- Kiểm soỏt chi phớ thay đổ
3.2.3. Nhúm cỏc giải phỏp về hoàn thiện tổ chức bộ mỏy quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh.
sản xuất kinh doanh.
Để hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả, cỏc doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành Xõy dựng Hà Nội cần đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý theo hƣớng gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động hiệu quả, cú khả năng giỳp doanh nghiệp đạt mục tiờu đề ra, sử dụng hiệu quả cỏc nguồn lực của doanh nghiệp.
Khi cỏc doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh thua lỗ, khụng hiệu quả thƣờng hay đổ lỗi cho yếu tố khỏch quan, cho mụi trƣờng kinh doanh và do cạnh tranh gay gắt, khốc liệt. Nhƣng cũng trong điều kiện, hoàn cảnh đú cú những doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh rất hiệu quả. Một trong những nguyờn nhõn hoạt động sản xuất kinh doanh khụng hiệu quả là do cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp đú đó xơ cỳng, lỗi thời, khụng cũn phự hợp, khụng linh hoạt và khụng cú khả năng thay đổi, thớch nghi nhanh chúng với mụi trƣờng kinh doanh, từ đú dẫn tới thua lỗ, phỏ sản. Để đỏp ứng sự thay đổi của mụi trƣờng kinh doanh mới, duy trỡ và nõng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh, cỏc doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành Xõy dựng Hà Nội cần phải đổi mới, hoàn thiện và lựa chọn mụ hỡnh tổ chức và quản lý kinh doanh thớch hợp, tạo sức sống mới cho doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, việc thay đổi một vấn đề nào đú thuộc về hệ thống tổ chức quản lý thƣờng khụng dễ dàng, cần cú thời gian để cõn nhắc chuẩn bị, bởi vỡ điều đú phụ thuộc vào yờu cầu của sự thay đổi cỏc mục tiờu, nhiệm vụ kinh doanh, mặt khỏc nú là những vấn đề liờn quan trực tiếp đến con ngƣời. Việc bố trớ một mụ hỡnh tổ chức quản lý hay một vị trớ cụng tỏc nếu khụng hợp lý sẽ dẫn đến hậu quả làm hạn chế hiệu lực của doanh nghiệp, gõy ra tổn thất trong quỏ trỡnh kinh doanh. Vỡ vậy, để đổi mới, hoàn thiện hay lựa chọn mụ hỡnh tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh thớch hợp cần thực hiện một số cỏc biện phỏp cụ thể sau:
3.2.3.1. Đẩy mạnh hơn nữa cụng tỏc sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước thuộc Ngành Xõy dựng Hà Nội theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 3 (Khoỏ IX).
Cần chuẩn hoỏ hệ thống cỏc chỉ tiờu dựa trờn điều kiện cụ thể của nền kinh tế đất nƣớc và thụng lệ của cỏc nƣớc trong khu vực, nhất là khối ASEAN để xếp loại doanh nghiệp Nhà nƣớc cú quy mụ lớn, vừa và nhỏ, từ đú đề ra chớnh sỏch vĩ mụ thớch hợp theo hƣớng doanh nghiệp Nhà nƣớc chỉ nờn là cỏc doanh nghiệp cú quy mụ lớn và thực sự giữ vai trũ là cụng cụ kinh tế của Nhà nƣớc để định hƣớng, điều tiết nền kinh tế mà thụi. Vỡ vậy, trong thời gian tới để doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành Xõy dựng Hà Nội hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả, cần thực hiện một số biện phỏp sau:
- Giảm bớt số lƣợng, tăng về chất lƣợng hoạt động sản xuất kinh doanh của cỏc doanh nghiệp Nhà nƣớc vừa và nhỏ bằng mọi biện phỏp, kể cả số
doanh nghiệp làm ăn thua lỗ cũng nhƣ những doanh nghiệp mà Nhà nƣớc khụng cần thiết phải nắm giữ. Thực chất cỏc biện phỏp này là sắp xếp, đổi mới, phỏt triển và nõng cao hiệu quả DNNN núi chung và doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành XDHN núi riờng theo tinh thần Nghị quyết hội nghị Trung ƣơng 3 (khoỏ IX) đó chỉ ra. Nghị định 187/NĐ-CP ngày 16/11/2004 của Chớnh phủ về việc chuyển Cụng ty nhà nƣớc thành Cụng ty cổ phần; Nghị định 103/1999/NĐ-CP ngày 10 / 09 / 1999 của Chớnh phủ về giao, bỏn, khoỏn, kinh doanh, cho thuờ DNNN, đó thụng thoỏng hơn, song vẫn chƣa giải quyết thoả đỏng lợi ớch của ngƣời lao động trong doanh nghiệp; chƣa cú cỏch xử lý hợp lý vấn đề xỏc định giỏ trị doanh nghiệp.
