Quy trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

L ỜI MỞ ĐẦU

2.3.2.3 Quy trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát. Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán vật tư và có tác dụng trực tiếp đến hiệu quả công tác kế toán vật tư của công ty.

Tại công ty, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan tiến hành ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trên “sổ Nhật ký chung”. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ : hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,phiếu thu, phiếu chi, ...

Từ Nhật ký chung, kế toán sẽ tổng hợp số liệu rồi ghi vào Sổ tổng hợp của tài khoản nguyên vật liệu là “Sổ chi tiết tài khoản 152”.

Sổ Nhật ký chung

“Sổ Nhật ký chung” là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản. Hàng ngày, căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào “Sổ Nhật ký chung”. Các số liệu trên “Sổ Nhật ký chung” được dùng để làm căn cứ ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 152 và Sổ chi tiết tài khoản 153 tại công ty.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ :

- Cột chứng từ: Ghi số hiệu chứng từ và ngày tháng lập chứng từ - Cột diễn giải : Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột tài khoản: Ghi số hiệu TKĐƯ

- Cột số phát sinh nợ : Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi nợ - Cột số phát sinh có : Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi có - Cuối trang sổ, cộng số phát sinh để chuyển sang đầu trang sau

Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều phải ghi vào “Sổ Nhật ký chung”. Tuy nhiên, trong một số trường hợp hoặc với những đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ, doanh nghiệp có thể mở các

“sổ nhật ký đặc biệt” để ghi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó.

Các “sổ nhật ký đặc biệt” là một phần của “Sổ Nhật ký chung” nên có cách ghi chép tương tự. Song, để tránh trùng lặp thì các nghiệp vụ kinh tế đã ghi vào sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào “Sổ Nhật ký chung”. Trường hợp này, căn cứ để ghi sổ chi tiết tài khoản là cả “Sổ Nhật ký chung” và “sổ nhật ký đặc biệt”.

Sổ chi tiết tài khoản 152 và Sổ chi tiết tài khoản 153

Cơ sở lập sổ : căn cứ vào “sổ nhật ký chung” và “sổ nhật ký đặc biệt” kế toán tiến hành ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan lên” Sổ chi tiết tài khoản 152” và ” Sổ

chi tiết tài khoản 153” . Cuối tháng, cộng các sổ chi tiết tài khoản để ghi vào Bảng cân đối số phát sinh.

Tại công ty, ” Sổ chi tiết tài khoản 152” và ” Sổ chi tiết tài khoản 153” chính là sổ tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn của tất cả các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trong công ty. Về bản chất, nó chính là Sổ cái tài khoản 152 và Sổ cái tài khoản 153. Do đó cấu trúc và phương pháp ghi sổ của hai loại sổ này là hoàn toàn giống nhau.

Phương pháp ghi sổ :

- Cột chứng từ: Ghi số hiệu chứng từ và ngày tháng lập chứng từ - Cột diễn giải : Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Cột SH TKĐƯ: Ghi số hiệu TKĐƯ

- Cột số phát sinh nợ : Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi nợ

- Cột số phát sinh có : Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi có

- Cuối trang sổ, cộng số phát sinh để chuyển sang đầu trang sau

- Đầu tháng ghi số dưđầu kỳ vào dòng đầu tiên ( cột số dư Nợ hoặc Có). Cuối tháng, cộng SPS Nợ và SPS Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế SPS từ đầu quý để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính.

ậ ố ệ ế ạ ừ ơ 89

PHẦN III

Một số ý kiến nhận xét và hoàn thiện ngiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần

Viglacera Từ Sơn

3.1 Nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP Viglacera Từ Sơn

Với tầm nhìn “Quyết tâm giữ vị thế của một trong những đơn vị dẫn đầu về sản xuất kinh doanh gốm sứ xây dựng tại Việt Nam. Phát triển bền vững và trở thành đơn vị kinh doanh đa ngành nghề trong tương lai”, Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay, công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh, không ngừng vươn lên học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ, quan hệ với nhiều bạn hàng trong và ngoài nước cũng như thường xuyên mời các chuyên gia nước ngoài đến làm việc, trao đổi kinh nghiệm.

Cùng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lý nói chung, bộ máy kế toán đã ngày càng hoàn thiện và khẳng định vị trí quan trọng trong việc phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty, từđó cung cấp thông tin, đề xuất các ý kiến góp phần xây dựng chiến lược kinh doanh, tăng hiệu quả công tác điều hành sản xuất của Ban lãnh đạo.

