Tất cả các nguồn tin đã giao nộp dưới dạng số đều được phân hoạch và được xây dựng kèm theo các công cụ hỗ trợ (máy tìm, các công cụ tra cứu khác,..) trên website của của trường ĐH để người dùng tin có thể truy cập trực tuyến theo đúng mức độ đã được quy định.
Sự kết hợp xuất bản điện tử và phát triển nguồn tin nội sinh trong trường ĐH có nhiều thuận lợi. Nhìn chung, trong điều kiện hiện nay, các cơ quan TT-TV trường ĐH cần hướng đến những kế hoạch cụ thể để trở thành các nhà cung cấp nội dung TT lên Internet (ICP) cho cộng đồng của mình. Có thể nói, các ý tưởng về việc hình thành các đề án tạo lập, phát triển Trung tâm học liệu (LRC), hiện đại hoá các TTTT - TV nói chung, tạo lập và phát triển các OPAC, CORC... xét cho cùng là hướng đến mục tiêu này.
Hơn nữa, khả năng tích hợp các loại nguồn tin nội sinh với nhau và với các nguồn tin khác của trường ĐH xét từ quyền lợi của người dùng tin đã được giải quyết một cách căn bản về mặt công nghệ: Sự hình thành các Intranet và việc ứng dụng công nghệ cổng (Portal Technology) đã trở thành xu thế phổ biến hiện nay nhằm phục vụ tốt hơn nữa công tác nghiên cứu, đào tạo - đặc biệt là đào tạo từ xa, đào tạo trên mạng (e-learning) tại nhiều trường ĐH lớn trên thế giới.
Đồng thời cần quan tâm đến việc phát triển nguồn học liệu và việc nghiên cứu, phát triển hệ thống các sản phẩm và dịch vụ TT thích hợp, có khả năng đáp ứng những loại nhu cầu TT mới nảy sinh trong quá trình phát triển các trường ĐH. Sự quan tâm này chính là xuất phát từ quyền lợi cơ bản của người dùng tin.
Ví dụ, phát triển các dịch vụ TT phục vụ quá trình đào tạo trong môi trường mạng - E-learning; Phát triển các loại sản phẩm TT hỗ trợ người dùng, bao gồm:
- Các TT giới thiệu về sự phân bố, cơ cấu, khối lượng và các tính năng (khả năng đáp ứng nhu cầu tin) của mỗi nhóm nguồn học liệu.
- Các công cụ hướng dẫn khai thác, sử dụng các bộ phận khác nhau của nguồn học liệu.
- Các công cụ và dịch vụ liên quan đến việc tìm kiếm, khai thác các nguồn học liệu.
Cần xác định: việc phát triển nguồn học liệu tại trường ĐH phụ thuộc trực tiếp vào quan điểm của người lãnh đạo, vào ý thức và sự tham gia của người dùng tin, vào chiến lược phát triển hoạt động TT-TV tại đây. Bởi vậy, bên cạnh việc xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các quy chế quản lý TT thống nhất, còn cần đặc biệt quan tâm đến sự bền vững của dự án chỉ có thể đạt được khi quyền lợi chính đáng của người dùng tin và người tạo ra TT được quan tâm đúng mức, hài hoà với nhau, và sự phát triển nguồn học liệu góp phần vào quá trình phát triển của bản thân trường ĐH.
Nguồn học liệu trong trường ĐH đã, đang và sẽ chắc chắn ngày càng đóng vai trò quan trọng. Đây là phần nguồn tin được tạo lập và phát triển chủ yếu thông qua một hệ thống chính sách đồng bộ và các giải pháp về công nghệ. Mục tiêu trở thành một nhà cung cấp nội dung TT trên mạng để phục vụ trực tiếp các hoạt động nghiên cứu, đào tạo sẽ buộc các trung tâm TT-TV phải quan tâm đến việc phát triển nguồn học liệu dưới dạng có thể khai thác trực tuyến. Đó cũng là xu thế phát triển nguồn học liệu tại các trường ĐH trong tương lai gần, và là điều mà các trung tâm TT-TV thuộc các trường ĐH cần đặc biệt quan tâm.
