Thực trạng kếtoán tiền lơng và các khoản trích theo l ơng tại Công ty TNHH du lịch Tây Bắc
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty:
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Ban giám đốc Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Phòng thị trờng Phòng TC hành chính
Tài chính-kế toán
Tổ lễ
* Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của từng bộ phận:
Nhìn vào sơ đồ ta thấy:công ty áp dụng mô hình quản lí trực tiếp kết hợp cùng quản lí chức năng trong hoạt độnh sản xuất kinh doanh.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc,kế toán trởng các trửơng phòng nghiệp vụ…
Phó giám đốc là nguới giúp việc cho giám đốc trong từng mặt công tác đơc giám đốc chỉ định,thay thế điều hành khi giám dốc đi vắng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc.
Các phòng ban đợc đặt trực tiếp dới sự điều hành của giám đốc,chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các phần việc mà giám đốc giao cho và chấp nhận các nội quy,quy định mà giám đốc đề ra.
Bộ phận tổ chức, hành chính : giúp giám đốc công ty tổ chứ lao động tiền l- ơng,lập kế hoạch về tiền lơng,thực hiện các chế độ bảo hiểm y tế,bảo hiểm xã hội,công tác phí cho CBCNV.thực hiện công tác quản trị hành chính các phơng tiện và trang thiết bị tại đơn vị.
Phòng tài chính kế toán tổ chức quá trình hạch toán kế toán, giúp giam đốc lập kế hoạch tài chính, tổ chứch ghi chép các nghiệp kinh tế phát sinh,tính toán các chỉ tiêu kinh tế trên cơ sở đó tham mu cho giám đốc thức hiện quá trình đầu t vốn có lợi nhất .Tham mu quản lý và phân phối quỹ lơng,thởng trong đơn vị,đề xuất các biện pháp phân phối theo đúng điều lệ của công ty theo chế độ chính sách của nhà nớc .
Bộ phận kho có nhiệm vụ xuất-nhập kho,bảo quản và quản lý hàng hoá theo đúng nguyên tắc thủ tục,đảm bảo số lợng,chất lợng.Thực hiện nghiêm chỉnh quyết định nhà nớc và công ty về công tác tài chính,kế toán,thống kê.
Bộ phận lễ tân: chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về các công việc trong khu sảnh liên quan đến việc đặt phòng giữ chỗ, cung cấp thông tin,dịch vụ và quản lý những phát sinh của khách trong thời gian lu trú tại công ty . Đồng thời, lập hồ sơ về khách, lu trữ, phân tích các t liệu về khách để kịp thời báo cáo, phản ánh với ban giám đốc về nguồn khách và nhu cầu của khách. Nhiệm vụ của bộ phận là: tổ chức nhận đặt phòng, đón tiếp và tiễn khách, đáp ứng yêu cầu về thông tin của khách, xử lý các khiếu nại, đáp ứng yêu cầu về mua bán, ký gửi, vận chuyển. Mở sổ sách đầy đủ, chính xác, kịp thời để theo dõi, lu trữ, làm tốt công tác đăng ký tạm trú theo quy định hiện hành. Duy trì vệ sinh sạch đẹp khu
sảnh. Kết hợp chặt chẽ với bộ phận buồng để theo dõi quá trình đi và ở của khách. Liên kết chặt chẽ với phòng điều hành du lịch để làm tốt công tác tiếp thị, quảng cáo, ký kết hợp đồng.
Bộ phận phục vụ ăn uống: phục vụ ăn uống là một trong những khâu lớn và vô cùng quan trọng trong công ty . CÔNG TY DU LịCH TÂY BắC HOA MAI có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ ăn uống tơng đối đầy đủ đáp ứng mọi nhu cầu của khách. Nhà hàng có kiến trúc đẹp, tiện nghi đầy đủ, có vị trí thích hợp để phục vụ khách cả ở bên ngoài, có một phòng ăn có thể ngồi đợc 200 khách. Chức năng của bộ phận phục vụ ăn uống là chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về tổ chức sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ trong các nhà hàng, quầy bar. Nhiệm vụ của bộ phận phục vụ ăn uống là tổ chức chế biến các món ăn Âu- á, đặc sản Việt Nam có chất lựơng cao, phục vụ các đối tợng khách. Quảng cáo món ăn mới, làm thủ tục hợp đồng tổ chức phục vụ khách với chất lợng cao trong các bữa tiệc, toạ đàm, hội họp, đám cới. . . Duy trì tốt vệ sinh thực phẩm và môi trờng. Tổ chức lao động, nâng cao tay nghề phục vụ. Chịu trách nhiệm về tài sản và công cụ lao động trong bộ phận. Lắng nghe ý kiến của khách hàng để khắc phục nhợc điểm. Phối hợp với bộ phận lễ tân và phòng điều hành du lịch để quảng cáo và giải quyết nhu cầu của khách về ăn uống.
Bộ phận buồng: là bộ phận rất quan trọng trong bộ phận, doanh thu rất lớn. Chức năng của bộ phận buồng là chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về toàn bộ công việc liên quan đến vệ sinh, phục vụ buồng, trật tự an toàn trong khu vực lu trú. Nhiệm vụ của bộ phận buồng là tổ chức quản lý và vận hành, bảo quản tốt toàn bộ hệ thống trang thiết bị, tài sản có trong buồng ngủ một cách tiết kiệm. Làm vệ sinh buồng hàng ngày theo đúng quy trình sẵn sàng đón tiếp khách. Tổ chức đón tiếp, hớng dẫn, giới thiệu cách sử dụng các trang thiết bị, đồ dùng, dịch vụ trong phòng khách và công ty . Ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình sử dụng buồng, dịch vụ phát sinh để đối chiếu xác nhận thanh toán lúc
khách đi. Thu lợm thông tin của khách về hoạt động dịch vụ trong công ty để báo cáo với giám đốc Công ty xin biện pháp xử lý thích hợp. Nhận giữ chìa khoá cho khách và kinh doanh dịch vụ giặt là. Giữ gìn an toàn tuyệt đối về tài sản của khách. Tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy. Kết hợp chặt chẽ với bộ phận lễ tân, nhà hàng, phòng du lịch . . . để đáp ứng nhu cầu kinh doanh phục vụ khách. Liên kết với đội sửa chữa để duy trì bảo dỡng các trang thiết bị của buồng ngủ và khu vực.