- Niên độ kế toán: Năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 theo dương lịch Hình thức kế toán: Nhật kí chung
3.2.3. Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hả
Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải
Trong thời gian thực tập tại công ty Nhật Hải, em đã có cơ hội vận dụng những kiến thức đã được học vào thực tiễn, nhất là trong công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá. Thời gian qua đã giúp em học hỏi được rất nhiều những kinh nghiệm và tác phong làm việc từ sự vận dụng một cách linh hoạt chế độ kế toán vào thực tế ở công ty. Trên cơ sở đó, em xin được đề xuất thêm một số ý kiến nhằm đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn công kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty để công tác này thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực cho công ty.
3.2.3.1. Về hình thức bán hàng của công ty
+ Hiện tại Công ty sử dụng hai hình thức thanh toán, đó là: thanh toán ngay và thanh toán chậm. Chính vì vậy để mở rộng thêm thị phần, Công ty cần có thêm một hình thức thanh toán mới như: Hình thức thanh toán trả góp. Để thu hút khách hàng có thu nhập đều đặn vừa phải đến với Công ty nhiều hơn.
Phương pháp bán trả chậm, trả góp là phương thức bán mà doanh nghiệp dành cho người mua ưu đãi được trả tiền hàng trong kỳ. Doanh nghiệp sẽ được hưởng khoản chênh lệch giữa bán trả góp, và giá bán của sản phẩm. Để đa dạng phương thức bán hàng trong quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức này. Khách hàng sẽ có thêm phương án để lựa chọn cho quá trình mua hàng của mình. Kế toán sẽ không ghi toàn bộ khoản lãi trả góp mà phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính và định kỳ thu nợ của khách hàng. Lãi trả góp được tính là phần chênh lệch
giữa giá trả góp và giá trả ngay. Trong trường hợp trả chậm, khách hàng chi phải trả một lần cả gốc lẫn lãi và số lãi được phản ánh qua tài khoản 338
Thủ tục mua trả góp:
- Khách hàng là công dân Việt Nam có độ tuổi từ 21-50 - Khách hàng có hộ khẩu hà nội( pho to 2 bản nguyên cuốn) - Khách hàng cung cấp chứng minh nhân dân( pho to 2 bản) - Xác định địa chỉ cư trú
- Khách hàng ứng trước từ 30%- 50% tiền hàng - Thời hạn tín dụng từ 6-24 tháng
Quy trình bán trả góp:
Sau khi kí hợp đồng và xem xét thủ tục là hợp lệ , nhân viên bán hàng in hóa đơn cho khách hàng theo giá trả ngay, sau đó chuyển hóa đơn qua bộ phận giao hàng, và giao hàng cho khách
Các chứng từ sử dụng
- Hợp đồng trả góp. Trả chậm - Hóa đơn GTGà
- Phiếu thu
- Giấy báo ngân hàng
Sổ kế toán: sử dụng sổ chi tiết tài khoản TK 5111, TK 1111, TK 112, TK 131,
TK 156, TK 338, TK 515...
Trình tự hạch toán:
Nhân viên bác hang in hóa đơn cho khách theo số tiền thực nhận thu lần đầu( trả ngay). Kế toán sẽ ghi nhận doanh thu trả ngay, ghi tăng TK 5111. TK 3331 đồng thời ghi nhận số tiền lãi trả góp vào TK 338. Ghi tăng các tài khoản phải thu cho khách hàng ( số còn phải thu) và ghi nhận số tiền trả ngay cho TK 1111, TK 112
Kế toán kết chuyển giá vốn cho hàng bán ghi tăng TK 632, ghi giảm cho TK 156
Định kì thu nợ của khách hàng, kế toán ghi tăng tiền, giảm các khoản phải thu của khách hàng. Đồng thời, ghi nhận lãi trả góp vào doanh thu hoạt động tài chính( ghi tăng TK 515, TK 338)
+ Khách hàng là tài sản của Doanh nghiệp, điều đó đặc biệt đúng trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Việc các Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng dưới hình thức thanh toán chậm trả đã trở thành xu thế phổ biến và được xác định như một công cụ cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, Công ty không nên vì muốn giữ khách mà cho khách hàng nợ quá nhiều, nợ quá lâu vì điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và an toàn tài chính của Công ty. Để giảm bớt công nợ phải thu khách hàng và các khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Nhật Hải cần tăng cường công tác đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, tích cực và kiên quyết hơn nữa trong công tác đôn đốc và thu hồi công nợ, quyết tâm không để phát sinh nợ xấu, nợ khó đòi, kết hợp chặt chẽ giữa bán hàng với thu hồi công nợ. Đồng thời, Công ty nên đưa ra những chính sách trích lập dự phòng phải thu khó đòi thận trọng hơn nữa.