- Đối với cỏc doanh nghiệp cú quy mụ nhỏ, thua lỗ kộo dài khụng cổ phần hoỏ đƣợc và Nhà nƣớc khụng cần nắm giữ cổ phần chi phối, cổ phần đặc biệt thỡ cần kiờn quyết thực hiện cỏc biện phỏp nhƣ: Sỏp nhập, khoỏn kinh doanh, cho thuờ hoặc giao bỏn, giải thể, phỏ sản… để sử dụng cú hiệu quả tài sản của Nhà nƣớc, bảo đảm việc làm, thu nhập, quyền lợi hợp phỏp của ngƣời lao động.
- Những doanh nghiệp Nhà nƣớc khụng chuyển sang hỡnh thức sở hữu khỏc cũng cần phải đƣợc tổ chức lại theo hƣớng lựa chọn mụ hỡnh doanh nghiệp một cỏch phự hợp, cụ thể là:
Nghiờn cứu để xõy dựng mụ hỡnh Cụng ty Mẹ - Cụng ty Con hoặc là Tập đoàn kinh tế theo hƣớng phự hợp hơn, đảm bảo thực sự đú là tổ chức cú mối liờn kết “chặt” hơn và thực sự đủ mạnh về tiềm lực tài chớnh - cụng nghệ để nõng cao năng lực cạnh tranh.
Cỏc doanh nghiệp Nhà nƣớc sử dụng 100% vốn Nhà nƣớc cú thể chuyển sang cỏc hỡnh thức tổ chức quản lý phự hợp hơn nhƣ Cụng ty Trỏch
nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc một thành viờn nhằm đảm bảo ỏp dụng một Luật thống nhất với cỏc thành phần kinh tế khỏc và tỏch biệt đƣợc tài chớnh doanh nghiệp ra khỏi tài chớnh Nhà nƣớc. Để đảm bảo cạnh tranh bỡnh đẳng giữa cỏc doanh nghiệp thuộc cỏc thành phần kinh tế, Nhà nƣớc cần nghiờn cứu để thể chế hoỏ chế độ Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn nhà nƣớc một thành viờn hoặc mụ hỡnh Cụng ty cổ phần gồm cỏc cổ đụng là doanh nghiệp Nhà nƣớc ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp này.
Tổ chức lại cỏc Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc sao cho tạo ra mối liờn kết tốt hơn giữa cỏc Cụng ty thuộc Ngành Xõy dựng Hà Nội, giữa sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh lành mạnh, kớch thớch sự phỏt triển sản xuất kinh doanh một cỏch hiệu quả.
Xỏc định rừ chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận trong hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cú sự phõn biệt tƣơng đối về tớnh chất, cụng việc của cỏc bộ phận, trỏnh sự chồng chộo về chức năng, nhiệm vụ, tạo điều kiện cho cỏn bộ quản lý tập trung đầu tƣ chuyờn sõu và đảm bảo sự hoạt động của bộ phận trong doanh nghiệp một cỏch nhịp nhàng, hiệu quả.
3.2.3.2. Xõy dựng mạng lưới thụng tin, xỏc định cỏc quyết định đưa ra
một cỏch chớnh xỏc, hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức mới sẽ cho phộp việc thực hiện thay đổi một cỏch linh hoạt, trong điều kiện cần thiết cú thể tập trung huy động nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Trong quỏ trỡnh thực hiện phải đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luụn ổn định và từng bƣớc nõng cao hiệu quả. Phải thực hiện kết hợp giữa nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, năng lực quản lý của từng thành viờn và sự đồng bộ của cả hệ thống.
Cỏc phƣơng phỏp cải tiến, xõy dựng mụ hỡnh tổ chức quản lý phải tiến hành đồng bộ trong từng bộ phận, phũng ban, vừa thực hiện vừa rỳt kinh nghiệm để hoàn thiện hệ thống tổ chức. Vỡ vậy, doanh nghiệp cần tập trung ở một số cụng việc cơ bản sau:
- Phải phổ biến, quỏn triệt đến mọi ngƣời lao động, nhất là cỏc thành viờn của bộ mỏy quản lý doanh nghiệp hiểu đƣợc bản chất yờu cầu của cụng việc tổ chức.
- Cõn đối nguồn lực hiện cú với yờu cầu đỏp ứng cho đổi mới, hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xõy dựng kế hoạch ngõn sỏch đầu tƣ, cũng nhƣ đội ngũ cỏn bộ của Cụng ty hiện cú phự hợp với yờu cầu đổi mới, hoàn thiện.
3.2.3.3. Đẩy mạnh sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý, sản xuất kinh doanh, tinh giản tối đa bộ mỏy giỏn tiếp.
Tiến hành thực hiện tổng rà soỏt, sắp xếp lại bộ mỏy tổ chức của từng DNNN trực thuộc Ngành Xõy dựng Hà Nội. Đỏnh giỏ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong giai đoạn (2001 2005), phỏt hiện những nội dung chồng chộo, hoặc chƣa đƣợc quy định, những nội dung làm tốt, những nội dung làm chƣa tốt. Từ đú xõy dựng phƣơng ỏn tổ chức bộ mỏy mới, trong đú phõn định rừ cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, biờn chế, cơ cấu cỏn bộ, tiờu chuẩn chức danh từng loại cỏn bộ đến từng phũng, ban, xớ nghiệp, tổ đội ... của đơn vị.
