Là đại lý kinh doanh và phân phối các sản phẩm nhựa, inox, thủy tinh gia dụng đáp ứng nhu cầu thị trường trên địa bàn thành phố Cần thơ và một số tỉnh lân cận thuộc Đồng bằng sông Cửu Long.
3.1.3.2 Ngành ngề kinh doanh
Các dòng sản phẩm về nhựa, inox và thủy tinh gia dụng 3.1.4 Cơ sở vật chất
Ngô Phong là công ty có quy mô vừa và nhỏ, hình thức kinh doanh của công ty chủ yếu là phân phối sản phẩm mà không tham gia trực tiếp vào hoạt
động sản xuất nên cơ sở vật chất của công ty không quá phức tạp. Tình hình cơ sở vật chất của công ty hiện tại là khá hoàn chỉnh và phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Cơ sở vật chất của công ty bao gồm: 3 xe tải tỷ trọng 3,5 tấn, 2 xe tải tỷ trọng 1,25 tấn, 5 xe máy phục vụ chuyên chở hàng hoá, 1 cửa hàng trưng bày và bán sản phẩm, 1 trụ sở làm việc, 2 nhà kho. Với hệ thống xe chuyên chở có nhiều tỷ trọng khác nhau, công ty có thể phân phối hàng một cách linh hoạt, tuỳ theo từng giá trị đơn hàng mà công ty có sự phân công chuyên chở phù hợp, điều này giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển. Ngoài ra, cửa hàng của công ty sẽ giúp cho việc bán sản phẩm đến khách hàng được nhanh chóng hơn. Với 1 nhà kho lưu trữ hàng hoá, công ty sẽ có kế hoạch trữ hàng hoá nhằm đảm bảo công ty luôn có đủ lượng hàng cần thiết để giao cho khách hàng.
3.2 CƠ CẤUTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH NGÔ
PHONG
3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Với qui mô là doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty TNHH Ngô Phong có cơ cấu tổ chức quản lý khá đơn giản nhưng rõ ràng, vẫn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản trị. Cơ cấu tổ chức bao gồm:
Giám đốc
Phòng kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 4 bộ phận
Bộ phận Marketing: 5 nhân viên marketing.
Bộ phận kho bải: 2 thủ kho, 10 nhân viên kho bãi và 8 tài xế.
Bộ phận bán hàng: 5 nhân viên bán hàng và 10 nhân viên giao hàng. Bộ phận chăm sóc khách hàng: 3 nhân viên chăm sóc khách hàng.
Phòng kế toán: 4 nhân viên (1 kế toán trưởng, 1 kế toán kho bãi, 1
kế toán tiền lương và 1 thủ quỹ)
Phòng hành chính nhân sự: 3 nhân viên
nên một nhân viên có thể đảm nhận thêm một số công việc thuộc các bộ phận khác ngoài công việc chính. Điều này làm tăng tính linh hoạt, khả năng giải quyết các vấn đề và thuận lợi cho việc luân chuyển nhân viên.
Hình 3.1: Sơ đồ hoạt động của công ty Ngô Phong
3.2.2 Chức năng của từng bộ máy
- Giám đốc: trực tiếp lãnh đạo điều hành chung toàn bộ doanh nghiệp
thông qua các trưởng phòng trên mọi phương diện và chịu trách nhiệm đối với nhà nước và nhân viên trong công ty, phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo qui định của Pháp luật. Giám đốc sẽ thực hiện những quyền hạn như: + Đại diện công ty đàm phán, quyết định và tiến hành kí kết hợp đồng với khách hàng.
+ Đề ra các phương hướng, chiến lược hoạt động cho công ty. + Phân công và kiểm soát công việc trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các trưởng bộ phận. Tiến hành phân bổ nguồn nhân lực: bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc tuyển dụng khi cần thiết.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Bộ phận bán hàng Bộ phận chăm sóc khách hàng Bộ phận kho bãi Bộ phận Marketing
+ Triệu tập các cuộc họp giao ban đột xuất hoặc thường kỳ, đề ra các mục tiêu tức thời hoặc dài hạn, kiểm tra mức độ hoàn thành kế hoạch. Quyết định các hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật đối với các nhân viên.