3.2.3.2. Về vận dụng tài khoản kế toán
Kế toán Công ty cần mở thêm các tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể, để tiện cho việc theo dõi và phản ánh doanh thu, cũng như giá vốn hàng bán, phải thu của khách hàng. Đối với nhóm hàng máy in, máy tính... công ty cũng phải mở chi tiết hơn nữa là TK 511. Ví dụ: TK 511.1.1 “ Máy tính xách tay Sony”…đối với các mặt hàng khác cũng mở TK chi tiết tương tự để tiện cho việc theo dõi tính toán doanh thu, lợi nhuận chung của công ty. Công ty cũng phải mở thêm tài khoản chi tiết cho tài khoản 632 “ giá vốn hàng bán”. Vì có như vậy kế toán mới theo dõi và phản ánh kịp thời đầy đủ nhất về DT cũng như giá vốn hàng bán cũng như lợi nhuận của từng mặt hàng cụ thể
3.2.3.3. Về chứng từ sử dụng
Quá trình trả lại hàng hóa của khách hàng mất khá nhiều thời gian mà khối lượng chứng từ trong cũng tương đối lớn. Để tiện theo dõi số hàng hóa này và việc thanh toán hàng thu hồi cho khách hàng công ty nên lập bảng kê hàng hóa thu hồi theo trình tự thời gian thu hồi lại hóa đơn của mặt hàng
Nội dung: bảng kê dùng để ghi chép những loại mặt hàng đã thu hồi cho vào nhập kho và đang chờ thanh toán cho khách hàng
Kết cấu: Bảng kê được chia thành 9 cột
Cột 1: đánh số thứ tự ghi từng mặt hàng đã thu hồi
Cột 2 và 3: Ghi rõ thông tin về số hóa đơn đã thu hồi từ khách hàng và ngày thàng năm in hóa đơn hay ngày mua hàng của khách hàng
Cột 4: Ghi tên khách hàng đã được in trên hóa đơn
Cột 5: Ghi rõ tên mặt hàng, ký hiệu mặt hàng ghi trên mặt hàng đó Cột 6: Số tiền khách hàng phải trả (chưa thuế) khi mua mặt hàng đó
Cột 7: Ghi rõ thuế suất cho hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế hay chịu thuế với thuế suất bao nhiêu %
Cột 8: Số thuế GTGT tính cho mặt hàng đó (có ghi trong hóa đơn) Cột 9: Đánh dấu cho những loại mặt hàng đã được thanh toán.
3.2.3.4. Về sổ sách kế toán
Để thuận cho việc theo dõi doanh thu xem mặt hàng nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho công ty cũng như việc đối chiếu với sổ cái doanh thu dễ dàng, không nhầm lẫn thì kế toán cần mở sổ chi tiết cho từng mặt hàng, trong đó ghi rõ số hiệu chứng từ, ngày lập, số lượng, đơn giá, thành tiền hay các khoản tính trừ
3.2.3.5. Trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện của chúng (Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho).
Phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Đối tượng: Theo Thông tư số 13/2006/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ trích lập và
sử dụng các khoản dự phòng, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, vật tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho (gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém, mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển), sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang.
Việc trích lập được thực hiện khi giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và phải đảm bảo: có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho; là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của DN tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC) (trong trường hợp nguyên vật liệu sử dụng làm nguyên liệu chính sản xuất sản phẩm, có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm, dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệu này không bị giảm giá thì DN cũng không được trích lập dự phòng).
Phương pháp trích lập: mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập được tính
bằng cách lấy khối lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC nhân (x) với giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán, sau đó trừ (-) giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.
Lưu ý: giá trị của khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho này sẽ được DN hạch toán vào một tài khoản treo có số dư âm trên bảng cân đối kế toán và hạch toán tăng khoản mục giá vốn hàng bán trong kỳ; DN phải trình bày được cơ sở để xác định các khoản mục giá gốc hàng tồn kho, giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trên bản thuyết minh BCTC; DN niêm yết bắt buộc phải công bố thông tin tài chính định kỳ sẽ phải thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu tại thời điểm lập BCTC, giá gốc của hàng tồn kho của DN thấp hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm lập BCTC: tại mỗi thời điểm lập BCTC, DN phải xem xét số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập và số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập: nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì DN không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì DN trích thêm vào khoản mục giá vốn hàng bán của DN phần chênh lệch
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Ví dụ như : công ty Nhật Hải kết thúc niên độ kế toán 31/12/2011 Trị giá hàng tồn kho: 600.000.000 đ
Trong đó: Mặt hàng máy tính Asus : 160.000.000 đ Mặt hàng máy tính Acer: 180.000.000 đ Mặt hàng mays tính HP : 260.000.000 đ Số dư của tài khoản 159: 23.000.000 đ
Theo dự tính giá cả thị trường biến động khiến máy tính Asus có thể giảm 5%, máy tính Acer có thể giảm tới 10%. Như vậy thì mức lập dự phòng cho năm 2012 là Asus : 160.000.000 * 5% = 8.000.000 đ
Acer : 180.000.000 * 10% = 18.000.000 đ
Do số dự phòng cần trích lập lớn hơn số dư hiện có của TK 159 nên kế toán trích lập dự phòng bổ xung bằng bút toán Nợ TK 632 : 26.000.000 đ
PHỤ LỤC
Phụ lục số 01: Thiết lập phiếu điều tra phỏng vấn Phụ lục số 02: Lập câu hỏi phỏng vấn
Phụ lục số 03: Bảng tổng hợp kết quả điều tra
Phụ lục số 04: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật kí chung Phụ lục số 05 : Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Phụ lục số 06: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật kí – sổ cái Phụ lục số 07: Trình tự hạch toán kế toán trên máy vi tính Phụ lục số 08: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phụ lục số 09: Sơ đồ tổ chức bôn máy kế toán của công ty Phụ lục số 10 : Phiếu xuất kho
Phụ lục số 11: Phiếu xuất kho Phụ lục số 12: Hóa đơn GTGT Phụ lục sổ 13: Sổ nhật kí bán hàng
Phụ lục số 14: Sổ nhật kí chung Phụ lục số 15: Phiếu chi
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình kế toán tài chính DNTM- Trường ĐH Thương mại 2. Chuẩn mực kế toán Việt Nam
3. Chế độ kế toán doanh nghiệp( ban hành theo quyết định số 48 4. Tài liệu của công ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải 5. Luận văn khóa trước
