Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ CTGS
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc cuối kỳ Đối chiếu hàng ngày
Đặc trng: chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức ghi sổ này
Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức ghi sổ này bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Khi vận dụng hình thức kế toán này điều quan trọng là phải quy định các loại chứng từ ghi sổ đợc sử dụng tronh doanh nghiệp. Thông thờng tại các doanh nghiệp sau khi lựa chọn các tài khoản cần sử dụng, có thể quy định các loại chứng từ ghi sổ: mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi có một tài khoản đối ứng ghi nợ với các tài khoản khác, mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi nợ một tài khoản đối ứng ghi có
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
với các tài khoản khác. Vì vậy doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản sẽ có t- ơng ứng bấy nhiêu loại chứng từ ghi sổ cho từng kỳ.
Trờng hợp doanh nghiệp không quy định các loại chứng từ ghi sổ nh trên, cần phải có quy định cụ thể, loại bỏ những số liệu để tránh ghi trùng từ chứng từ ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái cuối tháng. Đối với đối tợng vần theo dõi chi tiết, hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối kỳ tổng hợp lập bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu tổng hợp trên sổ cái, kế toán lập BCTC.