Sau khi đó sắp xếp cỏn bộ, cụng nhõn viờn thực sự cú năng lực, trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ, cú tinh thần trỏch nhiệm cao, đảm bảo chất lƣợng, hiệu
quả cụng việc… vào cỏc vị trớ phự hợp, cần tiến hành giải quyết một cỏch kiờn quyết những CBCNV cũn lại trong bộ mỏy giỏn tiếp theo cỏc hƣớng sau:
Nhúm 1: Những ngƣời làm việc trong bộ phận giỏn tiếp chuyển sang bộ
phận trực tiếp sản xuất kinh doanh.
Nhúm 2: Những ngƣời do sắp xếp cần bố trớ nghỉ hƣu trƣớc tuổi (nếu cần
cú sự hỗ trợ thờm của doanh nghiệp).
Nhúm 3: Những ngƣời hạn chế về chuyờn mụn, nghiệp vụ khụng phự
hợp với cụng việc, bố trớ đi học để chuyển đổi ngành nghề (dƣới 40 tuổi).
Nhúm 4: Số cũn lại thỡ cần giải quyết nghỉ thụi việc, hoặc chấm dứt hợp
đồng lao động.
3.2.3.4. Duy trỡ và phỏt triển mối quan hệ ngang giữa cỏc bộ phận trong
tổ chức.
Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào mối quan hệ tƣơng tỏc giữa cỏc bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Do đú, lónh đạo doanh nghiệp cần quan tõm đến vấn đề duy trỡ và phỏt triển mối quan hệ ngang giữa cỏc bộ phận, để hoạt động của cỏc bộ phận này phối hợp hiệu quả nhằm thực hiện mục tiờu chung của tổ chức. Khi chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới, nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là khụng cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bắt thời cơ kinh doanh. Do vậy, yờu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận chức năng để cú thể tạo lập sự liờn kết mọi nỗ lực nhằm tạo ra phản ứng nhanh của doanh nghiệp với những biến đổi của mụi trƣờng kinh doanh là rất lớn. Tốc độ biến đổi của mụi trƣờng càng nhanh thỡ càng đũi hỏi doanh nghiệp phải tăng cƣờng tỏc động qua lại hay sự phối hợp theo chiều ngang giữa cỏc bộ phận.
3.2.3.5. Đảm bảo thụng tin trong nội bộ doanh nghiệp.
Một trong những điều kiện quyết định sự tồn tại, phỏt triển của bất cứ một tổ chức nào là khả năng duy trỡ thụng tin giữa cỏc bộ phận, giữa cỏc thành viờn trong tổ chức. Đảm bảo thụng tin tốt sẽ giỳp mọi thành viờn hiểu rừ mục đớch của tổ chức, đạt đƣợc sự thống nhất cao giữa mục đớch cỏ nhõn và mục đớch của tập thể, khi đú ngƣời lao động sẽ trở nờn năng động hơn, sẵn sàng phối hợp hành động để đạt đƣợc mục tiờu doanh nghiệp đề ra. Do đú hoạt động của tổ chức sẽ nhịp nhàng và cú hiệu quả hơn. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh kộm hiệu quả là do thiếu thụng tin, hoặc thụng tin nhiễu, dẫn đến sự phối hợp giữa cỏc bộ phận bị hạn chế, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Tổ chức thụng tin trong nội bộ doanh nghiệp phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc sau:
- Cỏc kờnh thụng tin phải đƣợc hiểu biết cụ thể. Nõng cao khả năng thu bắt thụng tin để giỳp Doanh nghiệp nhanh chúng đƣa ra cỏc quyết định kịp thời. Doanh nghiệp cú thể bị thua lỗ khi nhận đƣợc thụng tin lỗi thời.
- Cỏc tuyến thụng tin cần trực tiếp và ngắn gọn. Tuyến thụng tin càng ngằn thỡ khả năng truyền đạt thụng tin càng nhanh, việc giải quyết cỏc tỡnh huống bất ngờ sẽ đƣợc thực hiện kịp thời, khụng bị chậm trễ.
- Lấy tin tốt, xử lý nhanh, tạo cho doanh nghiệp luụn luụn cú một sức bật nhạy cảm. Trỡ trệ là dấu hiệu thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào. Với một doanh nghiệp, để nhanh nhạy trong cơ chế thị trƣờng thỡ cỏc “giỏc quan” của nú phải luụn đảm bảo hoạt động tốt, nhanh chúng nắm bắt đƣợc những gỡ cần biết về thụng tin.
- Thụng tin phải xỏc thực, nắm tốt thụng tin, doanh nghiệp sẽ giảm đƣợc những chi phớ khụng đỏng cú.
- Để đảm bảo cho việc tổ chức truyền đạt thụng tin đỏp ứng những yờu cầu của cụng tỏc quản lý, cỏc doanh nghiệp cần trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng cỏc phƣơng tiện truyền tin tiờn tiến (nhƣ mỏy vi tớnh, mỏy Fax….). Cần giảm bớt việc sử dụng cỏc phƣơng tiện nhƣ văn bản, thƣ tớn, cỏc cuộc họp để truyền tin.