Qua thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tế với công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Viglacera Từ Sơn nói riêng, trên cơ sở sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo và sự quan tâm giúp đỡ của các phòng ban trong Công ty, đặc biệt là phòng Tài chính – kế toán đã tạo điều kiện cho em nghiên cứu làm quen với thực tế, củng cố thêm nguồn kiến thức đã học ở trường, cá nhân em xin đưa ra một vài nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Viglacera Từ Sơn như sau:

ậ ố ệ ế ạ ừ ơ 91 3.1.1. Ưu điểm

* Về công tác thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Công ty đã sử dụng và thực hiện tốt kế toán thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất; kiểm nhận vật liệu thu mua chặt chẽ đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu. Từ đó, việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất luôn kịp thời, không xảy ra tình trạng dư thừa hay thiếu hụt làm gián đoạn sản xuất.

* Về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Các thủ tục, chứng từ nhập – xuất kho tương đối chặt chẽ, mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tới kho đều được kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Các chứng từđược thiết lập đầy đủ, chính xác.

Kho hàng của công ty được trang bị đầy đủ hiện đại. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho được sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc nhập – xuất và kiểm tra. Công việc kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho được thực hiện rất nghiêm túc.

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán chi tiết và phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp. Đây là phương pháp rât phù hợp với tình hình biến động rất thường xuyên cuả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hơn nữa, tại Công ty, phòng kế toán được trang bịđầy đủ máy tính, máy in máy photo, máy đếm tiền... nhằm phục vụ cho công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, tiện ích và giảm bớt sai sót.

* Về tổ chức công tác kế toán

Với ưu điểm là có một phòng kế toán riêng nên công tác kế toán của Công ty được thực hiện một cách nhanh chóng, cẩn thận và chính xác. Các công việc kế toán được chuyên môn hoá, kế toán trưởng chỉ làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp, còn các công việc cụ thểđược giao cho từng nhân viên kế toán. Do được phân chia rõ ràng như vậy nên công tác kế toán được thực hiện rất chi tiết và cụ thể. Công tác kế toán của Công ty hoạt động theo đúng pháp luật và quy định của Công ty.

Nhìn chung công tác hạch toán kế toán của Công ty được bố trí xắp xếp công việc một cách hợp lý, sổ sách được ghi chép một cách rõ ràng, sạch sẽ khoa học, chứng từđược

bảo quản ngăn nắp, gọn gàng, dễ lấy, dễ xem. Các báo cáo tài chính được lập theo yêu cầu của Công ty.

Nhờ áp dụng hệ thống máy tính nên việc lập báo cáo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng cũng như tiến độ thời gian Công ty quy định. Phòng kế toán bố trí công việc theo đúng năng lực của từng người, giúp họ phát huy đúng khả năng sẵn có và hoàn thành tốt công việc của mình được giao.

* Vềđội ngũ cán bộ kế toán

Phòng kế toán Công ty có đội ngũ nhân viên lành nghề, dày dạn kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao đồng thời không ngừng tự trau dồi nâng cao trình độ để có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời giúp cho ban lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh của Công ty từđó đưa ra những quyết định đúng đắn.

3.1.2. Một số hạn chế

* Sổ sách tại công ty còn có một số hạn chế như:

- Các mẫu sổ chi tiết và sổ tổng hợp của công ty thường không ghi rõ là áp dụng theo thông tư, hay quyết định nào của luật pháp, không có đơn vị tính và không ghi rõ ngày tháng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Công ty sử dụng “ Sổ chi tiết tài khoản 152” và “ Sổ chi tiết tài khoản 153” để tổng hợp tình hình nhập – xuất –tồn của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử. Tuy nhiên, sổ chi tiết chỉđược sử dụng để phản ánh tình hình nhập – xuất –tồn của từng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chứ không phải của tất cả vật tư.

* Chứng từ của công ty cũng có vài điều chưa thực sự hợp lý :

- Công ty sử dụng Bảng phân bổ chung để tổng hợp tình hình xuất kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng trên bảng này nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ lại được tổng hợp chung trên tài khoản 6272 chứ không được tách riêng.

ậ ố ệ ế ạ ừ ơ 93

- Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của công ty tổng hợp những biến động của tất cả các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty mà không phân biệt riêng hai loại.

- Tại Công ty CP Viglacera Từ Sơn, nguyên vật liệu chính được xuất hàng ngày để phục vụ cho sản xuất nhưng Thẻ kho không phản ánh theo ngày mà tổng hợp theo tháng và ghi một lần duy nhất cho mỗi trường hợp nhập, xuất nguyên vật liệu.

