- Niên độ kế toán: Năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 theo dương lịch Hình thức kế toán: Nhật kí chung
2.2.2. Kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty NHật Hả
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Bao gồm các chứng từ sau
Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho
khách hàng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán
viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho người nộp tiền.
Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát sinh
liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra: là bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hang hoá
dịch vụ bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hang được bán ra theo trình tự thời gian
Biên bản thu hồi hoá đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi khách hang
hoá tại công ty để xác nhận quá trình thu hồi hoá đơn đã in cho khách hang lúc mua sản phẩm. và là căn cứ để nhập kho lại hang hoá và trả tiền cho khách
Giấy báo có là chúng từ được gửi tới ngân hang để xác nhận khoản tiền thanh
toán của khách hang đã chuyển vào tài khoản của công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức NKC vằ chứng từ đó được lưu tại công ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẫn cho quá trình vận động của chúng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chúng từ. cụ thể trình từ luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng mịnh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này do bà Phùng Ngọc Thiên Kim ( kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:
B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất
B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán của công ty là bà Nguyễn Thanh Thúy xem xét và duyệt
B3: Bà Phùng Ngọc Thiên Kim - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng
B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán
B6: Trình phiếu xuất kho cho ông Phan Đình Tùng- Giám đốc ký duyệt chứng từ( vì chứng từ được xét duyệt ngau từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt
B7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng
Kế toán bán hàng ( bà Phùng Ngọc Thiên Kim) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế toán công ty ( Nguyễn Thanh Thúy) ký duyệt ( 3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2,3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, kết thúc.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết TK 511 để theo dõi tính hình tiêu thụ
- TK 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ.
- TK 131: “ Phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131.
- TK 156: “ Hàng hóa”: được theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng như TK 156.01- máy tính để bàn
TK 156.0101- DELL Vostro AVD TK 156.0102 – HPHP P6- 2111L ……
TK 156.02 – máy tính xách xách tay TK 156.0201- HP H431-A2N27PA
TK 156.0202- Acer Aspire Acer AS4752- 243G6 TK 156.0203- Asus X44H-VX196
…..
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111: Tiền mặt.
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại” - Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” - Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán
* Kế toán bán lẻ
Công ty bán hàng cho các công ty khác, hoặc các cá nhân, cửa hàng, …Hàng hoá được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho, quầy của công ty.
Ví dụ: Ngày 30/1/2012, anh Vũ Minh Ngọc (Đóng Đa, Hà Nội) muốn mua một màn
hình máy tính tại công ty. Sau khi được tư vấn anh quyết định mua màn hình LCD ACER G195HQL. Nhân viên bán hàng sẽ viết và in hoá đơn cho anh Ngọc theo hoá đơn giá trị gia tăng số 168351. Thông tin mua hàng của anh sẽ phần mền chuyển phần tiền thanh toán vào doanh thu bán hàng của công ty ( ghi tăng TK 5111, TK 331, ghi tăng khoản phải thu của khách hàng là TK 131
Nợ TK 131: 2.190.000 đ
Có TK 511: 1.990.909,091đ Có TK 331: 199.090,909đ
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán ghi “Có” cho TK 632, ghi Nợ cho TK 156 theo số hoá đơn trên. Những nghiệp vụ bán lẻ này sẽ được phản ánh chi tiết qua bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra, trình tự nhân viên bán hàng in hoá đơn GTGT cho khách
Nợ TK 156: 2.190.000 đ
Có TK 632: 2.190.000 đ
Cuối ngày nhân viên thanh toán sẽ tổng hợp số tiền và nộp lại cho phòng kế toán theo tổng số hoá đơn mà kế toán quầy đó viết, in ra qua bảng kê
Theo nghiệp vụ trên thì số tiền thu do anh Ngọc thanh toán đã được phản ánh vào tài khoản TK 131 cùng với số tiền hàng thu được tại quầy hàng bán máy tính, tính tổng số tiền thu đuợc trong ngày sẽ nộp cho phòng kế toán. phần mền kế toán hạch toán ghi Nợ TK 111, ghi Có TK 131
Thủ quỹ sẽ viết phiếu thu cho nhân viên thanh toán quầy máy tính theo phiếu thu số 000079. tự động khoản tiền này sẽ được phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt
Khi nhận được tiền: Nợ TK 111: 2.190000
Có TK 131: 2.190.000
* Kế toán bán buôn
Phòng kinh doanh sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT tại công ty được lập làm 3 liên đặt lên giấy than viết một lần: Liên 1 (màu xanh) lưu tại quyển gốc (làm căn cứ ghi sổ kế toán), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu tím) làm căn cứ thanh toán. Hoá đơn được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho. Kế toán lập xong hoá đơn sẽ trình cho kế toán trưởng và giám đốc. Người mua sau khi nhận đủ hàng, kiểm tra hàng ký nhận vào hoá đơn.
