Số liệu, tài liệu thứ cấp rất phức tạp và có nhiều nguồn cung cấp nên ngƣời nghiên cứu cần phải sắp xếp các loại dữ liệu này một cách có hệ thống để việc nghiên cứu đƣợc dễ dàng hơn.
Tiến trình thu thập dữ liệu thứ cấp đƣợc sắp xếp theo tiến trình sau: - Xác định dữ liệu cần có cho nghiên cứu đề tài. Bƣớc này tuy đơn giản nhƣng có ý nghĩa mang tính quyết định cho tiến trình nghiên cứu. Vì vậy, cần nghiên cứu phải cẩn thận, chỉ chọn những thông tin cần thiết.
26
- Xác định dữ liệu thứ cấp có thể thu thập từ nguồn bên trong (xác định rõ chủng loại và nguồn cung cấp). Đối với dữ liệu thứ cấp bên trong: đây là dữ liệu rất có ích, dễ thu thập.
- Xác định dữ liệu thứ cấp cần thu thập từ nguồn bên ngoài (xác định rõ chủng loại và nguồn cung cấp). Dữ liệu thứ cấp từ các nguồn bên ngoài có thể tìm thấy ở kho lƣu trữ, ở thƣ viện lớn, từ các Bộ, Ngành.
- Tiến hành thu thập dữ liệu thứ cấp. Khi tiến hành thu thập thông tin, các loại dữ liệu thứ cấp cần phải sao chụp hoặc chép tay. Tất cả các dữ liệu đƣợc thu thập đƣợc tóm lƣợc hoặc đƣa vào bảng để tiện việc sử dụng.
- Tiến hành nghiên cứu chi tiết dữ liệu thứ cấp, bao gồm xác định giá trị của dữ liệu, xem lại mục tiêu nghiên cứu, đánh giá vấn đề nghiên cứu thông qua xử lý, sử dụng dữ liệu. Bƣớc nghiên cứu giá trị dữ liệu nhằm xem xét độ chính xác của các dữ liệu thu thập, bởi vì có những dữ liệu xuất phát từ những cuộc nghiên cứu với mục tiêu khác với mục tiêu nghiên cứu.
- Hình thành các dữ liệu thứ cấp cần thu thập từ các nguồn tƣ liệu gốc.