Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ vốn bằng tiền tại
Công ty TNHH Trần Thành
- Tiền mặt:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
- Tiền gửi ngân hàng:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
- Kiểm tra và thực hiện phần hành:
+ Kế toán tổng hợp sau khi nhận được các chứng từ liên quan sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kế toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi … rồi trình lên kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt.
Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp rồi trình tài liệu này cho kế toán trưởng ký duyệt.
- Tập hợp lưu trữ chứng từ:
Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập sổ sổ kế toán chi tết sẽ được lưu một bản trong hồ sơ lưu trữ chứng từ gốc, một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra hủy.
Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi và bảng chứng từ gốc cùng loại, thủ quỹ sẽ vào “Sổ quỹ tiền mặt”, kế toán chi tiết tiền mặt sẽ vào “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”.
Chứng từ gốc HĐ mua hàng, HĐ bán hàng,giấy đề nghị,… Phiếu thu Bảng Tổng hợp Thu tiền mặt
Phiếu chi
Bảng Tổng hợp Chi tiền mặt
Chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ ban đầu Giấy báo nợ Giấy báo có Sổ theo dõi tiền gửi ngân
hàng Bảng Tổng hợp Chi TGNH Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng Tổng hợp thu TGNH
Hàng ngày, kế toán tiền mặt có nhiệm vụ đối chiếu số dư cuối ngày với thủ quỹ. Nếu có sự chênh lệch, cả hai cùng có nhiệm vụ kiểm tra lại xem sai sót thuộc về bên nào. Cuối tháng số tiền tồn cuối tháng của hai sổ trên phải khớp nhau.
Đầu mỗi tháng công ty đều chủ động lập kế hoạch vốn bằng tiền, việc lập kế hoạch này giúp doanh nghiệp có thể xác định dòng tiền ra và dòng tiền vào trong từng thời kỳ trên cơ sở đó xem xét cân đối thu chi bằng tiền đồng thời xác định đựơc số tiền mặt cần dự trữ. Tiền mặt tại quỹ của công ty dùng để trả lương thưởng cho nhân viên trong công ty và dùng để mua sắm... tùy thuộc vào thời kỳ phát sinh và kế hoạch chi tiêu mà xác định đựơc lượng tiền tồn quỹ.
Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng tiền mặt chủ yếu từ các hoạt động như doanh thu dịch vụ, thu nợ...khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán sẽ lập phiếu thu trình kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó tiến hành định khoản vào chứng từ ghi sổ. Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, lệnh ghi giấy đề nghị thanh toán...đã hợp lệ, kế toán sẽ viết phiếu chi. Phiếu chi bắt buộc phải có chữ ký giám đốc. Nguyên tắc này giúp kiểm soát được các khoản chi, đảm bảo thực hiện đúng chế độ.