- Giải pháp về mặt quản lý cho vấn đề này đó là thông quan các mối quan hệ hợp tác nhằm chia sẻ nguồn lực, tạo môi trường cho phép truy cập liên thông.
3.6.3. Xây dựng hệ thống thông tin thư viện đại học trên địa bàn Hà Nộ
Liên thông TV là sự phối hợp hoạt động giữa các TV với nhau nhằm tổ chức xây dựng, chia sẻ tài nguyên TT: hợp tác trong công tác bổ sung, tổ chức mượn liên TV, chia sẻ mục lục liên hợp, sử dụng các dịch vụ TT,… tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể truy cập TT bất cứ ở đâu và bất cứ thời gian nào.
Liên thông TV là xu hướng phát triển tất yếu, là giải pháp tối ưu cho sự nghiệp TT-TV của các quốc gia. Trong kỷ nguyên mới của xã hội TT, sẽ không tồn tại những định chế TV độc lập, chúng chỉ có thể tồn tại với tư cách là những trạm trung chuyển của “dòng chảy TT” thống nhất toàn cầu. Xây dựng hệ thống TT-TV ĐH nhằm mục đích chia sẻ nguồn lực giữa các TV ĐH ở Hà Nội. Xác định nhiệm vụ cho toàn hệ thống là phục vụ trực tiếp các trường ĐH ở Hà Nội được hưởng ngân sách từ việc cung cấp tài liệu điện tử và các dịch vụ TT đến người dùng tin qua mạng internet. Xuất phát từ thực tế không có một TV nào có đủ khả năng tài
chính để thu thập mọi TT được xuất bản trên thế giới. Tình hình này cũng tương tự với Việt Nam vì chúng ta còn là nước nghèo, đang phát triển, vì thế sẽ có hiệu quả và hiệu quả chi phí sẽ đạt được ở mức cao hơn nhiều nếu TV các trường ĐH ở Hà Nội chú trọng đến đầu tư cho việc chia sẻ mà không phải chỉ chú trọng đến đầu tư cho phát triển độc lập của mỗi TV. Như vậy, tổ chức liên hợp của hệ thống TV các trường ĐH ở Hà Nội nhằm:
- Mở rộng phạm vi người dùng tin, nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút và khuyến khích nhiều TV cùng tham gia;
- Hình thành cơ chế hoạt động đảm bảo phát triển bền vững cho toàn hệ thống;
- Thiết lập một cơ quan TT định hướng đến giáo dục. Học từ xa và học điện tử;.
- Thiết lập hệ thống kiểm soát các TVĐT.
Nội dung việc liên thông nhằm vào các vấn đề: Phối hợp bổ sung nguồn lực TT, chia sẻ nguồn lực TT, phân công lao động trong xử lý TT, hỗ trợ trang thiết bị và các giải pháp công nghệ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoà nhập, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ TV, quy định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi TV thành viên trong các trường ĐH trên địa bàn Hà Nội cũng như các trường khác.
Hoạt động liên thông được thực hiện qua các phương thức: Cho mượn tài liệu liên TV, truy cập qua mục lục công cộng trực tuyến, nối mạng giữa các TV và tổ chức các hội nghị, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm hoạt động, các tiêu chuẩn nghiệp vụ…
Điều kiện để đảm bảo cho sự liên thông: Đó là chính sách, thủ tục liên thông về diện pháp lý, đảm bảo các kiến trúc hạ tầng: tuân thủ tiêu chuẩn chung về tổ chức tài nguyên TT, có phần mềm tích hợp các tiêu chuẩn chung và nguồn tài nguyên TT chia sẻ được. Trong đó cơ sở hạ tầng TT đóng một vai trò quan trọng. Có thể nói, việc liên thông ở phạm vi rộng hay hẹp phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng TT và kỹ thuật CNTT được ứng dụng vào hoạt động TV các trường ĐH ở Hà Nội.
Trong hệ thống TV ĐH ở Hà Nội, cần có hội TV ĐH chịu trách nhiệm về việc đề ra các chính sách liên thông trên cơ sở chính sách của nhà nước về phát triển các hoạt động TT - TV và chịu trách nhiệm về nghiệp vụ của các hoạt động liên thông. Để liên thông cần có:
+ Các điều kiện cơ sở hạ tầng TT + Nguồn lực TT
Các TV cần tiến hành tự động hoá hoạt động TV, chuyển đổi từ TV truyền thống sang TVĐT, xây dựng các CSDL dưới dạng biểu ghi thư mục, tiến hành số hoá từng phần hoặc toàn bộ các nguồn tài liệu tuỳ theo kinh phí cho phép của mỗi trường. Ưu tiên số hóa các loại: báo cáo khoa học có giá trị cao, các công trình nghiên cứu do nhà nước tài trợ kinh phí, luận án, luận văn và sách quý hiếm, các TV bổ sung các loại CSDL trực tuyến, sách điện tử, CD-ROM …trong và ngoài nước .
TV trường ĐH cần thực hiện các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý TT tương đối thống nhất. Biên mục theo quy tắc mô tả Anh Mỹ (AACRII), sử dụng khổ mẫu biên mục theo MARC21, khung phân loại DDC hoặc LC; bảng đề mục chủ đề TV quốc hội Mỹ và giao thức trao đổi dữ liệu Z39.50. Các nguồn tin đều được xử lý theo các chuẩn nghiệp vụ do đó rất thuận lợi cho hoạt động liên thông.
Hiện nay hoạt động liên thông rất phổ biến ở các nước có sự nghiệp TT - TV phát triển. Trong danh sách của tổ chức OCLC (một tổ chức trung tâm TT có quy mô hợp tác liên thông TV lớn nhất thế giới ở Mỹ) đã có tên TV của nhiều nước và vùng kinh tế ở Châu Á: Singapo, Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan, Malaixia, Đài Loan trong đó Thái Lan là nước đã tổ chức tốt việc liên thông trong hoạt động TT- TV nhất là trong hệ thống các trường ĐH. Tuy nhiên, Việt Nam vẫn chưa có tên trong danh sách này. Nhiệm vụ đặt ra cho TV các trường ĐH nói riêng, nhà nước nói chung cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề liên thông nhằm đảm bảo việc cung cấp TT trong xã hội được nhanh, chính xác với ít chi phí nhất.