Hải đồ là các bản đồ trên biển. Nó khác với bản đồ địa lý là trong khi bản đồ địa lý cho ta độ cao của các vùng đất trên mực nước biển thì hải đồ cung cấp cho ta độ sâu của đại dương, các vùng biển, các sông và luồng lạch. Đồng thời đưa ra các vị trí của các đảo, các phao, đèn, các đường bờ biển, … Hải đồ giúp cho Thuyền trưởng có thể xác định được vị trí tương đối của tàu so với bờ và các mục tiêu khác, nó cũng là công cụ để thao tác và lập kế hoạch về tuyến đi cho tàu.
Hiện tại trên thế giới nói chung sử dụng hai loại hải đồ là Hải đồ giấy (Paper Chart) và Hải đồ điện tử (Electronic Chart).
Trong phần này chúng tôi chỉ đề cập đến cách thức chuẩn bị và bảo đảm tính hiệu lực cũng như việc sử dụng các thông tin chính xác được cập nhật đối với các hải đồ giấy. Còn về số lượng và chi tiết các tờ hải đồ cần dùng cho tuyến hành trình chúng tôi không đề cập đến vì công việc này hầu hết đã được các sỹ quan trên tàu chuẩn bị.
Hải đồ phổ biến được sử dụng là hải đồ Anh (British Admiralty Chart- BA Chart), các hải đồ nên mua mới từ các đại lý chính thức của Tổ chức Khí tượng Thuỷ văn của vương quốc Anh để bảo đảm là các bản đã được cập nhật mới nhất theo những thay đổi thực tế của các điều kiện hàng hải thế giới.
Khi nhận được yêu cầu về các hải đồ cần phải mua, các chuyên viên của Công ty cần thực hiện các bước như sau:
- Kiểm tra các hải đồ này đã được cấp cho tàu chưa bằng cách so sánh với danh mục các hải đồ đã cấp cho tàu.
- Nếu yêu cầu của tàu chưa được cấp thì ta sẽ xác nhận sẽ cấp các hải đồ đó cho tàu, ngược lại những hải đồ nào đã cấp thì ta sẽ phát hiện ra và đề nghị tàu kiểm tra lại tránh tình trạng cấp thừa hoặc không quản lý được số lượng các hải đồ.
- Tiếp theo ta xác định được tên đầy đủ của những hải đồ đó để khẳng định các hải đồ dự định cấp là phù hợp với tuyến đường tàu sẽ chạy (Tránh những nhầm lẫn của thuyền viên cũng như nhầm lẫn do thông tin hay ghi chép sai về số hải đồ). Việc này có thể thực hiện như trong bảng tính trên. Những số nào tương ứng có phần tên không thể hiện được chứng tỏ là số hải đồ này là không có thực (do ghi nhầm số) hoặc số này đã bị huỷ bỏ và thay thế bằng các hải đồ khác.
Tất nhiên để có thể có danh mục các hải đồ xuất bản mới nhất, một việc quan trọng trên Công ty cần thực hiện là phải luôn có danh mục các hải đồ được cập nhật hàng tuần bao gồm danh mục hải đồ hiện có và các thay đổi đối với các hải đồ cũ [20].
- Xác định lại lần nữa số của các hải đồ cần cấp cho tàu trong lần này (bao gồm cả những tờ hải đồ mới thay thế cho những số đã huỷ bỏ).
- Lập Order để yêu cầu các đơn vị cung cấp chuyển cho tàu hoặc chuyển cho đại lý các tàu tại các cảng ghé.
- Sau khi tàu đã nhận được đầy đủ các hải đồ phục vụ cho tuyến hành trình cần thiết, ghi chép nội dung và số lượng đã cấp vào cơ sở dữ liệu đã cấp cho tàu.
- Để giảm thiểu nội dung công việc hiệu chỉnh các yêu cầu của tàu, Công ty cần định kỳ hàng năm trang bị cho tàu danh mục các hải đồ mới nhất xuất bản trong năm. Thông tin này được đề cập đầy đủ trong ấn phẩm CHART CATALOGUE.
Những hải đồ có trên tàu cần được cập nhật hàng tuần theo các thông báo thay đổi được đăng trên ấn phẩm hàng tuần của cơ quan chuyên trách của Anh. Ấn phẩm này có tên là NOTICE TO MARINER. Công ty cần đề nghị các đại lý tại các cảng cấp cho tàu hàng tuần những ấn phẩm này, hoặc nếu tàu về Việt Nam có thể tải trực tiếp nội dung của ấn phẩm trên mạng internet, in ra và gửi cho tàu.
Với các hải đồ cũ trên tàu có thể cập nhật các thông tin đã được hiệu chỉnh bằng cách đưa số hải đồ vào, sẽ tự động tìm được các NOTICE TO MARINER liên quan trực tiếp đến tờ hải đồ đó. Từ đó ta có thể tìm được các thông tin thay đổi và cập nhật Việc cập nhật này phải tuân thủ theo đúng quy tắc được chuẩn hoá trong tài liệu “HOW TO CORRECT YOUR CHART- THE ADMIRALTY WAY” [22]. Những tu chỉnh hải đồ phải ghi chép vào “Nhật ký tu chỉnh hải đồ” (Chart Corection Log).
Với một số cảng có những hải đồ chi tiết riêng của khu vực cảng của mình. Công ty nên liên hệ với đại lý trước khi chuẩn bị chuyến đi để nắm được những thông tin này và có thể cấp bổ sung cho tàu nếu thấy cần thiết.