- Phòng kinh doanh: làm việc dưới sự lãnh đạo của trưởng phòng kinh doanh; thời gian và địa điểm làm việc được qui định cụ thể; công việc chính là bán hàng đảm bảo theo doanh số, thường xuyên có mặt tại các điểm bán cũ và tiến hành tìm kiếm khách hàng mới; các đơn hàng được giao cho bộ phận kế toán để xử lí.
- Phòng kế toán tài chính: tổng hợp các báo cáo quyết toán của công ty, phụ trách công tác thống kê và tổng hợp kiểm kê, kiểm tra báo cáo quyết toán và tình hình tài chính của đơn vị thành viên, giải trình số liệu quyết toán và tình hình tài chính của công ty với các ngành quản lý chức năng và các đợt thanh tra kiểm tra. Ngoài ra, bộ phận kế toán là tham mưu cho giám đốc các thông tin cũng như biện pháp tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng hành chính nhân sự: lãnh đạo trực tiếp là giám đốc; có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra các mặt về nhân sự; trong đó có một vị trí kiêm nhiệm vụ trưởng bộ phận giao hàng.
3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong) 3.3.2 Chế độ kế toán vận dụng
- Năm tài chính của từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kế toán trưởng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam.
- Công ty áp dụng Chuẩn mực và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam theo quyết định 48/2006 của Bộ tài chính
- Công ty áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được.
- Phương pháp xác định hàng tồn kho: nhập trước xuất trước - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao đường thẳng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai định kỳ - Phương pháp tính thuế GTGT: khấu trừ
- Phương pháp tính giá vốn hàng bán: bình quân gia quyền
3.3.3 Hệ thống báo cáo kế toán
- Báo cáo tiền lương
- Báo cáo công nợ
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3.4 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA
CÔNG TY 3.4.1 Thuận lợi
- Là một trong những nhà phân phối tiên phong cũng như có quy mô khá
lớn trong khu vực miền Tây Nam Bộ nên đảm bảo thị trường tiêu thụ cũng như khả năng cạnh tranh so với các đối thủ.
- Vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển đường thủy và đường bộ. Có uy tín lâu năm trên thị trường cùng với lượng khách hàng cũ khá lớn kế thừa từ cửa hàng Ngô Phong trước khi thành lập công ty.
- Cơ sở vật chất, thiết bị đảm bảo cần thiết cho yêu cầu kinh doanh với số lượng lớn và đảm bảo được nguồn cung do có nhiều nhà cung cấp lớn đảm bảo về mặt chất lượng.
- Đội ngũ công nhân viên được đào tạo tốt và tích lũy kinh nghiệm, đồng thời gắn bó với công ty. Doanh nghiệp có sự đòan kết nhất trí giữa Giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên.
- Đồng bằng sông Cửu Long là một vùng kinh tế đang phát triển, là thị trường tiềm năng của đất nước nói chung cũng như cho hoạt động kinh doanh của công ty nói riêng.
3.4.2 Khó khăn
- Công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm về nhựa gia dụng, là một lĩnh vực đòi hỏi số vốn đầu tư không quá lớn nên dễ có nguy cơ vấp phải sự gia nhập ngành của các đối thủ canh tranh trong tương lai.
- Công ty sử dụng xe tải để vận chuyển hàng hóa đến các chợ ngoài tỉnh cho các đại lý nên sự tăng giá của nhiên liệu xăng dầu cũng góp phần làm tăng giá của làm chi phí doanh nghiệp tăng.
- Đồng bằng sông Cửu Long là vùng kinh tế trọng điểm nên doanh nghiệp sẽ gặp những cạnh tranh gay gắt. Hiện nay, trong thị trường ngoại tỉnh cũng như nội tỉnh, luôn có các nhà phân phối cùng ngành luôn cạnh tranh về giá, sản phẩm … cũng như các cách chiêu thị khác đối với công ty. Đây là vấn đề quan tâm hàng đầu của công ty hiện nay vì nó một mặt gây khó khăn cho hoạt động của công ty, mặt khác lại là động lực để công ty cố gắng hoàn thiện từ cách tổ chức đến hoạt động để công ty ngày một hoàn thiện hơn
3.4.3 Định hướng phát triển của công ty
- Phấn đấu tập trung kinh doanh mặt hàng chủ lực nhựa gia dụng nhằm tăng doanh thu, ổn định giá trên địa bàn, đồng thời nâng cao chất lượng của nhóm mặt hàng inox và thủy tinh để tạo thêm doanh thu.
- Phải chiếm lĩnh được thương trường cũng như khách hàng và đồng thời phải duy trì mối quan hệ tốt với những khách hàng hiện tại kết hợp với việc mở rộng thị phần cũng như khách mới.
- Thường xuyên huấn luyện toàn bộ đội ngũ nhân viên để nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong quá trình kinh doanh.
- Khai thác tốt nguồn lực nội tại của doanh nghiệp đảm bảo việc làm và ổn định đời sống công nhân viên, phát huy tinh thần dân chủ, sức sáng tạo của
người lao động tạo nên sức mạnh thống nhất từ Giám đốc đến người lao động cùng nhau đưa doanh nghiệp phát triển đi lên.
3.5 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3
năm 2011 - 2013
Qua bảng 3.1 báo cáo kết quả hoạt động kinh ta thấy doanh thu đều tăng lên qua các năm với tốc độ biến động mạnh.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2011-2013
ĐVT: 1000Đ
( Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong)
Chênh lệch (2012/2011)
Chênh lệch (2013/2012)
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu -DT bán hàng -DT tài chính -DT khác 24.202.118 24.199.192 2.926 40.194.464 40.188.434 6.030 55.258.520 55.217.425 978 40.117 15.992.346 15.989.242 6.030 (2.926) 66 66 - - 15.064.056 15.028.991 -5.052 40.117 37 37,4 -83.78 - Tổng chi phí - GVHB -CP tài chính -CP quản lý -CP thuế thu nhập doanh nghiệp 22.937.660 22.496.758 440.902 1.093.830 - 39.965.131 37.896.397 577.423 1.491.311 - 55.124.418 52.014.510 994.480 2.115.430 16.926 17.027.471 15.399.639 136.521 397.481 - 74 68 31 36 15.159.287 14.118.113 417.057 624.119 16.926 37 37 72 42 100
Lợi nhuận sau thuế
- Doanh thu năm 2011 tổng doanh thu đạt 24.202.118 nghìn đồng, sang năm 2012 doanh thu tăng 15.992.346 nghìn đồng (tăng 66%), đẩy doanh thu lên mức 40.194.464 nghìn đồng trong đó doanh thu bán hàng có tỷ lệ tăng trưởng cao 66% tương đương 15.989.242 nghìn đồng bằng với tốc độ tăng trưởng tổng doanh thu của công ty. Nguyên nhân là công ty liên tục mở rộng hoạt đông kinh doanh và kênh phân phối cho các đại lý ở các tỉnh thành đưa ra những điều kiện ưu ái cho các đại lý, nhập nhiều hàng hóa của nhiều công ty khác. Doanh thu năm 2013 là 55.285.520 nghìn đồng so với năm 2012 là 40.194.464 nghìn đồng tăng 15.064.056 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng doanh thu tăng so với năm 2012 là 37%. Nguyên nhân là do công ty ổn định được nguồn khách hàng đồng thời tăng cường việc mở rộng các thị phần ở các tỉnh khác, đưa ra những chương trình khuyến mãi. Chi phí năm 2011 của công ty là 22.937.660 nghìn đồng, đến năm 2012, con số này tăng lên 17.027.471 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng chi phí tăng so với năm 2011 là 74%, tương đương với 39.965.131 nghìn đồng. Nguyên nhân tăng chi phí là vì công ty ngày càng mở rộng hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường. Đến năm 2012, thừa kế những thành tựu năm 2011, công ty đầu tư thêm vốn, cùng với sự gia tăng của giá đầu vào làm tổng chi phí gia tăng. Chi phí năm 2013 là 53.008.990 nghìn đồng so với năm 2012 là 39.965.131 nghìn đồng tăng 13.043.859 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng doanh thu tăng so với năm 2012 là 33%. Bước qua năm 2013 tỷ lệ chi phí công ty tăng vọt gần bằng với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu so với năm 2012. Chi phí tăng phần lớn là chịu ảnh hưởng bởi sự tăng giá vốn hàng bán. Đồng thời chi phí tăng lên do sự tăng cao của chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí mua các phương tiện vận tải như xe tải, xe găn máy phục vụ cho quá trình giao hàng đến các tiểu thưong. Năm 2011, hoạt động kinh doanh của công ty mang lại hiệu quả với mức lợi nhuận 170.628 nghìn đồng. Lợi nhuận năm 2012 là 229.333 nghìn đồng so với năm 2011 tăng 58.705 nghìn đồng (tăng 34%). Năm 2012, nhờ doanh thu tăng mạnh nhưng tỷ lệ tăng chi phí vẫn không thay đổi nhiều nên lợi nhuận tăng. Lợi nhuận năm 2013 là 134.102 nghìn đồng so với năm 2012 là 229.333 nghìn đồng giảm 95.231 nghìn đồng ứng với tỷ lệ tổng doanh thu tăng so với năm 2012 là 41,5%. Năm
2013 mặc dù doanh thu tăng cao nhưng lợi nhuận lại giảm so với năm 2012. Nguyên nhân là do tỷ lệ tăng trưởng của chi phí giá vốn hàng bán tăng cùng với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu 37% đồng thời sự tăng cao của chi phí quản lý và chi phí tài chính cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc giảm lợi nhuận
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGÔ PHONG
4.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG 4.1.1 Hình thức tiêu thụ
Công ty có 2 hình thức tiêu thụ là bán sỉ và bán lẻ nhưng hình thức chủ yếu nhất của công ty là bán sỉ cho các đại lý
Bảng 4.1 HÌNH THỨC TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY TỪ 2011-2013
Đvt: 1000 đ
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chỉ tiêu
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
Bán sỉ 21.779.272 90 37.897.692 94.3 53.450.466 96,8
Bán lẻ 2.419.919 10 2.290.741 5,7 1.766.958 3,2
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Ngô Phong
Bán sỉ là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty với tỷ lệ ngày càng tăng từ 90% (2011) lên 94,3% (2012) và 96% (2013) vì phương thức này giúp công ty tiêu thụ hàng hoá với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Bán sỉ thường dựa vào chứng từ là đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. Còn hình thức bán lẻ thì không phổ biến. Với phương thức này khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp. Khi các doanh nghiệp có nhu cầu mua sẽ gọi điện thoại hoặc trực tiếp đến công ty đặt hàng. Phòng kế toán dựa trên đơn đặt hàng bộ phận bán hàng chuyển qua sẽ lập HĐ GTGT. Thủ kho căn cứ vào đó xuất bán cho khách hàng. Nhân viên bán sẽ thu tiền bán ngay khi giao cho khách
Hình thức thanh toán: công ty áp dụng hình thức bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. Phổ biến nhất là hình thức bán hàng chưa thu tiền ngay với các đại lý, công ty giao dịch hàng hóa với giá trị trên 20 triệu đồng. Qua bảng 4.1 ta thấy hình thức thanh toán của công ty thay đổi có khuynh hướng chuyển từ thu tiền mặt sang hình thức trả chậm. Năm 2011 tỷ lệ doanh thu thông qua việc bán hàng thu tiền ngay chiếm khoảng 85% trong khi doanh thu chưa thu tiền ngay chiếm khoảng 15%. Điều đó cho thấy công ty tập trung chủ yếu vào