- Phiếu xuất kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụđược lập tất cả vào ngày cuối cùng của tháng. Đặc biệt, với nguyên vật liệu chính (than cám, đất sét), kế toán chỉ lập một phiếu xuất kho duy nhất cho cả tháng.

* Đơn vị tính của vật tư không thống nhất. Trên “Báo cáo tiêu hao vật tư chính” tại phân xưởng kế toán ghi than cám có đơn vị tính là kg trong khi trên các sổ sách, chứng từ khác lại ghi là tấn.

* Khối lượng vật liệu sử dụng ở công ty là rất lớn, bao gồm nhiều loại. Mỗi loại lại có tính chất, quy cách, công dụng khác nhau. Do đó việc phân loại vật liệu một cách khoa hoạc là rất cần thiết. Tuy nhiên công việc này trong công ty lại chưa đạt được hiệu quả như yêu cầu. Công ty chưa lập sổ danh điểm vật tưđể phân loại, sắp xếp các loại vật tư dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý.

* Công tác kiểm kê nguyên vật liệu chưa được thực hiện thường xuyên, thường là một năm một lần vào cuối mỗi năm tài chính, công ty mới tiến hành kiểm kê đối chiếu nên không phát hiện kịp thời sự mất mát, hư hỏng của nguyên vật liệu một cách kịp thời.

* Về sử dụng NVL: NVL tiêu hao vẫn còn nhiều thực sự tiết kiệm, từđó làm tăng chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.

3.2 Một số ý kiến hoàn thiện nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Viglacera Từ Sơn. Từ Sơn.

3.2.1 Hoàn thiện sổ sách kế toán tại công ty.

Sổ sách và chứng từ kế toán là một trong những thành phần quan trọng nhất của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp nhưng hầu hết sổ sách, chứng từ của công ty đều không nêu rõ điều luật công ty đang áp dụng trong hệ thống kế toán của mình. Bên cạnh đó, các sổ sách này cũng không ghi rõ ngày tháng ghi sổ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cảđơn vị tính của doanh nghiệp đồng thời việc ghi chép của kế toán cũng có chỗ chưa hợp lý như trong phần diễn giải của các sổ sách thường phải ghi chép rõ ràng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên trong sổ sách của công ty phần nội dung này thường rất đơn giản và không thể hiện rõ được đầy đủ nội dung của các nghiệp vụ.

Chẳng hạn như : Ngày 27/01/2015, theo hoá đơn số 32879, công ty tiến hành nhập kho một số nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ của bà Nguyễn Thị Vân bằng tiền tạm ứng. Bao gồm:

Găng tay vải ( găng tay bảo hộ): 1600 đôi Bóng điện 200W: 20 Cái Khẩu trang : 500 Cái Sơn chống rỉ : 30 Kg Dung môi : 10 Lít Chổi quét sơn : 10 Cái Băng dính : 10 Cuộn

Phích cắm chuyển 3>2 Lioa : 1 Cái Công tắc 3 nút : 1 Cái

Que hàn : 40 kg

Nhưng khi phản ánh trên các sổ kế toán như Sổ nhật ký chung, kế toán chỉ ghi rất đơn giản là : nhập vật tư và định khoản là:

Nợ TK 1531 : 9.870.000 đồng Nợ TK 1528 : 3.280.000 đồng

Có TK 141 : 13.150.000 đồng.

Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác so sánh, đối chiếu kiểm tra khi chứng từ có thể dùng đểđối chiếu chỉ có thể là Hoá đơn GTGT( Hoá đơn mua hàng) và Phiếu nhập kho. Do đó, công ty nên sửa đổi các mẫu sổ của mình theo mẫu của Bộ Tài Chính và ghi chép các nghiệp vụ một cách chi tiết hơn.

ậ ố ệ ế ạ ừ ơ 95 Biểu số 3.1: Đơn vị: Địa chỉ: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 01 năm 2015 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC STT dòng SH TK ĐƯ Số phát sinh NT SH Nợ Có 01/01 01/01 HD 4913 Mua gạch (Công ty TNHH đầu tư XD và TM ACB) Phải thu khách hàng Doanh thu bán thành phẩm Giá vốn hàng bán Thành phẩm Phải thu khách hàng Thuế GTGT đầu ra phải nộp 131 5112 632 155 131 33311 15 840 000 5 517 408 1 584 000 15 840 000 5 517 408 1 584 000 … … … … … … ... … … 27/01 31/01 PN 7 Nhập kho vật tư bằng tạm ứng Vật liệu khác : Bóng điện 200W Khẩu trang Sơn chống rỉ Dung môi Chổi quét sơn Băng dính Phích cắm chuyển 3>2 Lioa Công tắc 3 nút : 1 Cái