Ví dụ : Trong tháng 01/2012 công ty có đơn đặt hàng từ Công ty Dịch Vụ
Viền Thông VNP đặt mua 100 Monitor Samsung 17" LCD 740N. Ngày 20/01/2012 nhân viên bán hang xuất hàng cho công ty Dịch vụ Viễn Thông VNP hoá đơn GTGT số 0059227. Sau khi nhận được hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán lập phiếu xuất kho. Theo như thoả thuận trong hoá đơn Công ty Dịch Vụ Viễn Thông VNP đã thanh toán 20% tiền hàng trả ngay bằng tiền mặt. Kế toán lập phiếu thu
Đã nhận đủ số tiền (Bằng chữ): Một trăm mười sáu triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
+ Nợ TK 632: 582 750 Có TK 156:582 750 + Nợ TK 111: 116.550 Nợ TK 131: 466.200 Có TK 511: 555.000 Có TK 333 (1): 27.750
* Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Khi khách hàng trả lại hàng hoá, nhân viên tại quầy sẽ yêu cầu khách hàng trả lại hoá đơn GTGT. Nhân viên sẽ viết Biên bản thu hồi hoá đơn GTGT và hẹn 2 tuần sau khách hàng đến thanh toán tiền
Ví dụ : Ngày 31/01/2012, bà Dương Diệu Linh mua mặt hàng là NOTEBOOK SONY VPCEB22EG/WI nhưng vì một lý do nào đó mà vào ngày 01/02/2012 bà muốn trả lại hàng. tại quầy nhân viên bán hàng sẽ thu hồi hoá đơn GTGT viết vào ngày 31/01/2012 căn cứ vào đó viết cho bà Biên bản thu hồi và nhận lại máy cho vào nhập kho. những chứng từ này làm cơ sở để phần mềm kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản 131, 156, 531, 632
Phản ánh gía vốn hàng thu hồi ghi tăng TK 156, giảm TK 632 Nợ TK 156 : 11.290.000 đ
Có TK 632 : 11.290.000 đ
Đồng thời, phản ánh doanh thu mặt hàng bị trảlại ghi : Có cho TK 131, ghi Nợ TK 531, TK 3331
Nợ TK 531 : 10.263.636,36 đ Nợ TK 3331 : 1.026.363,636đ
Có TK : 11. 290.000 đ
Cuối tháng, kế toán thanh toán tiền thu hồi theo phiếu chi số 000288, phản ánh qua sổ quỹ tiền mặt, ghi Có TK 1111 và ghi Nợ TK 131
Có TK 1111 : 11.290.000 đ - Kế toán chiết khấu thương mại
+ Tài khoản sử dụng: TK521- Chiết khấu thương mại:
Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại kế toán sử dụng Tài khoản 521 dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc thanh toán cho người mua hàng do họ đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán
- Căn cứ vào hóa đơn TGT, kế toán phản ánh số chiết khấu thương mại Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp Có TK 131- Phải thu của khách hàng
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng kế toán phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và CCDV Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
Ví dụ: Trong tháng 2, công ty có Hóa đơn GTGT số 0062658 xuất cho công ty giao nhận vận chuyển
Sản phẩm ổ cứng Samsung 80GB: 100 ổ*100.000= 10.000.000 đ
Sản phẩm ổ cứng Samsung 60GB: 200*75.000=15.000.000 đ
Theo chính sách chiết khấu thương mại của công ty đối với các loại linh kiện máy tính thì khi mua số lượng lớn sẽ được chiết khấu thương mại. Như vậy công ty sẽ được hưởng chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại tháng1: 10 ổ cứng loại 80GB và 20 ổ cứng loại 60GB tương đương: 100.000 đ +150.000 đ = 250.000 đ
Thành tiền: 10.000.000 + 15.000.000 – 250.000= 24.750.000 đ
Thuế GTGT 10%: 2.475.000 đ
Tổng cộng: 24.750. 000 + 2.475.000 = 27. 225.000 đ
Công ty căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0063658, ghi sổ kế toán theo các bút toán
Nợ TK 521: 250.000 Nợ TK 3331: 25.000 Có TK 131: 275.000 Phản ánh doanh thu : Nợ TK 131: 27.500.000 đ Có TK 511: 25.000.000 đ Có TK 3331: 2.500.000 đ
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán ra:
Nợ TK 632: 25.000.000 đ
Có TK 156:25.000.000 đ
2.2.2.4 Sổ kế toán
Kế toán bán hàng máy vi tính Công ty CP Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải áp dụng hình thức nhật ký chung, vì thế có các sổ sách kế toán sau:
Sổ nhật ký chung : hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dung làm căn cứ ghi sổ , trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung ( phụ lục số 10)
- Sổ nhất kí mua hàng là sổ kế toán dung để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh mua hàng dựa trên các chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho ( phụ lục số 11)
- Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi chép, theo dõi, tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền dựa trên phiếu xuất kho( phụ lục số 12)
- Sổ nhật ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở công ty bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi Ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng và có thể theo dõi từng loại tiền ( phụ lục số 13)
- Sổ cái: Kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 521, 635, 156, 111, 112… ( phụ lục số 14)
- Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ của khách hàng. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán hết Kế toán tổng hợp sẽ là người trực tiếp cập nhật, kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ phát sinh từ sổ phụ chuyển sang sổ cái khi cần thiết. Cuối mỗi tháng, người phụ trách kế toán chính của công ty phải in chi tiết sổ cái theo từng tài khoản trình lãnh đạo phòng ký và đóng lưu trữ