3.2. Tăng cường phát triển hạ tầng, và cơ sở vật chất kỹ thuật 3.2.1. Mở rộng diện tích 3.2.1. Mở rộng diện tích
Đối với một số TV với diện tích còn khiêm tốn, chưa đủ không gian để bố trí đầy đủ các phòng như một TVĐT thực thụ bao gồm các phòng: phòng máy tính, phòng internet, phòng đa phương tiện, phòng tra cứu tài liệu điện tử,…nữa.
Hiệu quả hoạt động của TVĐT phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có hạ tầng kỹ thuật TT. Hạ tầng TT đủ mạnh sẽ tác động tích cực đến khả năng đáp ứng các yêu cầu khai thác TT của tất các bạn đọc tại bất cứ đâu là điều kiện để cho một TVĐT hoạt động tốt. Do vậy, các TV cần đầu tư đúng mức cho một hạ tầng TT hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển TVĐT hiện nay bao gồm:
3.2.2.1. Mạng intranet có tốc độ kết nối nhanh với internet.
Trước tiên cần xây dựng hệ thống mạng LAN, INTRANET, kết nối các thành phần riêng rẽ như máy chủ, máy trạm và các thiết bị phụ trợ khác tạo thành một tổng thể thống nhất đồng bộ. Và hệ thống mạng này có vai trò rất quan trọng là cầu nối liên kết tất cả các máy lại với nhau.
Đồng thời xây dựng hệ thống mạng internet có tốc độ cao nhằm phục vụ nhu cầu tìm kiếm, truy cập TT của mọi độc giả từ khắp mọi nơi vào bất cứ thời gian nào. Đối với hệ thống TT - TV cần tạo lập mạng riêng để đảm bảo an toàn TT. Tuy nhiên do nhu cầu truy cập TT từ khắp mọi nơi mà vấn đề đảm bảo an ninh TT cần được quan tâm. Một mặt đảm bảo an ninh TT, mặt khác đảm bảo quyền truy cập TT cho tất cả bạn đọc có nhu cầu thì các kỹ sư thiết kế phải xây dựng một hệ thống bảo mật, an ninh mạng và phân quyền truy cập cho các đối tượng.
Ví dụ: Hệ thống mạng của trường ĐH Luật Hà Nội, với 3 máy chủ cho phép kết nối mạng internet, sinh viên có thể tìm kiếm thống tin mình cần, cán bộ có thể thực hiện các quy trình bổ sung, biên mục,.. qua hệ thống các máy trạm.
3.2.2.2. Đầu tư hệ thống máy chủ (Server system)
Hệ thống máy chủ lớn có khả năng cung cấp đa dạng các dịch vụ: Máy chủ Web, máy chủ FPT, Mail, các máy chủ lưu, bảo trì dữ liệu, máy chủ Firewall, máy chủ cho các ứng dụng khác.
Các máy chủ có nhiệm vụ lưu trữ TT, chạy các ứng dụng phục vụ cho toàn hệ thống bao gồm: cập nhật, tìm kiếm, chạy phần mềm. Các TV cần lưu ý khi đầu tư, máy chủ phải có chất lượng với khả năng hoạt động tốt, lưu trữ TT lớn cũng như chạy các chương trình phần mềm của các nhà sản xuất có uy tín. Có như vậy TVĐT
mới chạy tốt mà ổn định trong khoảng thời gian dài, không phải thay đổi thường xuyên cũng như có thể nâng cấp.
3.2.2.3. Đầu tư hệ thống máy trạm
Mục đích là để cho các cán bộ TV cập nhật TT: số hoá, xử lý tài liệu số,.. đồng thời máy trạm còn là điểm truy nhập TT và là các công cụ để thực hiện các hoạt động tin học hoá khác như soạn thảo văn bản. Ngoài ra, máy trạm còn được sử dụng để khai thác TT của người dùng tin. Trong hệ thống máy trạm cần được phân quyền để đảm bảo an toàn TT.
