Số dư đầu năm Nợ Có
Hàng bán bị trả lại ở Công ty là số hàng đã tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại do vi phạm một số điều khoản trong hợp đồng đã ký kết.
Khi khách hàng có nhu cầu trả lại hàng mua, phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng kỹ thuật KCS tiến hành kiểm tra, xem xét, xác nhận lý do trả lại hàng của khách sau đó lập Giấy xác nhận hàng bán bị trả lại làm căn cứ để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại được lập làm 2 liên: 1 liên lưu tại phòng kế hoạch vật tư, 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán.
Trị giá của số hàng bán bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn:
Trị giá hàng bán bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại X Đơn giá bán Các chi phí phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại nếu Công ty phải chịu thì được tính vào chi phí bán hàng, được phản ánh vào TK641.
Để hạch toán hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng TK531- Hàng bán bị trả lại
Chứng từ sử dụng: bao gồm hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế đã ký kết, giấy xác nhận hàng bán bị trả lại.
Sổ sách sử dụng: bao gồm Sổ chi tiết bán hàng
Nhật ký chứng từ số 8
Sổ chi tiết TK 531, Sổ cái TK531
Quy trình hạch toán được thực hiện như sau:
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế đã ký kết và giấy xác nhận hàng bán bị trả lại, hàng ngày kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, cuối tháng kế toán tập hợp số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, cuối quý tập hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 531.
Ví dụ 2: Ngày 31/01/2008 Công ty bán cho bà Tân (Chợ Đồng Xuân) 800 áo T-shirt theo số hoá đơn GTGT 0041478, đơn giá bán là 18.000 VNĐ, tổng tiền hàng chưa thuế là 14.400.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 1.440.000, tổng tiền thanh toán là 15.840.000 VNĐ. Bà Tân chưa thanh toán. Nhưng sau đó Bà Tân muốn trả lại 1 lô 20 cái vì bị lỗi, Công ty chấp nhận cho Bà Tân trả lại hàng vào ngày 04/02/2008. Kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi nhận một khoản giảm trừ doanh thu vào TK 531.
Biểu mẫu số 7
Công ty dệt kim Thăng Long 46 Hàng Quạt
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 531
Đối tượng: Áo T-shirt
Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 04/02 Bà Tân trả lại hàng 131 360.000 2.925.826 …….. ….. ….. Kết chuyển sang TK511 511 …. 0 Cộng PS Dư cuối kỳ …. …. 0 Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng
Biểu mẫu số 8
Công ty dệt kim Thăng Long 46 Hàng Quạt Sổ cái TK 531 Năm 2008 Đơn vị: VNĐ Ghi có các TK đối ứng Nợ TK này
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
TK 111 3.526.389 TK 112 1.639.533 TK 131 4.397.802 Tổng số PS Nợ 9.563.724 Tổng số PS Có 9.563.724 Số dư Nợ cuối kỳ Có Ngày…tháng… năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Số dư đầu năm