- Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện theo một phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên
b. Thiết bị tin học:
- Máy tính xách tay - Máy chiếu, Máy in quét - Máy tính cá nhận, Máy chủ s ơ đ ồ tổ chức bộ máy quản lý ( Phụ lục số 08)
* Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành, đối nội, đối ngoại, đưa ra định
hướng phát triển chiến lược của công ty và là người có quyền điều hành cao nhất * Phó giám đốc
* Phòng phần mềm:- Nơi ra đời các sản phẩm phần mền của công ty - Quảng cáo đa phương tiện
* Phòng kinh doanh
- Với đội ngũ kinh doanh trẻ đầy năng động và đặc biệt am hiểu sâu về kĩ thuật phần mềm, các thiết bị tin học, máy tính, sẽ tư vấn cho khách hàng về lợi ích mang lại khi áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành doanh nghiệp hay các tiện ích, tính năng của các thiết bị tin học, máy tính
Bộ phận bán lẻ kinh doanh các thiết bị tin học, văn phòng, điện tử viễn thông,… phục vụ các khách hàng mua tại cửa hàng cũng như qua mạng hoặc qua điện thoại. * Phòng kỹ thuật:
Đây là bộ phận có chức năng tham mưu về công tác kĩ thuật, cộng nghệ và chất lượng của các sản phẩm
Thiêt kế, triển khai giám sát về kĩ thuật các sản phẩm
Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, bảo trì, bảo dưỡng các sản phẩm
* Phòng kế toán :
Chức năng của phòng là thực hiện công tác tài chính kế toán, thống kê của đơn vị, quản lý tài sản vật tư, lập kế hoạch tài chính và thực hiện công tác phân tích kinh tế. Thu và quản lý các nguồn thu, thanh toán các khoản chi, kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu-chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước cũng như của công ty, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí của công ty theo đúng quy định, đúng mục đích và có hiệu quả. Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài
chính, kế toán. Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo thống kê khác. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ..
2.1.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
* Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Nhật Hải là một công ty hạch toán độc lập. Vì vậy công tác kế toán của Công ty tổ chức một cách khoa học, hợp lý đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán được kiểm tra xử lý thông tin kịp thời chính xác giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt kịp thời thông tin hạch toán kế toán, để từ đó có thể thực hiện việc kiểm tra và chỉ đạo sâu sát các hoạt động của Công ty đã phân công và chuyên môn hoá để nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên phòng kế toán.
Phòng Kế toán có một đội ngũ trình độ kế toán khá cao đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Hàng năm trong phòng lại có sự luân chuyển nghiệp vụ để ai cũng có thể thực hiện các phần hành một cách nhanh chóng hiệu quả.
Phòng kế toán thực hiện chức năng cung cấp thông tin và là công cụ đắc lực cho quản lý, bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, hạch toán kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Ghi chép, cung cấp chính xác, kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất – kinh doanh của công ty, góp phần tích cực bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ngăn chặn các hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản của doanh nghiệp, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nước, tham mưu, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác hiệu quả các tiềm năng của doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ( phụ lục số 09)
Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:
- Phụ trách kế toán : Phụ trách kế toán tại Công ty là người có nhiều kinh
nghiệm trong lĩnh vực kế toán, luôn nắm bắt các chuẩn mực chế độ kế toán kịp thời. Là người thực hiện điều hành chung mọi hoạt động của phòng kế toán có trách nhiệm
tham mưu cho Giám đốsc để đưa ra những đường lối chiến lược trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám sát mọi hoạt động kinh doanh tại Công ty và lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế.
Phụ trách kế toán có trách nhiệm:
+ Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty
+ Tổ chức ghi chép tính toán và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có).
+ Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định.
+ Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc (nếu có). + Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp.
+ Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan.
+ Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty.
+ Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Hội đồng thành viên, ban giám đốc và các Cơ quan hữu trách.
+ Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty.
Quyền hạn:
+ Toàn quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán tại Công ty,
+ Tham gia việc tuyển dụng (kiểm tra nghiệp vụ), thuyên chuyển, xét nâng lương, kỹ luật các nhân viên kế toán, kho trong phạm vi quản lý.
+ Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán, kiểm tra, thanh tra của Phòng hoặc Cơ quan hữu quan. Những người có nhiệm vụ lập, ký duyệt hoặc cung cấp các tài liệu, chứng liệu phục vụ cho việc ghi chép, hạch toán, lập báo cáo kế toán phải chịu trách nhiệm về những xai sót, không xác thực, không đúng qui định, không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng hạn của tài liệu cung cấp.
+ Được quyền từ chối việc lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu không phù hợp với pháp luật hiện hành .
Báo cáo: Báo cáo tình hình tài chính kế toán liên quan Công ty vớiGiám đốc Công ty hoặc Hội đồng thành viên khi có lệnh.
- Kế toán công nợ:
+ Theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng (mua, bán, tạm ứng ) + Phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau: người mua, người bán, cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, phải thu phải trả khác,... + Theo dõi công nợ theo hợp đồng, hạn thanh toán
+ Bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ với nhau + Theo dõi công nợ chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng.
+ Lên các báo cáo: Sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, quá hạn, bảng kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối công nợ trên một tài khoản. Theo dõi được công nợ một khách hàng trên nhiều tài khoản công nợ khác nhau.
- Kế toán quỹ kiêm tiền lương:
Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện trong quy định công ty, quỹ tiền mặt và có chứng từ. Do đó kế toán quỹ có nhiệm vụ:
· Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc
· Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc · Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền.
· Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
· Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu Thu hoặc Chi .
· Kế toán quỹ ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và giao cho khách hàng 1 liên · Sau đó kế toán quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hoặc Chi ghi vào Sổ Quỹ ( viết tay)
Khi chi tạm ứng , trường hợp này do kế toán quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay.
· Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và phụ trách cơ sở duyệt
· Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở , người nhận tạm ứng và Thủ Quỹ . Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng
· Khi người nhận tạm ứng thanh toán , cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại . kế toán quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay
· Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó Kế toán mới lập Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và kế toán quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra
· Đối tượng xin tạm ứng phải là công nhân viên tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần
Quản lý Quỹ tiền mặt :
· Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở. Không được để tiền của cá nhân vào trong két ra khỏi cơ sở .
· Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại cuối ngày · Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký
· Hằng ngày , Kế Toán cùng kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách , ký vào sổ Quỹ ( viết tay và bản in )
Đồng thời hàng thàng có nhiệm vụ tập hợp số liệu trên bảng chấm công từ phòng tổ chức hành chính và các chính sách tiền lương khác, các vấn đề liên quan đến lương để tính và thanh toán tiền lương cho toàn bộ công nhân viên trong công ty, theo dõi tiền lương của công ty, định kỳ báo cáo với kế toán trưởng.
- Kế toán kho:
Kế toán kho có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, số lượng hàng nhập-xuất-tồn để lên báo cáo về hàng hoá cuối tháng. Đồng thời theo dõi giá nhập cũng như xuất để lên bảng giá của hàng hoá. Cuối tháng lên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn của từng loại hàng hoá.
2.1.1.3. Chính sách kế toán của công ty
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung thông qua sử dụng phần mềm kế toán MISA.
Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC -Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng