- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
2.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH TM Nhật Thanh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM NHẬT THANH
2.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH TM Nhật Thanh
Huyền
Nhiệm vụ chức năng của các bộ phận Giám đốc: (1 người)
Họ tên: Cao Thị Quỳnh Như
Là người đứng đầu và là chủ đầu tư tài khoản của công ty, nắm bắt và lãnh đạo toàn bộ hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm với chính quyền, các ban nghành chức năng về hoạt động của công ty. Người trả lương và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc phải có trình độ lãnh đạo, khả năng phân tích, có tầm nhìn chiến lược để dẫn dắt công ty làm việc hiệu quả đảm bảo bảo toàn vốn và phát huy hiệu quả sử dụng đồng vốn mang lại lợi nhuận cho công ty.
Phó giám đốc: (1 người)
Họ tên: Cao Thị Bích Thùy
Là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong công ty, trực thuộc sự quản lý và điều hành trực tiếp của giám đốc. Là người hỗ trợ đắc lực cho giám đốc, đôi khi đưa ra những quyết định thay giám đốc khi được ủy quyền do đó phó giám đốc phải là người
GIÁM ĐỐC P.KỸ THUẬT KHO VẬN P. KẾ TOÁN PHÓ GIÁM ĐỐC P.KINH DOANH BỘ PHẬN BÁN HÀNG BỘ PHẬN TIẾP CẬN KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN THU MUA BỘ PHẬN KHO, KỸ THUẬT BỘ PHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG Sơ đồ:
Huyền
trung thực, có trình độ lãnh đạo, có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực kinh doanh của mình…
Phòng kế toán: (5 người)
Họ tên trưởng phòng: Hoàng Thị Thủy - Kế toán trưởng
Phòng kế toán giúp giám đốc quản lý, điều hành công tác kế toán tài chính của công ty trong quá trình hoạt động. Theo dõi ghi chép, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi sự biến đổi và luân chuyển tài sản trong công ty. Lập báo cáo tài chính và xác định kết quả kinh doanh… Nhân viên phòng kế toán phải có trình độ chuyên môn, nắm vững kiến thức về kế toán, có đạo đức nghề nghiệp trung thực, khách quan, đặc biệt tính cẩn thận trong quá trình làm việc.
Nếu thiếu người hay không phân công công việc hợp lý trong bộ phận kế toán sẽ dẫn đến tình trạng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được theo dõi phản ánh kịp thời, sự tổng hợp tính toán của thông tin kế toán bị sai hoặc chậm trễ sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của công ty. Làm trì trệ mọi hoạt động, có thể dẫn đến thất thoát tài sản do không được phản ánh đầy đủ và chính xác…
Phòng kỹ thuật kho vận: (8 người)
Họ tên trưởng phòng: Lục Đức Thuận
Phòng kỹ thuật kho vận phụ trách về công tác kho, công tác kỹ thuật, công tác vận chuyển hàng hóa. Đó là quản lý kho tàng, quản lý các mặt hàng trong kho tránh mất mát hư hỏng là nơi nhận và xuất hàng hóa. Bộ phận kỹ thuật phụ trách các công tác về kỹ thuật bảo quản hàng hóa, trang thiết bị trong công ty, tư vấn và lắp đặt máy móc cho khách hàng.. Bộ phận vận chuyển hàng phụ trách công tác đi nhận hàng và đi giao hàng cho khách hàng. Những người làm trong phòng kỹ thuật đòi hỏi phải có trình độ về kỹ thuật, trung thực, nhanh nhẹn, hoạt bát…người đứng đầu phải biết bố trí và phân công công việc hợp lý, khoa học…
Nếu thiếu người trong bộ phận này thì trong quá trình hoạt động có thể phục vụ giao và nhận hàng chậm trễ, kho tàng và hàng hóa không được đảm bảo, khi xẩy ra sự cố nhân viên kỹ thuật không khắc phục được sự cố mau chóng. Do đó sẽ làm trì trệ các hoạt động của bộ phận khác và toàn bộ công ty.
Huyền
Họ tên trưởng phòng: Nguyễn Thành Luân
Phòng kinh doanh phụ trách việc mua và bán hàng hóa trong công ty, là nơi mà hoạt động ở đó trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho công ty. Bộ phận thu mua có trách nhiệm đi giao dịch và mua hàng ở các nơi cung cấp, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu kinh doanh của công ty. Bộ phận tiếp cận khách hàng làm nhiệm vụ nghiên cứu phát triển thị trường, quảng cáo, tiếp thị tăng cường các mối tiêu thụ hàng hóa, tạo lập và xây dựng được lâu dài các bạn hàng ổn định cho công ty. Bộ phận bán hàng phụ trách việc bán hàng trực tiếp cho khách hàng, tư vấn, tiếp thị về hàng hóa, đây là khâu cuối cùng trong quy trình kinh doanh của công ty, các nhân viên bán hàng tạo hình ảnh tốt cho khách hàng và tăng cường bán hàng hiệu quả nhằm tăng thu nhập và lợi nhuận cho công ty.
Nhân viên phòng kinh doanh phải có trình độ, nắm rõ về các mặt hàng, có kiến thức về thị trường, năng động, hoạt bát, có khả năng phân tích và khả năng thuyết phục… Người đứng đầu phải nhạy bén, biết nắm bắt cơ hội, có tầm nhìn chiến lược và khả năng phân tích cao, biết nhìn người và phân bổ công việc hợp lý…
Nếu thiếu nhân viên ở bộ phận này thì hoạt động tiêu thụ hàng hóa của công ty sẽ không phát huy hết được khả năng tiêu thụ hàng hóa. Số lượng hàng hóa tiêu thụ được ít hơn, việc tiêu thụ hàng hóa gặp khó khăn, không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng, không tận dụng hết được việc bán hàng, không đáp ứng được đầy đủ, kịp thời và tư vấn cho khách hàng. Doanh thu và lợi nhuận công ty sẽ giảm sút. Do đó bộ phận bán hàng phải có đội ngũ nhân viên đầy đủ về số lượng và trình độ đáp ứng được thị trường tiêu thụ hàng hóa.