Ví dụ: Hệ thống máy trạm tại TV Trường ĐH Luật Hà Nội bao gồm: Máy trạm tra cứu (chỉ được phân quyền tra cứu TT), máy trạm nghiệp vụ (để xử lý dữ liệu: bổ sung, biên mục, mượn trả, tra cứu,...).
3.2.2.4. Đầu tư hệ thống các thiết bị ngoại vi cho thư viện điện tử
- Các thiết ngoại vi bao gồm: Các thiết bị hỗ trợ như in laser, in kim, in phun, máy photocopy, máy scaner, máy ảnh kỹ thuật số, máy quay phim kỹ thuật số,...
+ Máy in: Được trang bị cho cả hai đối tượng bao gồm: Cán bộ làm công tác xử lý tài liệu điện tử và bạn đọc để khi có nhu cầu bạn đọc có thể in những tài liệu mình cần. Yêu cầu đối với máy in phải có tốc độ cao, máy in có cài đặt chế độ Card để bạn đọc nạp tiền vào thẻ theo chế độ tự động.
+ Máy scaner, máy ảnh kỹ thuật số: Mục tiêu để số hoá các tài liệu trong TV, từ đó tạo dữ liệu dưới dạng số ở file PDF, dùng để số hoá dưới dạng hình ảnh. Và đây là các thiết bị rất quan trọng đối với hầu hết các TV bắt đầu tiến hành xây dựng TVĐT.
+ Các thiết bị lưu trữ bên ngoài: Với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT như hiện nay thì các thiết bị chủ yếu là đĩa CD, DVD,..
3.2.2.5. Đầu tư thiết bị kiểm soát ra vào:
Hiện nay, đối với nhiều TV các trường ĐH hầu hết là vẫn tồn tại hình thức phục vụ dưới dạng kho kín thì không cần đầu thư các thiết bị này. Đối với kho mở cần đầu tư các thiết bị như: Cổng từ nhằm kiểm soát, camera quan sát đảm bảo an toàn cho các kho mở.
3.2.2.6. Đầu tư các thiết bị an ninh
Các thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo hệ thống TT như các thiết bị lưu điện (UPS) để hệ thống điện chạy ổn định, chống sét (đường mạng, truyền dữ liệu, đường điện,...) và các thiết bị sao lưu dữ liệu, các thiết bị bảo vệ, bảo mật,...
Vớí những thiết bị này, bất cứ một TV nào khi tiến hành xây dựng TVĐT đều cần sử dụng đến. Mặc dù để xây dựng một TVĐT, chi phí rất tốn kém (ước tính khoảng 5-7 tỷ VND) nhưng hiệu quả cao, đảm bảo truy cập TT đa dạng từ khắp mọi nơi.
3.2.3. Đầu tư phần mềm
3.2.3.1. Đầu tư phần mềm thư viện điện tử
Hiện nay trên thế giới có rất nhiều phần mềm phục vụ cho phát triển TVĐT. Xuất phát từ thực tiễn phát triển TVĐT trên thế giới cũng như ở Việt Nam, mỗi phần mềm có những ưu và nhược điểm riêng. Ở Việt Nam, những năm gần đây có một số phần mềm đã được sử dụng rộng rãi trong các trường ĐH như phần mềm LIBOL của Công ty Tinh Vân: ĐHQG, ĐH Luật Hà Nội,…hay ILIB của công ty CMC: ĐH Văn hoá Hà Nội, ĐH Lao động xã hội,...Ngoài ra còn một số phần mềm khác như Vebrary của Công ty Lạc Việt, phần mềm Elib của Công ty VNNetsoft. Tuy nhiên, khi lựa chọn phần mềm cho phát triển TVĐT cần căn cứ vào các tiêu chí sau [12]: